外事翻译实务 课件 3 公务出访

第三章 公务出访公务出访是指根据工作需要，以执行公务为目的，费用由财政、派遣方、团组方或邀请方等全部或部分承担，应所执行公务相关国外方邀请，经国家授权机构审核批准，持因公出国护照由国家授权机构统一代办因公出国签证的出国公务活动。公务出访是官方公务行为，是开放发展之必然，促进国际友好合作之必需，也是地方外事工作的重要组成部分，必须坚持因事定人原则，不因人找事，从工作需要出发安排出国，严格管理，严格审批，注重实效，确保因公临时出国任务如期圆满完成。应严格遵循“务实、高效、精简、节约”的原则，优先安排经济社会发展急需的重要项目（任务）出访。不搞照顾性出访，不安排考察性出访，不赴国外出席无实质内容的庆典、开工仪式等活动。外事译员在公务出访过程中扮演着重要角色，也因人手少、时间紧、任务重、环境陌生、时差错乱、情况复杂等因素而面临巨大心理和生理挑战。因此，必须充分做好准备工作，举轻若重，随机应变，勤勉刻苦，任劳任怨，才能安全、顺利、圆满完成任务，不辜负领导和组织的信任和重托。第三章 公务出访本章就公务出访的各个重要环节进行了条分缕析的介绍。实际上，公务出访与接待来访属于逆向操作，两者之间有共性，也有个性。公务出访不是“主场作战”，因此有些环节实操起来更具挑战性。第一节讨论了出访前期筹备的有关工作。第二节介绍了出访过程中的注意事项和工作流程。第三节则从出访团组归来之后的后续工作方面做了提醒。本章最后为课后练习，安排了与公务出访密切相关的邀请函和感谢信的笔译练习，以增强对出访的实际认知。第一节 前期筹备第二节 接团第三节 后续工作实战点津课后练习第一节 前期筹备组团是公务出访工作流程中的第一步。必须坚持因事定人原则。一旦团组人员、出访国家和出访时间确定，译员需要尽快把人员姓名、身份证号、籍贯、护照号码（如没有护照或护照有效期不足6个月需要新办）等信息要到，以便请对方发邀请函。一、组团因公出国护照分中华人民共和国外交护照、公务护照和公务普通护照三种。团组人员的个人信息齐备后便可按有关规定和要求走护照办理程序。二、办理护照因公出访的原则之一是因事定人，务求实效。相关请示报批依据干部管理权限和有关规定进行并需要行前公示。三、请示报批依出访国别按照因公出国相关财务管理规定办理。四、费用申请/换汇

3November,××

DearMr.××,

Pleaseacceptherewithaninvitationforfivedelegatesfrom××MunicipalGovernmenttovisitSouthAfrica.ThepurposeofthevisitistoexplorethebusinessdevelopmentopportunitiesintheSouthAfricanmarketplaceandmeetwithChina-SouthAfricaTradeandInvestmentPromotionCentretodiscusstheopportunitiesthathavebeenidentified.TheywillarriveinSouthAfricaon18December××andwilldeparton20December××.

Pleasefindattachedanitineraryforthedelegation’svisittoSouthAfrica.

PleasepresentthisinvitationtotheSouthAfricanEmbassyinBeijingtogetherwithyourcompletedvisaapplicationformforthemtoprocessyourentryvisatoSouthAfrica.

