化工公司档案归档管理细则

化工公司档案归档管理细则化工公司档案归档管理细则

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

（1）国家法律法规：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《企业档案工作规范》（GB/T28448-2012）等。

（2）行业标准：化工行业档案管理标准（HG/TXXXX-XXXX）、危险化学品安全管理条例、石油化工企业档案分类大纲等行业规范。

（3）国际公约：遵守《关于危险物质越境运输的公约》（RID）、《联合国气候变化框架公约》等国际性法规对化工档案管理的要求。

（4）企业内部战略：支撑公司国际化战略、数字化转型及合规经营需求，与ERP、OA等系统平台战略协同。

1.1.2目的与痛点

（1）核心目标：通过规范化管理实现档案资源价值最大化、档案安全风险最小化、档案管理效率最优化。

（2）管理痛点：当前档案管理存在分散存储、检索困难、安全风险高、国际标准执行不足、数字化程度低等问题，亟需建立系统化解决方案。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

（1）业务领域：覆盖生产运营、技术研发、采购销售、安全环保、人力资源、财务审计等全业务领域。

（2）部门对象：公司总部各部门、各分子公司、合资企业及境外机构。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：所有档案接触人员需明确岗位职责及操作规范。

（2）外包单位：涉及档案管理的外包服务商需签署保密协议并接受统一培训。

（3）合作单位：供应商、客户等外部合作方涉及档案传递需遵循本细则特殊条款。

1.2.3例外适用

（1）临时性文件：存档周期≤3个月的临时性文件按项目档案管理。

（2）电子档案：纯电子档案按《化工公司电子档案管理办法》执行。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守法律法规及行业标准，确保档案管理的合法性。

1.3.2权责对等原则：档案管理职责与岗位权限匹配，避免越权操作。

1.3.3风险导向原则：重点关注高风险环节（如危险品档案、环保档案），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：平衡管控力度与业务需求，优化流程减少无效操作。

1.3.5持续改进原则：定期评估档案管理绩效，动态调整管理策略。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级：本细则为专项管理制度，处于公司制度体系三级层级。

1.4.2制度衔接

（1）与财务制度衔接：关联《化工公司财务凭证管理办法》，确保会计档案与业务档案同步归档。

（2）与内控制度衔接：嵌入《化工公司内部控制手册》第X章风险控制点，作为内控执行依据。

（3）与IT制度衔接：配合《化工公司信息系统管理办法》，确保电子档案系统安全运行。

1.4.3冲突处理：本细则与关联制度冲突时，以风险等级更高者为准，冲突条款由合规部协调裁定。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理遵循“董事会监督-管理层决策-档案管理部门执行-全员参与”四级管控架构。董事会下设档案管理专项委员会负责重大事项审批；管理层通过总经理办公会统筹推进；档案管理部门（综合管理部档案专员）负责具体实施；全员需履行档案创建、收集、传递义务。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：决策存档周期＞5年的重大档案处置方案。

2.2.2董事会：审议年度档案管理报告，批准档案管理专项预算。

2.2.3总经理办公会：审批档案管理制度修订、重大档案销毁方案及境外档案管理策略。

2.3执行机构与职责

2.3.1综合管理部（主责部门）

（1）档案专员：全面负责档案管理细则执行，包括制度宣贯、流程优化、系统管理。

（2）信息管理岗：对接ERP系统档案模块，确保电子档案完整归档。

2.3.2业务部门（直接责任部门）

（1）技术研发部：负责专利、技术秘密、试验记录等档案创建。

（2）生产安全部：负责危险品、环保监测、应急预案等档案管理。

（3）采购销售部：负责合同、供应商资质等档案收集。

2.3.3跨部门协同

（1）档案移交环节：综合管理部牵头，业务部门配合，IT部门提供技术支持。

（2）特殊档案管理：成立由档案专员、安全专员、法务专员组成的专项小组。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：监督档案全生命周期内控措施落实，每季度开展专项检查。

2.4.2审计部：每年开展一次档案管理专项审计，评估合规风险。

2.4.3合规部：监督境外档案管理是否符合当地法律法规。

2.4.4监督结果应用：监督发现问题纳入部门绩效考核，重大问题提交管理层处理。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调：每月召开档案管理联席会议，解决跨部门问题。

2.5.2信息共享：建立档案目录数据库，实现跨部门检索。

2.5.3涉外业务联动：在主要境外机构设立档案联络员，定期沟通管理要求。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）档案完整率：达99%以上。

（2）档案安全率：无重大安全事故。

（3）档案利用效率：关键档案平均调阅时间≤2小时。

3.1.2核心KPI

（1）档案收集及时率：≥95%。

（2）档案准确率：≥98%。

（3）电子档案完整率：100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

（1）一级类：按业务领域分类（生产、研发、安全、环保等）。

（2）二级类：按档案性质分类（合同类、记录类、证书类等）。

3.2.2高风险控制点及防控措施

（1）危险品档案（高风险）

①控制措施：双人双锁保管，指定专人管理，定期巡检。

②防控措施：建立危险品档案电子加密系统，配合安全部门联合检查。

（2）环保档案（中风险）

①控制措施：存档前经合规部审核，指定专人管理。

②防控措施：与环保部门建立联动机制，确保档案内容符合法规要求。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：覆盖档案创建、收集、整理、归档、保管、利用、销毁全流程。

