采购价格比价制度与操作流程手册

采购价格比价制度与操作流程手册前言为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购过程的公开、公平、公正，保障公司资产安全和经济利益，特制定本手册。本手册旨在为公司各部门的采购活动提供明确的价格比价指引和操作规范，适用于公司所有物资、服务及工程的采购活动（特殊情况另有规定的除外）。全体采购相关人员须严格遵守本手册规定，认真执行各项流程。第一章总则1.1目的与依据为加强公司内部控制，规范采购价格管理，通过系统性的比价流程，获取最优化的采购条件，提升公司整体运营效益。本制度依据国家相关法律法规及公司内部管理制度制定。1.2适用范围本制度适用于公司所有部门及员工在进行各类物资（原材料、辅料、设备、办公用品等）、服务（技术服务、咨询服务、运维服务等）及工程采购时的价格比价活动。1.3基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度。2.公平竞争原则：确保所有合格供应商享有平等的竞争机会。3.质优价廉原则：在保证采购物品/服务质量的前提下，追求合理低价。4.效益优先原则：综合考虑价格、质量、服务、交付周期、供应商信誉等因素，实现整体效益最大化。5.诚实信用原则：采购过程中应秉持诚信，与供应商建立长期稳定的合作关系。6.保密原则：对标价、报价等敏感信息予以保密，防止不当泄露。1.4定义1.比价采购：指通过向两家及以上合格供应商发出询价，获取报价并进行比较，择优确定供应商的采购方式。2.供应商：指能向公司提供所需物资、服务或工程的法人、其他经济组织或自然人。3.询价：指采购方向供应商发出的，包含采购物品/服务的规格、数量、质量要求、交货期、付款条件等信息，邀请其进行报价的行为。4.价格基准：指用于衡量报价合理性的参考价格，可包括历史成交价、市场行情价、成本分析价等。第二章组织与职责2.1采购部门采购部门是比价采购工作的组织实施和归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和修订采购价格比价相关制度及流程。2.负责采购需求的接收、审核与汇总。3.组织实施具体的比价采购活动，包括供应商的寻源、询价、报价收集、价格分析与比较。4.负责组织或参与供应商的评估与管理。5.根据比价结果，提出供应商选择建议，并按权限报批。6.负责采购合同的洽谈、签订与管理。7.负责采购价格信息的收集、整理、分析与归档。8.协调处理比价采购过程中的争议与问题。2.2需求部门1.根据实际业务需要，提出明确、规范的采购需求，包括物资/服务的规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期、服务要求等。2.参与相关采购物品的市场调研、技术交流及供应商考察。3.对采购物品的技术参数、质量标准等进行确认。4.参与相关采购项目的比价评审工作，特别是对技术部分的评审。5.负责采购物品的验收工作。2.3财务部门1.负责采购预算的审核与控制。2.参与重大采购项目的比价评审工作，重点关注价格的合理性及付款条件。3.负责采购款项的审核与支付。4.对采购价格比价制度的执行情况进行财务监督。2.4监督部门（如内审部或纪检监察部门）1.对采购价格比价制度的执行情况进行监督检查。2.受理采购比价过程中的投诉与举报，并进行调查处理。3.对违反本制度的行为进行责任追究。第三章比价操作流程3.1采购需求提出与审批1.需求部门根据业务发展或生产经营需要，填写《采购申请表》，详细列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、质量要求、数量、预估单价、预估金额、交货（服务）时间、用途等信息，并附相关技术文件（如有）。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核后，按公司授权审批流程报相关领导审批。涉及大额或重大采购项目，需进行可行性论证。3.2采购方式确定1.采购部门收到审批通过的《采购申请表》后，根据采购物品的特性、金额、市场供应情况等因素，确定合适的采购方式。2.符合比价采购条件的，启动比价流程。对于达到招标标准的采购项目，应按照公司招标管理办法执行。对于小额、零星或紧急采购，可采用简化比价或单一来源采购方式，但需提供充分理由并按权限报批。3.3供应商的选择与邀请1.采购部门应根据采购需求，通过公司合格供应商库、市场调研、同行推荐等多种渠道选择符合条件的供应商。2.原则上，参与比价的供应商数量不应少于三家（含三家）。若因市场垄断、技术专有等特殊原因无法达到三家，采购部门应书面说明情况，报相关领导审批。