Yoursfaithfully,

××

ManagingDirector五、邀请函五、邀请函Date:06Nov××Subject:InvitationtoparticipateintheWorldSummitofLocalandRegionalLeaders—6thUCLGCongress,11～15November2019,Durban-eThekwini,SouthAfricaDear××,ThetriennialUCLGWorldCongressisacriticalmomentfortheinternationalmovementoflocalandregionalgovernments,gatheringlocalelectedrepresentativesandtheirpartnersataneventsopowerfulitdemandsthespotlightontheglobalstage.Whatoncebeganasameetingpointofourcenturyoldmovement.Itnowencapsulatesthediversityandcommonconcernsculminatingnotonlyinourrenewedvision,butalsoinpolicydocumentstoguideaunifiedandcollaborativeapproachtoimplementinglocalsolutions.Cities,LocalandRegionalGovernmentsSummitwillbesharingandlisteningfrom11to15November2019definingthewaytowardsthefollowupoftheimplementationofthe2030AgendaandthefirstreviewoftheNewUrbanAgendain2020.五、邀请函Thenextfrontieroftheinternationalmovementoflocalandregionalgovernmentswillbedefinedwiththecommunitiesandwillbebuiltonasolidconsultationprocesseswithorganizedcivilsocietyandstakeholders.Peace,LocalDemocracy,Inter-generationalDialogueandLocalActionforsustainabilityarethemainaxesfortheCongressandthepillarsuponwhichtherichprogrammewillbeco-createdwithourpartnersandmembersbringingtheiraspirationstotheforefront.Itwouldbeanabsolutepleasuretowelcomeyouintotheheartofthemunicipalmovementandwewarmlyinviteyoutoshareyourvisionforthefutureintheurbanarea.Forfurtherinformation,pleasecontactourSecretaryGeneral××at××.OnbehalfofthewholeUCLGleadershipandourorganizedconstituency,wethankyouinadvanceforconsideringattendingandlookforwardtoexploringthebestwaytomakeitpossible.五、邀请函Wecountonyoutohelpusshaperesilientandsustainablelivelihoodsforcommunitiesaroundtheworldanchoredinthevaluesofjustice,solidarityandequality.Yourssincerely,××PresidentofUCLG各国对签证事宜有不同要求，签证由国家授权机构代办申请。译员通常负责填写团组签证制式申请表。据中国领事服务网显示，截至2023年2月16日，中华人民共和国已与150个国家缔结互免签证协定。中国公民持所适用的护照前往这些国家短期旅行通常不需要事先申请签证。六、申请签证因公出国人员购买国际机票由团组单位统一到定点售票单位订购。尽量选择中国航空公司的直航航线。航班抵离时间需要通盘考虑，审慎选择，以期实现安全、便捷、高效。七、机票出访手册通常由译员负责编写、印制，供代表团成员在国外活动时使用，内容不应涉密，主要包括代表团名单、访问日程、往访国家/城市介绍、项目概况、入住酒店信息（名称、地址、总机）、温馨提示（时差、电压、插头制式、天气、汇率、需要携带的个人物品、人身和政治安全及保密提醒、常用联系电话（国内有关部门、往访国接待单位、联系人、简明地图、出访纪实空白页）等。开本不宜过大，以能装进西装内侧口袋为宜。出访手册属内部资料，要注意妥善保存。八、出访手册五、邀请函

1.货币：南非法定通用货币是南非币，名称为兰特，银行所发行的纸币面值分别为200兰特、100兰特、50兰特、20兰特和10兰特。1美元≈14.8兰特；1人民币≈2.1兰特(以当日汇率为准)。

2.时差：南非的标准时间比格林尼治快2小时，比中国晚6小时。如中国是中午12:00，南非为早6:00。

3.通信：在南非往中国打电话请拨09+86+城市代码+电话号码。

4.着装：备西装一套；便夏装若干件。南非气候干燥，建议多吃水果和饮水。南非每天日晒为8.5小时，阳光很强，建议户外佩戴太阳镜、帽子，注意防晒。

5.电压：南非普遍使用220伏/230伏的电压。使用三孔圆形插座。

6.酒店：南非的酒店一般不备拖鞋和牙膏，需要自备。请妥善保管随身携带的护照和贵重物品，饭店内均有保险箱，可视情利用。

7.道路：南非交通靠左侧行驶，并且要避让从右方超车的车辆。在南非驾驶车辆的司机必须持有有效的国际驾驶执照，而且司机和乘客必须系好安全带。

8.自来水：南非的自来水口感很好而且干净卫生，可以放心地直接饮用。在很多零售商店可以买到瓶装水。出访日程的设计、安排、协调与落实为出访成功奠定了基础，虽然耗时费力，但必须认真逐项落到实处。相关外联包括驻外/驻华使领馆、接待单位、项目负责人等。出访日程的制定不可能一蹴而就，一成不变，译员要逐步充实，逐渐落实，直至衔接紧密，安排合理，运作顺畅。九、日程落实出访筹备过程中，团长会视需适时召开筹备协调会，听取情况汇报，提出工作要求，针对出现的问题及时决策，做好分工。十、筹备协调会团长在国外的讲稿、PPT文稿、谈参等均需要在走出国门前准备停当。译员要做好相关文稿的笔译。十一、文案准备出访过程中翻译工作以口译为主。在忙于事务性筹备工作的同时，译员要认真、全面、深入了解往访国国情、市情、项目情况和重点人员的背景情况，从词汇和语篇层面做好储备。十二、口译准备