（2）风险矩阵管理：针对不同档案类型确定管控等级。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：存储财务、采购、生产等业务档案电子版。

（2）OA系统：管理行政类档案及流程审批记录。

（3）电子签名系统：确保电子档案签署有效性。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程为“三审三查五环节”模式：

（1）创建环节：业务部门按档案分类标准同步创建档案。

（2）初审环节：部门内档案专员进行格式、完整性初审。

（3）复审环节：综合管理部档案专员进行合规性复审。

（4）检查环节：内控部抽查执行情况。

（5）检查环节：审计部年度审计。

（6）归档环节：综合管理部统一归档。

（7）利用环节：按权限提供查阅服务。

（8）销毁环节：按审批程序定期销毁。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案处理子流程

（1）扫描规范：扫描分辨率≥300dpi，色彩模式为灰度。

（2）元数据录入：按档案分类标准录入至少10项元数据。

（3）系统分类：按一级类-二级类-三级类三级分类。

4.2.2境外档案管理子流程

（1）合规审查：由合规部出具当地法规符合性报告。

（2）翻译要求：关键档案需附中文-英文对照文本。

（3）异地存储：重要档案采用两地三备份存储方案。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案收集控制

（1）控制标准：档案形成后7个工作日内完成收集。

（2）核查方式：综合管理部每月统计收集清单。

（3）责任主体：业务部门档案联络员。

4.3.2档案销毁控制（高风险点）

（1）双重校验：档案专员与部门负责人共同核对销毁清单。

（2）交叉复核：由审计部指派人员现场监督。

（3）责任主体：综合管理部、审计部、业务部门。

4.4流程优化机制

4.4.1优化条件：出现3次以上同类问题或效率指标未达标。

4.4.2评估流程：提案部门提交优化方案，综合管理部组织评估。

4.4.3审批权限：优化方案需经分管副总审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“档案类型+保管周期+密级”三级矩阵分配权限：

（1）档案类型：危险品档案>环保档案>一般业务档案。

（2）保管周期：永久性档案>30年档案>10年档案。

（3）密级：核心级>重要级>普通级。

5.2审批权限标准

5.2.1档案查阅审批

（1）普通档案：部门主管审批。

（2）重要档案：分管副总审批。

（3）核心档案：总经理审批。

5.2.2档案复制审批

（1）普通档案：档案专员审批。

（2）重要档案：分管副总审批。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：员工岗位说明书明确档案管理职责。

5.3.2授权期限：最长6个月，每年重新评估。

5.3.3代理要求：临时代理需经部门主管书面授权。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：突发事件需经总经理特批，留存应急处置说明。

5.4.2补批要求：未按规定审批的档案需在3个工作日内补办手续。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）纸质档案：按“竖放、左上角标签”标准摆放，温湿度控制在10-30℃。

（2）电子档案：存储在专用服务器，禁止外网传输。

6.1.2痕迹留存

（1）纸质档案：建立档案交接登记本。

（2）电子档案：系统自动生成操作日志。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：综合管理部每月开展自查，覆盖20%以上档案。

6.2.2专项监督：每季度针对危险品档案、环保档案开展专项检查。

6.2.3突击检查：每年不少于2次不预先通知的检查。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容：档案实体安全、系统运行状态、制度执行情况。

6.3.2审计频次：年度专项审计，季度抽查审计。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：月度报告、季度分析报告、年度总结报告。

6.4.2报告内容：存档率、安全事件、效率指标、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）过程指标：档案收集及时率（权重30%）、制度执行率（权重20%）。

（2）结果指标：档案完整率（权重30%）、调阅效率（权重20%）。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度评估、季度分析、年度考核。

7.2.2评估方法：数据统计+现场核查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：7个工作日内整改。

（2）重大问题：30个工作日内整改。

（3）紧急问题：立即整改，3日内报告。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集：通过OA系统每月征集建议。

7.4.2评估流程：综合管理部评估建议可行性。

7.4.3审批权限：重大改进需董事会批准。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：档案管理创新、重大风险防控、优秀档案利用案例。

8.1.2奖励程序：部门推荐→综合管理部审核→总经理办公会审批。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：未及时收集档案（存档周期＜3个月）。

8.2.2较重违规：擅自销毁档案（存档周期＞3年）。

8.2.3严重违规：核心档案泄露。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：按公司《违规违纪行为处理办法》分级处罚。

8.3.2处罚程序：调查取证→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内。

8.4.2复议流程：合规部受理→调查→5个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案：针对火灾、自然灾害等制定专项预案。

9.1.2责任分工：总经理为总指挥，综合管理部为执行组。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：境外机构档案管理冲突。

9.2.2处理流程：合规部出具评估报告→总经理审批→当地法务协助。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部牵头，合规部配合。

9.3.2口径管理：由董事会制定统一口径。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由综合管理部负责解释，解释意见以书面文件形式发布。

10.2相关制度索引

（1）《化工公司财务凭证管理办法》（文号：XXX-2023-00X）

（2）《化工公司信息系统管理办法》（文号：XXX-2023-0