3.采购部门向选定的供应商发出《询价通知书》（或采购需求明细），明确采购物品/服务的具体要求、报价截止时间、报价方式、报价单格式及评审标准等。3.4询价文件的编制与发出1.《询价通知书》应包括但不限于以下内容：*采购项目名称、编号；*采购物品/服务清单（含规格型号、技术参数、数量等）；*质量标准与验收要求；*交货（服务提供）时间、地点；*付款方式与条件；*报价要求（报价有效期、报价货币等）；*报价文件组成与份数；*报价截止时间与提交方式；*评审方法与标准；*联系方式。2.询价文件发出前，应履行必要的审核手续。3.5供应商报价1.供应商应在规定的截止时间前，以密封函件、指定邮箱或公司规定的电子采购平台等方式提交报价文件。2.报价文件应加盖供应商公章（或合同专用章），并由法定代表人或授权代表签字。报价单应清晰列明各项物品的单价、总价及其他承诺条款。3.逾期提交的报价文件，采购部门有权拒收。3.6报价接收与登记1.采购部门在规定的报价截止时间后统一接收报价文件，并进行登记，记录供应商名称、报价日期、报价总金额等信息。2.在开启报价前，应对报价文件进行保密管理。3.7报价评审与比较1.采购部门组织成立比价评审小组，成员可包括采购、需求、财务等相关部门人员。必要时，可邀请技术专家参与。2.评审小组对收到的报价文件进行符合性审查，检查报价文件是否完整、是否符合询价要求、资质文件是否有效等。对不符合要求的报价，可视为无效报价。3.对通过符合性审查的报价，评审小组将从以下方面进行综合评审与比较：*价格因素：物品单价、总价、价格构成的合理性。*质量因素：产品质量标准、品牌信誉、售后服务保障能力。*交付因素：交货期、运输方式及费用、供货能力。*服务因素：技术支持、安装调试、培训、保修期限及响应时间。*供应商因素：供应商资质、生产能力、财务状况、商业信誉、合作历史等。*其他因素：付款条件、环保要求、是否提供替代方案等。4.评审过程中，若发现报价文件有疑问或不清楚之处，评审小组可向供应商进行书面澄清，但不得改变报价的实质性内容。5.评审小组根据综合评审结果，填写《比价采购评审记录表》，提出拟成交供应商建议。3.8确定中标/成交供应商与合同签订1.采购部门将《比价采购评审记录表》及相关资料按公司授权审批流程报相关领导审批。2.审批通过后，采购部门向成交供应商发出《成交通知书》，同时将结果通知其他未成交供应商。3.采购部门与成交供应商依据询价文件、报价文件及评审结果，在规定时间内签订书面采购合同。合同条款应明确标的物、数量、价格、质量标准、交货期、付款方式、违约责任等内容。3.9采购执行与付款1.合同签订后，采购部门负责跟踪合同的履行，协调处理履约过程中的问题。2.需求部门负责对到货物资进行验收，验收合格后签署《物资验收单》。3.财务部门根据审批后的采购合同、《物资验收单》、发票等凭证，按照合同约定的付款方式办理付款手续。3.10采购档案管理采购部门应将采购过程中的《采购申请表》、询价文件、供应商报价文件、《比价采购评审记录表》、采购合同、验收单、发票等相关资料整理归档，保存期限按公司档案管理规定执行。第四章价格信息管理4.1价格信息的收集1.采购部门应建立常态化的价格信息收集机制，通过市场调研、参加行业展会、查阅专业期刊、利用互联网平台、与供应商沟通等多种渠道，广泛收集各类采购物品的市场价格信息。2.重点关注主要原材料价格波动情况、替代品价格、不同区域市场价格差异等。4.2价格信息库的建立与维护1.采购部门负责建立和维护公司采购价格信息库，对收集到的价格信息进行分类、整理、分析和存储。2.价格信息库应包含物品名称、规格型号、品牌、供应商、历史成交价、市场参考价、价格变动趋势、价格有效期等信息。3.定期对价格信息库进行更新，确保信息的准确性和时效性。对于价格波动较大的物品，应适当提高更新频率。4.3价格分析与应用1.采购部门定期对价格信息进行分析，识别价格趋势，为采购决策提供支持。2.将历史采购价格、市场平均价格等作为新的比价采购项目的重要参考依据，判断报价的合理性。3.利用价格信息，与供应商进行谈判，争取更优的采购价格和条件。第五章监督与责任5.1监督检查1.公司各相关部门应自觉遵守本制度的规定，接受监督部门的检查与监督。2.监督部门定期或不定期对采购价格比价制度的执行情况进行抽查，重点检查比价流程的合规性、供应商选择的合理性、价格的公允性等。5.2责任追究1.对于在采购比价过程中出现的以下行为，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：*未按规定执行比价采购流程，擅自采购的；*虚假填报采购需求，或提供虚假信息的；*