1.按照有关规定，根据出访日程适量准备有中国或地方特色的纪念品。

2.适量画册、折页、光盘等外宣品和项目册。

3.制作团员信息表（护照号码、护照有效期、生日、出生地等），供抵达前在飞机上填写入境卡使用。外文入境卡通常由译员统一填写，可在航程后半程向空中服务人员索取。

4.常用药品、转换插头、充电器等。十三、团组物品视个人情况，下列物品都可纳入考虑之中：正装、衬衫、舒适皮鞋（不带新鞋）、运动鞋、深色和白色袜子、领带、指甲刀、剃须刀、小瓶香水、化妆品、轻便旅行箱、双肩背包、行李标识、中英文对照名片、笔记本、签字笔、备用药品、口罩、防晒霜、太阳镜等。文件或与出访无关的资料不得带出国外。与出访任务无关的手机内存要导出留存国内，确保重要信息安全。十四、个人行李第二节 接团一、安全出访过程中，人身、政治、财物安全十分重要。译员要当好“安全员”，及时提醒全团，确保出行一路平安。二、时差译员在出访时见缝插针休息好是一种能力，也是高质量完成翻译任务的根本保障。由于时差（jetlag）原因，无论是向西出访欧非，还是向东飞赴美洲，国际旅行都会令生物钟紊乱，颠倒黑白、夜不能寐、寝食难安的现象屡见不鲜。译员必须积极进行自我调节和心理暗示，努力培养自己躺下就能睡着、站起就能翻译的“超人”能力，始终保持良好的工作状态，召之即来，来之能战。三、出访口译在有限的出访时间里，工作强度之大、事情千头万绪、联络此起彼伏，凡此种种都对译员构成了严峻挑战。译员必须做到一专多能，除完成口译任务外，当天日程结束后还必须及时利用休息时间整理谈话记录。二、时差临行前，建议译员制作打印好若干空白住房一览表，根据出访日程，每天填好后及时分发给代表团各位成员。二、时差四、退房、结账、出行李退房当日一早，译员需要提前办理好退房手续，必要时安排行李员出行李（有时需要入乡随俗给行李员小费）。如当天晚些时候离开该市，可先完成日程，把行李寄存酒店一楼（拿好行李票），回头再取。五、通信临行前开通手机和网络国际漫游功能，以备对外联络之用。也可视需在当地临时租用手机或购买国际电话IP卡，供非涉密的一般联络之用。六、财务代表团财务由译员或专人管理。要注意保存好相关发票和收据，如实、详尽做好支出记录，以备回国后报销之用。第三节 后续工作一、感谢信感谢信通常可分为两大类：一是感谢来访；二是感谢接待。无论哪一类感谢信，初衷都是通过信函形式进一步加深彼此印象，强化交流意愿，推动今后合作。感谢信宜措辞简洁、真诚，有针对性，不必长篇大论。请见下例：一、感谢信Dear××,

Havingattendedthe10thWorkingLevelConferenceforAsian-PacificCitySummitheldonDecember17-18,××inBangkok,Thailand,mycolleaguesandmyselfhavereturnedsoundandsafeto××,China.

WeallfeelverymuchgratefulforyourkindendeavorsasfarasthefantasticscheduleisconcernedduringourstayinBangkok.Thankstoyourcoordinationandcooperation,theconferenceturnedouttobethemostsuccessfuloneofitskindeverheldfortheCitySummit.

