家具公司销售合同监督制度

家具公司销售合同监督制度家具公司销售合同监督制度

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况制定。目的是规范销售合同全生命周期管理，防范法律风险，保障公司合法权益，提升合同履约效率，促进销售业务健康发展。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有销售合同的管理，包括但不限于家具产品销售、定制家具服务、家具租赁等业务类型。适用对象包括销售部、法务部、财务部、仓储物流部等相关部门及全体员工。

1.3核心原则

1.3.1合法合规原则。所有合同内容必须符合国家法律法规及行业规范要求。

1.3.2全面覆盖原则。覆盖合同从签订到履约完成的全过程监督。

1.3.3风险导向原则。重点关注高风险合同条款及履约环节。

1.3.4效率优先原则。在合规前提下，优化合同审批流程。

1.4制度地位

本制度是公司合同管理体系的核心组成部分，与《公司内部控制基本规范》《公司法律风险管理办法》等制度协同执行，是各部门开展合同管理工作的基本遵循。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司设立合同管理委员会作为最高决策机构，由总经理牵头，成员包括销售总监、法务总监、财务总监等。设立合同管理办公室（设在法务部），负责日常管理。各部门设立合同联络员，负责本部门合同信息收集与传递。

2.2决策机构与职责

合同管理委员会职责包括：审定重大合同标准条款、审批金额超标的销售合同、决策重大合同纠纷处理方案。每月召开例会，审阅上期合同履行情况。

2.3执行机构与职责

销售部负责合同文本初步审核与签订执行；法务部负责合同法律审核与风险把控；财务部负责合同金额确认与收款管理；仓储物流部负责合同交付环节监督。

2.4监督机构与职责

内部审计部每季度对销售合同管理执行情况进行专项审计，重点检查合同审批合规性、履约跟踪有效性。设立合同管理监督热线，接受员工举报。

2.5协调机制

建立跨部门合同管理联席会议制度，每月解决合同履行中的争议问题。各部门合同联络员每日沟通合同进展，形成信息共享机制。

第三章销售合同专业标准

3.1管理目标与指标

3.1.1合同签订及时率：要求销售合同在客户确认后5个工作日内完成法务审核。

3.1.2合同履约达标率：确保合同交付准时率≥95%，客户满意度≥90%。

3.1.3合同纠纷解决率：力争重大合同纠纷在30日内达成解决方案。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同类型标准化：制定《销售合同模板库》，包含标准条款、风险提示清单。

3.2.2金额分级标准：单笔合同金额在10万元以下由销售部审批，10-50万元由法务部审核，50万元以上提交合同管理委员会审批。

3.2.3特殊条款审核标准：针对定制化条款、付款方式、违约责任等，法务部需出具专项审核意见。

3.3管理方法与工具

3.3.1合同风险评估法：建立《合同风险清单》，对客户信用、付款条件、交付条款等进行评分管理。

3.3.2合同生命周期法：将合同管理划分为准备、签订、履行、归档四个阶段，明确各阶段管理要点。

3.3.3数字化管理工具：使用合同管理系统实现电子签章、自动提醒、台账统计功能，并与ERP系统对接。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售部获取客户需求→拟定合同草案→提交法务审核→审批通过后签订→客户付款→仓储部门准备货物→物流部门安排配送→客户验收→合同归档管理。

4.2子流程说明

4.2.1定制合同流程：增加设计确认环节，需设计部出具方案认可书。

4.2.2大额合同流程：增加财务部门参与审核，确认资金安排可行性。

4.2.3分期付款合同流程：每期付款前需确认前期履约情况，法务部出具履约确认函。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点（高风险）：

合同金额超过50万元的合同必须由合同管理委员会审批

涉及定制化设计的合同必须经设计部门确认

分期付款合同必须设置履约确认环节

4.3.2一般控制点（中风险）：

所有合同必须包含仲裁条款

电子合同需使用合规电子签章平台

合同签订后3个工作日内完成归档

4.3.3日常控制点（低风险）：

每月5日前完成上月合同履行情况统计

销售合同附件必须与正本一致

4.4流程优化机制

建立合同流程自动预警系统，对超期审核、超期交付等情况自动触发提醒。每季度评估流程效率，通过试点改革持续优化。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

销售合同审批权限按照金额、客户类型、合同类型进行三级划分。金额审批分为：10万元以下（销售经理）、10-50万元（销售总监）、50万元以上（合同管理委员会）。客户类型分为：战略合作客户可适当放宽审批层级。

5.2审批权限标准

5.2.1金额标准：按照公司年度预算额度的一定比例设置审批权限，超过预算部分需特别审批。

5.2.2客户标准：长期合作客户可简化审批流程，但金额限制仍需遵守。

5.2.3合同类型标准：框架协议类合同需法务部主导审核，普通销售合同由销售部负责。

5.3授权与代理机制

销售人员进行合同授权需填写《合同授权委托书》，经销售总监签字确认。授权范围必须明确具体合同条款或权限事项。

5.4异常审批流程

出现紧急交付、重大客户投诉等情况需启动异常审批，经法务部现场确认后可适当简化流程，但必须记录说明情况。异常审批事项需在次月管理层会议上通报。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

6.1.1合同签订标准：必须使用公司标准模板，特殊条款需法务部审核。

6.1.2履约执行标准：按合同约定交付，特殊情况下需提前3个工作日书面通知客户。

6.1.3付款执行标准：收到客户首付款后7个工作日内完成货物交付。

6.2监督机制设计

建立合同履行双轨监督机制：销售部负责日常跟踪，法务部负责风险监控。每月编制《合同执行监督报告》。

6.3检查与审计

内部审计部每季度对合同管理执行情况开展现场检查，重点核查：

合同台账完整性

审批流程合规性

履约问题处理及时性

风险控制措施有效性

6.4执行情况报告

各部门每月25日前提交《合同执行月报》，内容包括：

合同签订情况统计

履约问题汇总

纠纷处理进展

风险防控措施落实情况

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

7.1.1合同管理考核指标：合同签订及时率、合同审核准确率、履约问题解决率。

7.1.2部门考核指标：法务部考核合同风险控制达标率，销售部考核合同履约客户满意度。

7.1.3个人考核指标：销售人员考核合同签订金额与纠纷率双重指标。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：按月度、季度、年度三个周期开展考核。

7.2.2评估方法：采用定量与定性相结合方式，结合客户反馈、内部检查结果综合评定。

7.3问题整改机制

建立合同管理问题台账，对发现的问题明确责任部门、整改时限、验收标准。重大问题需提交专题会议研究。

7.4持续改进流程

每半年开展合同管理制度有效性评估，通过问卷调查、标杆分析等方式收集改进建议，形成制度优化方案。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励标准：对合同管理优秀部门和个人予以物质奖励、评优表彰。

8.1.2奖励程序：由合同管理办公室提名，管理层会议审批后执行。

8.2违规行为界定

8.2.1违规情形：未经审批签订合同、虚假承诺条款、重大履约失误等。

8.2.2严重程度：根据违规造成损失程度分为轻微、一般、严重三个等级。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：与公司《员工手册》规定的奖惩条款衔接执行。

8.3.2处罚程序：由法务部提出处理建议，人力资源部执行，重大处罚需经管理层审批。

8.4申诉与复议

对处罚决定不服的员工可向人力资源部提出申诉，人力资源部组织复议，并在10个工作日内作出答复。

第九章附则

9.1制度解释权归属

本制度由公司法律事务部负责解释，重大修订需经公司董事会批准。

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