单位员工岗位职责谈话制度规范

单位员工岗位职责谈话制度规范前言为进一步夯实单位管理基础，明晰组织期望，强化员工责任意识与职业素养，促进员工个人发展与单位整体目标的协同共进，特制定本岗位职责谈话制度规范。本规范旨在通过建立常态化、规范化的岗位职责沟通机制，确保信息传递的准确性与有效性，提升管理效能，营造积极向上、和谐有序的工作氛围，为单位的持续健康发展提供坚实保障。一、总则（一）定义与目的岗位职责谈话（以下简称“谈话”）是指单位各级管理者与员工之间，围绕岗位职责、工作目标、绩效表现、职业发展、工作困难及改进方向等核心内容所进行的正式或非正式的、有针对性的沟通交流活动。其核心目的在于：明确职责边界，统一工作认知；反馈工作情况，促进绩效提升；了解思想动态，解决实际问题；激发工作热情，实现共同成长。（二）适用范围本规范适用于单位全体在职员工。各级管理者（包括部门负责人及以上管理人员、团队负责人等）是谈话的主要发起者与实施者，全体员工均有参与和配合谈话的义务。（三）基本原则1.客观性与针对性原则：谈话内容应以事实为依据，围绕岗位职责和工作实际展开，针对具体问题进行分析与探讨，避免主观臆断和泛泛而谈。2.双向沟通与尊重理解原则：谈话应建立在平等、尊重的基础上，鼓励管理者与员工进行开放式、坦诚式的双向交流，倾听彼此观点，理解对方立场，营造互信氛围。3.保密性原则：对于谈话中涉及的个人隐私、未公开的工作信息及敏感内容，谈话双方均负有保密责任，不得随意泄露。法律法规另有规定或经单位批准的特殊情况除外。4.发展性与建设性原则：谈话应以促进员工发展和工作改进为导向，注重肯定成绩、指出不足，并共同探讨解决方案和发展路径，以建设性的态度推动问题解决。二、谈话的组织与管理（一）组织领导单位人力资源部门为本制度的归口管理部门，负责制度的解释、修订、监督执行及相关培训工作。各部门负责人为本部门谈话工作的第一责任人，负责组织、协调和落实本部门的谈话计划与实施。（二）谈话主体与对象1.谈话主体：通常为员工的直接上级管理者。对于重要岗位员工或涉及跨部门协调的复杂问题，可由上一级管理者或人力资源部门人员参与或主导谈话。2.谈话对象：为各层级、各岗位员工。（三）谈话记录与归档1.重要的正式谈话应做好书面记录。谈话记录应简明扼要，准确反映谈话的核心内容、达成的共识、存在的问题及行动计划等。2.谈话记录经谈话双方确认后，由谈话主体所在部门或人力资源部门按照单位档案管理规定进行归档保存，以备查阅。非正式的日常沟通谈话，可根据实际需要决定是否记录。三、谈话的类型与实施（一）入职岗位职责谈话1.时机：员工入职后，试用期内尽早进行。2.目的：帮助新员工快速了解岗位职责、工作流程、组织架构、绩效期望及单位文化，明确努力方向，顺利融入团队。3.主要内容：*岗位职责说明书的详细解读，包括核心职责、工作标准、权限范围及关键绩效指标。*部门内部的分工协作关系，主要对接的同事及外部接口。*单位相关规章制度、行为规范及企业文化的宣导。*试用期的考核目标与评估方式。*为新员工提供必要的资源支持与指导建议。*倾听新员工的疑问与顾虑，并给予解答与回应。（二）岗位变动谈话1.时机：员工岗位发生调整（包括晋升、降职、转岗、职责重大变更等）前或后一个合理期限内。2.目的：明确新岗位的职责要求、工作目标及期望，帮助员工理解岗位变动的原因，调整心态，尽快适应新角色。3.主要内容：*阐述岗位变动的背景、原因及组织的期望。*详细介绍新岗位的岗位职责、工作内容、考核标准及发展前景。*分析员工在新岗位上的优势与可能面临的挑战，共同探讨应对策略。*明确岗位交接的具体安排与要求（如适用）。*听取员工对岗位变动的想法与诉求。（三）绩效反馈与改进谈话1.时机：通常结合定期（如季度、半年度、年度）绩效考核周期进行，也可根据工作需要在日常进行阶段性反馈。2.目的：基于既定的岗位职责和绩效目标，客观评价员工的工作表现，肯定成绩，指出不足，共同制定绩效改进计划，提升工作效率与质量。3.主要内容：*对照岗位职责和绩效目标，回顾与评估员工在考核期内的工作成果与表现。*分析达成或未达成目标的原因，总结经验教训。*针对存在的问题，共同商议具体的改进措施、时间表及所需支持。*探讨下一阶段的工作目标与重点。（四）日常沟通与发展谈话1.时机：常态化进行，可根据工作进展、员工表现或特定需求灵活安排，建议管理者与下属保持定期或不定期的沟通习惯。2.目的：及时了解员工工作状态、思想动态及遇到的困难，提供必要的指导与支持；关注员工职业发展诉求，探讨个人成长路径，激发工作潜能。3.主要内容：*了解员工当前工作进展、遇到的困惑与挑战，提供必要的帮助与资源协调。*关注员工在工作中的学习与成长，听取其对工作改进的意见和建议。*结合员工个人意愿与单位发展需要，探讨职业发展规划与所需能力提升方向。*对员工在工作中表现出的积极行为或潜在风险进行及时反馈。（五）其他专项谈话针对员工出现工作失误、纪律问题、思想波动、团队协作障碍或遇到重大困难等特殊情况，管理者应及时组织专项谈话，以澄清事实、纠正偏差、化解矛盾、提供支持或进行警示教育。四、谈话的程序与要求（一）谈话准备1.谈话主体：应明确谈话目的，梳理谈话要点，准备相关资料（如岗位职责书、绩效数据、工作记录等），选择适当的谈话时间与地点，并提前与谈话对象进行沟通，使其有所准备。2.谈话对象：应围绕谈话主题，回顾自身工作情况，梳理存在的问题与困惑，准备好需要交流的内容与意见。（二）谈话实施1.营造氛围：谈话开始时，应努力营造平等、尊重、开放的沟通氛围，使双方能够畅所欲言。2.明确主题：清晰阐述谈话的目的与主要议题。3.充分交流：鼓励双方积极表达观点，认真倾听对方陈述，确保信息准确传递与理解。管理者应多采用提问、引导的方式，而非单向灌输。4.聚焦问题：针对核心问题进行深入探讨，避免偏离主题。对于达成共识的内容予以明确，对于存在分歧的地方应耐心沟通，力求达成谅解或找到解决方案。5.总结反馈：谈话结束前，应对主要内容进行总结，明确下一步行动方案、责任人和时间节点，并听取谈话对象的最终反馈。（三）谈话后续1.行动落实：谈话双方应按照达成的共识或制定的行动计划，积极落实相关改进措施或工作安排。2.跟踪反馈：谈话主体应对谈话中确定的事项进行跟踪，了解进展情况，并适时给予指导与反馈，确保谈话效果落到实处。3.持续改进：单位及各级管理者应定期对谈话制度的执行情况进行评估，总结经验，不断优化谈话流程与方法，提升谈话的质量与效能。五、附则（一）制度宣贯与培训单位人力资源部门及各部门应加强对本规范的宣贯与培