Outsidetheconference,wehadanopportunitytotakeaglimpseofyourcharmingcapitalthoughregretfullyitwasaveryshortperiodoftime.ItiscrystalclearthatyourInternationalAffairsDivisionofBMAhavecontributedalottotheinternationalBangkok.一、感谢信

Aswediscussedovertheconference,myoffice,theForeignAffairsOfficeoftheCityof××,wouldliketofurthercementtherelationswithyourdivisionandhopetomarkitwiththesigningofanagreementbetweenourtwooffices.Thedraftwillbefollowedsoonforyoureyeanditisourhopethattheagreementwillbeabletoserveasamilestoneforourfuturecooperationthatisbeneficialforbothofourtwoparties.

WethereforekeepastandinginvitationtoyouandanyVIPdelegationfromBangkoktopayavisitto××towitnessouruniquestoryofdevelopment.

Thankyouonceagainforwhatyouhavedonetomakethisconferenceandourvisitfruitful.Yourssincerely,××二、出访报告出访报告是本次出国访问的工作任务总结。需要写明出访基本情况、收获和今后工作建议等内容。一、感谢信应中葡论坛（澳门）常设秘书处等的邀请，经市委、市政府审批同意，由××、××组成的市外办出访欧非代表团一行两人，于××年××月××日至××日对葡萄牙、安哥拉、圣多美和普林西比三国进行了为期X天的访问，圆满完成了相关任务。现将出访主要情况报告如下：一、出访基本情况

1.出访葡萄牙期间。在葡萄牙里斯本期间，代表团出席了由中葡论坛（澳门）常设秘书处、葡萄牙经贸投资促进局及葡萄牙竞争力与创新局共同举办的“澳门平台，对接中葡——部分省市和企业推介会”。中国和葡语国家有关政府和企业家代表等近百人出席。推介会上，中联办副主任、葡萄牙竞争力与创新局局长、葡萄牙经贸投资促进局执行总监及中葡论坛（澳门）常设秘书处副秘书长分别致辞。中联办副主任指出，在中央政府的积极推动和澳门特区政府的大力支持下，澳门“一个平台”建设取得了显著进展。多年来，推动相关省市与葡语国家在经贸、旅游等领域取得丰硕合作成果。这次推介会，是中葡论坛发挥“一个平台”优势，推动中国内地省市和企业与葡萄牙开展务实合作的有益尝试；副秘书长表示，2018年中葡双边贸易额60.16亿美元，同比增长7.27%，中国在葡各类投资额超过80亿美元，涵盖能源、通信设备、金融、水务、保险、健康医疗等多个领域。加强中国与葡萄牙的合作是实现双方优势互补、互利共赢的必然选择。中葡论坛常设秘书处将一如既往地为中国与葡语国家企业开展合作提供服务、创造机会、搭建平台、穿针引线。一、感谢信在推介环节，国内部分省市、部分驻葡萄牙中资企业代表进行了推介发言。代表团受省外办委托，作为××省的城市代表进行了大会发言，同时在会上播放了市情宣传片，取得了很好的推介效果，并受到与会的葡语国家代表的广泛关注。会上推出的数十份宣介材料和宣传光盘很快便被参会代表“抢走”；交流对接期间，代表团两位同志抓住机遇，积极主动与中联办、中葡论坛、葡萄牙贸促局、中葡合作发展基金、葡萄牙-中国青年企业家协会、7号体育产业运营总公司、葡萄牙驻华使馆商务参赞及与会代表们进行了广泛深入的交流，并赴葡萄牙最大的葡萄酒生产厂家SIVAC实地了解情况，建立了联系。

2.出访安哥拉期间。代表团随同中葡论坛拜会了中国驻安哥拉使馆，并与中地海外投资集团、中国葛洲坝集团国际工程有限公司等与安哥拉有业务合作的中资企业进行了座谈交流，对当地的营商环境和投资情况有了深入的了解。通过中葡论坛与我驻安哥拉使馆的安排，又进一步加强了同兄弟省市外办和商务厅的横向联系。一、感谢信

