供应商资质评估与审批流程规范

供应商资质评估与审批流程规范一、目的与意义在现代企业的运营体系中，供应商作为价值链上的关键一环，其资质能力与合作表现直接影响企业的产品质量、生产效率、成本控制乃至市场竞争力。建立并严格执行科学、规范的供应商资质评估与审批流程，旨在确保引入的供应商具备持续稳定的合作能力，符合企业发展战略与合规要求，有效降低供应链风险，保障企业生产经营活动的顺利开展，并最终实现与优质供应商的长期战略合作与共赢发展。二、适用范围本规范适用于公司所有物资、设备、服务等采购项目的供应商准入、新增、更新及日常管理中的资质评估与审批活动。凡涉及对外采购合作，需要确定合格供应商的，均须遵照本流程执行。三、核心定义1.供应商：指能够向公司提供产品、服务或技术支持的法人、其他经济组织或自然人。2.资质评估：指对供应商的基本资质、生产能力、质量体系、财务状况、商业信誉、履约历史、技术实力及合规经营等方面进行的全面审查与综合评价。3.审批流程：指供应商资质评估结果在公司内部按照既定权限和程序进行审核、批准的过程。四、供应商资质评估与审批流程（一）供应商准入申请与初步筛选1.需求提出：由公司相关业务部门根据采购需求，或潜在供应商主动推荐，向采购部门提出供应商准入申请。2.初步信息收集：采购部门向潜在供应商索取基本信息，包括但不限于公司概况、主营业务、核心产品/服务、主要客户等。3.初步筛选：采购部门结合采购需求特点及公司基本要求，对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商，形成待评估供应商名单。（二）资质文件收集与审核1.文件清单提供：采购部门向通过初步筛选的供应商提供《供应商资质文件清单》，明确所需提交的文件种类、版本及有效性要求。2.文件提交：供应商按要求提交完整的资质文件，文件形式可为纸质版（加盖公章）或经认证的电子版。3.文件审核：*审核部门：采购部门为文件审核的牵头部门，必要时可会同质量、技术、财务、法务等相关部门进行联合审核。*审核内容：重点审核文件的真实性、完整性、有效性及与公司要求的符合性。主要包括：*主体资格证明：如营业执照、相关行业生产/经营许可证等，核实其法人资格、经营范围、注册资本等。*质量体系认证：如ISO系列认证证书，确认其质量管理体系的有效性。*产品/服务认证：针对特定产品或服务的行业认证证书。*财务状况证明：如近期财务报表、银行资信证明等，评估其财务稳定性和履约能力。*业绩证明：如近期主要客户合同、用户评价等，了解其过往合作情况。*合规性证明：如无重大违法违规记录声明、环保达标证明、安全生产许可证等。*其他特定要求文件：根据采购项目的特殊性，可能需要的其他专项资质文件。*审核结果：审核完成后，形成《供应商资质文件审核表》，记录审核结果及发现的问题。对文件不齐全或不符合要求的，通知供应商限期补正或说明。（三）现场考察与评估（如适用）对于关键物料、大额采购或新引入的重要供应商，在资质文件审核通过后，可组织现场考察。1.考察小组组建：由采购部门牵头，相关技术、质量、生产等部门专业人员组成考察小组。2.考察计划制定：明确考察目的、内容、时间、地点、日程安排及考察组成员分工。3.现场考察实施：考察小组赴供应商生产经营场所进行实地考察，主要内容包括：*生产场地、设备状况及生产能力；*生产工艺与技术水平；*质量控制过程与检验能力；*库存管理与物流保障能力；*管理团队与员工素质；*环境管理与安全生产状况。4.考察报告：考察结束后，考察小组形成《供应商现场考察报告》，客观评价供应商的实际状况，提出考察意见和建议。（四）综合评估与打分1.评估指标体系：建立科学的供应商综合评估指标体系，可包括但不限于以下维度：质量、成本、交付、服务、技术能力、财务风险、合规性、可持续发展能力等。2.评估打分：根据资质文件审核结果、现场考察报告（如有）、以及其他可获得的信息，参照评估指标体系和评分标准，对供应商进行量化打分和定性评价，形成《供应商综合评估表》。（五）评估结果审批1.审批流程发起：采购部门汇总《供应商资质文件审核表》、《供应商综合评估表》（及《供应商现场考察报告》如有）等评估材料，按照公司规定的审批权限，发起审批流程。2.分级审批：根据供应商的重要性、采购金额或评估结果等级，设定不同层级的审批权限。通常包括采购部门负责人审核、相关职能部门会签、分管领导审批等环节。3.审批决策：审批人根据评估材料和综合意见，做出批准准入、有条件准入、暂缓准入或不予准入的决策。*批准准入：评估合格，纳入公司合格供应商名录。*有条件准入：评估基本合格，但存在需改进事项，供应商承诺并制定改进计划后，可暂准入并跟踪验证改进效果。*暂缓准入：因某些条件暂未满足或需进一步核实信息，待条件成熟后重新评估。*不予准入：评估不合格，不予纳入合格供应商名录。4.审批结果通知：审批完成后，由采购部门将审批结果及时通知供应商。（六）供应商名录管理与信息更新1.合格供应商名录建立：对审批通过的供应商，纳入公司《合格供应商名录》进行统一管理。2.信息维护：及时维护供应商基本信息、资质文件、评估结果、合作记录等信息，确保信息的准确性和时效性。3.资质更新与复审：建立供应商资质定期复审机制。在供应商资质文件有效期届满前，提醒并督促供应商提交更新文件，并按原审核流程进行复核。对于长期未合作或合作过程中出现问题的供应商，应进行重新评估。五、职责分工1.采购部门：负责本流程的归口管理与组织实施；供应商信息的收集、初步筛选；资质文件的收集、整理与初步审核；组织现场考察（如需）；发起评估与审批流程；合格供应商名录的维护与更新。2.需求部门：提出采购需求，参与供应商的初步筛选和评估，提供技术参数支持，参与现场考察（如需），反馈供应商合作表现。3.质量部门：参与供应商质量体系、产品质量相关资质文件的审核；参与现场考察中质量控制环节的评估；对供应商产品/服务质量进行监控与评价。4.财务部门：审核供应商的财务状况证明文件，评估其财务风险和支付能力。5.技术/研发部门：审核供应商的技术能力、生产工艺、产品技术参数等是否符合要求，参与相关技术文件的评审和现场考察。6.法务/合规部门：对供应商的合规性文件、合同条款等进行法律审核，提供法律意见。7.管理层：按照审批权限对供应商评估结果进行最终审批。六、管理要求与持续改进1.客观性与公正性：评估过程应坚持客观、公正、透明的原则，不受不正当干预，确保评估结果的真实性和可靠性。2.保密性：对在评估过程中获取的供应商商业秘密及公司内部评估信息，相关人员应严格保密。3.记录存档：供应商评估与审批过程中的所有文件、记录、报告等资料应妥善保存，建立档案，以备追溯和审计。4.动态管理：定期对合格供应商的合作表现进行跟踪与绩效评估，实施动态分级管理，优胜劣汰。5.持续改进：定期对本评估与审批流程的有效性进行回顾和评审，根据内外部环境变化和实际运行情况，不断优化流程、完善评估指标体系，提升供应商管理水平。七、附则1.本规范由公司采购部门负责解释。2.本规