3.出访圣普期间。代表团出席了为期两天的“第十四届中国与葡语国家企业经贸合作洽谈会”。圣普总理热苏斯和前总理、中国驻圣普大使、圣普财政部长、公共工程部长、旅游部长、贸易和投资促进署署长、中葡论坛（澳门）常设秘书处副秘书长、中国国际商会负责人、澳门特区贸易投资促进局主席等出席。中国和葡语国家有关官员、商协会代表和企业家共300余人参加。本次洽谈会由圣普贸易投资促进局、澳门特区贸易投资促进局和中国贸促会共同举办，主要内容包括举办投资推介圆桌会议、商贸和投资项目配对洽谈、签署意向合作协议等。这是圣普2017年加入中葡论坛后首次举办论坛框架内重要活动并予以高度重视和隆重安排。圣普主要媒体对此次洽谈会进行了详细报道。会议期间，代表团参加了圣多美特色商品展，出席了圣多美国际银行、澳门大西洋银行、中葡基金以及圣普旅游局的介绍会，并与参会的巴西出口投资促进局、佛得角投资及出口促进局、几内亚比绍私人投资促进局、莫桑比克投资及出口促进局、东帝汶投资及出口促进局等代表进行了深入的交流，扩大了我市葡语国家的“朋友圈”。一、感谢信二、出访收获及工作建议

1.充分发挥中葡论坛和澳门贸促局这两个平台，加强与葡语国家的联络与交往。

2.关于友城建设方面的设想。葡萄牙的塞图巴尔市，是位于葡萄牙西南部的港口城市，距里斯本东南32公里，人口7.8万，系主要渔港。工业以陶瓷、制盐、沙丁鱼罐头、葡萄酒、软木加工为主，主要出口葡萄酒等食品。里斯本中葡文化科技交流协会表示，该市为葡萄牙的足球名城，与我市有诸多相似之处，愿意帮助推动两市之间足球方面的务实交流与合作，促成双方官方和经贸互访，从而带动两市未来可能的结好工作。

3.旅游开发潜力巨大。里斯本毗邻大西洋，社会治安良好，物价、消费在欧洲处于较低水平，葡萄牙拥有大航海时代留下的诸多遗迹，旅游资源丰富，是欧洲人度假首选，旅游市场开发前景广阔。今年8月30日，我国与葡萄牙即将开通“北京-西安-里斯本”直飞航线，这对我市拓展旅游市场开发是利好消息。经过与参会代表的广泛交流，得知当地人力资源匮乏，招工困难，服务行业对“汉语+葡语”方面人才需求较大。一、感谢信圣多美岛是镶嵌在非洲大陆和大西洋之间的一颗明珠，是旅游度假胜地，葡萄牙殖民时期的遗迹与当地原住民的半原始生存状态，是当地主要特色。目前该岛只有一百余华人，基础建设投资和旅游资源开发潜力巨大。

4.特色产品和葡萄酒产业资源丰富。在里斯本参会期间，葡萄牙最大的葡萄酒生产厂家SIVAC与会。该厂家在听过我市的推介后，对与我市合作产生了浓厚的兴趣，主动与代表团进行了深入的交流，并诚挚邀请代表团实地了解该厂的生产经营状况。该厂位于里斯本北部小镇，当地数十家葡萄园为该厂提供优质原产葡萄，生产线和酒汁储存设备世界一流，实力雄厚、质量上乘，是法国红酒企业固定的供应商，但是其自身品牌缺乏开发和影响力，国内对其品牌的了解基本属于空白。建议邀请其参加“上海进博会”，并将其物美价廉的葡萄酒引入我国葡萄酒市场。当地类似的葡萄酒生产厂商较多，并且价格均十分低廉，最高档的葡萄酒售价每瓶2.4欧元，普通葡萄酒每瓶出厂价仅1欧元。安哥拉首都罗安达，建有专门的特色产品市场，但是受其经济实力影响，各种产品规模不大，价格低廉，开发潜力巨大。圣多美岛特色产品不多，经济实力有限，但开发空间广阔。一、感谢信

5.产能合作机遇良多。圣多美由两个主要岛屿和零星小岛组成（圣多美岛、普林西比岛），是旅游胜地，圣多美岛为最大的岛屿，社会治安状况较好，民风淳朴，基建匮乏。该国总理、贸易和投资促进署署长在推介会上表达了诚挚的招商引资意愿。圣多美就地取材，目前在南部与法国合作在建一座大型棕榈油及橡胶生产项目，产品拟销往欧洲市场。出访期间，代表团严格遵守中央“八项规定”要求，恪守外事和财经纪律，按计划和时间节点顺利完成了本次出访任务，没有发生违规、违纪情况。特此报告。出访欧非代表团××年××月××日三、财务报销结束出访任务回国后，要按财经纪律规定及时走审批程序报销。四、出访后续任务分解译员依据自己的会见、会谈等场合的记录，以表格形式整理出此次出访涉及和领导同志交代的工作任务，确定责任单位、责任人和落实时间，经审批后及时反馈给有关部门。实战点津~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~>实战点津互访信函实例DearMr.××,

Allowmefirst,onbehalfofalltheNordicAmbassadors,tothankyoumostsincerelyforthedinnerthatyouhostedintheStateGuesthouseforusandanumberofNordicbusinessrepresentatives.Weallfoundthedinnermostinterestingandweleftconvincedthat××isacitywithwhichwehaveeveryreasontofurtherdevelopourrelations.实战点津Duringthedinner,ImentionedthattheNordicAmbassadorswouldliketofucuson××and××inthisyear’sNordictrip.ThetripisplannedtotakeplacebetweenJune8andJune12,startingin××andendingin××.Weverymuchappreciatedyourpositiveresponsetotheideaatthedinnerandhopethatyouwillbeabletoreceiveus.Mosttentatively,wewouldliketoarrivein××inthelateafternoonofJune10anddepartfor××inthelateafternoonofJune12.AscoordinatorofthetripIwillestablishdirectcontactwiththe××FAO.AttheEmbassy,Ms.××willbeinchargeofthepreparations.AlreadynextweekIwillcontactthe××FAOandordertoinitiatethepreparationsontheprovinciallevel.实战点津Onceagain,Mr.××,IwouldliketoconveyourthankstoyouforyourhospitalityattheStateGuesthouse,verymuchlookingforwardtovisitingyourcity.Withwarmestregards,××Ambassadorof××实战点津28SEP,××

TheEmbassyoftheRepublicof××inBeijingpresentsitscomplimentstotheForeignAffairsOfficeofthePeople’sGovernmentof××ProvinceandhasthehonourtoconveythesinceregratitudeofHisExcellencyAmbassador××followinghisvisitto××Provincefrom23to26September××.

ThisvisitwasperfectlyorganizedandprovidedanopportunitytofollowuponthevisitofHisExcellency××,MinisterofAgricultureandRuralEquipmentofSenegal,onDecember××.

TheEmbassywouldparticularlyliketocommendViceGovernorforsettingasidetime,despiteherbusyschedule,tomeetwithAmbassador××.

TheEmbassywouldalsoliketothanktheDirectoroftheForeignAffairsOfficeandallhiscolleaguesfortheirvaluablesupportduringthevisit.

TheEmbassyoftheRepublicof××inBeijingavailsitselfofthisopportunitytorenewtotheForeignAffairsOfficeofthePeople’sGovernmentof××Provincetheassurancesofitshighestconsideration.课后练习课后练习一、请将下列邀请函译成中文：Reykjavik,9September××DearMr.××,ItiswithgreatpleasurethatwehavetheopportunitytoinviteadelegationfromtheCityof××ChinatovisitReykjavikIcelandandmeetwitharepresentativeofReykjavikCityCouncilinOctoberorNovember××.Yourvisitwillfocusonstrengtheningthefriendlyrelationsbetweenourtwocitiesandpromotingcooperationinfieldsofeconomyandtrade.Wewillholddiscussionswithourrelevantgovernmentrepresentativesandarrangeameetingtoexplorecooperationopportunitiesinabovementionedfields.Itisourunderstandingthatthedelegationitselfwillmeetalltheexpensesduringthisvisit,includingflighttickets,transportation,accommodationandnecessaryinsurance.WearelookingforwardtothevisitandmeetingthedelegationinIcelandsoon.Yourssincerely,××MayorofReykjavik课后练习参考译文：尊敬的xxx先生：很高兴有机会邀请中国xxx市代表团访问冰岛雷克雅未克，并于xxx年10-11月间与雷克雅未克市