2026年古籍修复公司发票开具与保管管理办法

2026年古籍修复公司发票开具与保管管理办法第一章总则第一条制定目的为规范古籍修复公司（以下简称“公司”）发票开具、使用及保管行为，加强发票管理内控体系建设，确保发票管理符合《中华人民共和国发票管理办法》《增值税专用发票使用规定》等法律法规要求，防范发票管理风险，保障公司财税合规及经营活动有序开展，结合公司古籍修复业务实际，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有经营活动涉及的发票管理工作，包括但不限于古籍修复服务、耗材销售、技术咨询等业务的发票开具、作废、红冲、保管、缴销等环节，公司财务部、市场部、业务部等相关部门及经办人员均需严格遵守本办法规定。第三条管理原则（一）合规性原则。发票开具、保管全过程需严格遵循国家财税法律法规及税务机关监管要求，确保发票信息真实、准确、完整，无虚开、错开、漏开等违规行为。（二）真实性原则。发票开具内容需与实际经营业务完全相符，包括服务项目、金额、数量、客户信息等，严禁开具与实际业务无关的发票。（三）权责明确原则。明确发票开具、审核、保管、归档等各环节责任主体，建立“谁经办、谁负责，谁审核、谁担责”的责任机制。（四）安全保管原则。建立发票专用保管制度，确保空白发票、已开具发票、作废发票等全流程安全管控，防止发票丢失、损毁、被盗用。（五）全程可追溯原则。建立发票管理台账，完整记录发票领用、开具、作废、红冲、归档等信息，确保每一张发票的流转轨迹可查、可追溯。第四条管理职责分工（一）财务部：作为发票管理的归口部门，负责发票的申购、保管、开具审核、归档缴销，制定发票管理操作细则，对接税务机关开展发票相关备案、核查工作；（二）业务部：负责提供真实、完整的开票基础信息（客户名称、统一社会信用代码/纳税人识别号、服务内容、金额等），核对开票信息与业务合同的一致性；（三）市场部：配合业务部确认客户开票需求，收集客户开票资质证明文件，反馈客户对发票的异议及退换票需求；（四）发票开具人员：负责按审核后的信息准确开具发票，及时登记发票管理台账，对开具错误的发票按规定处理；（五）发票保管人员：负责空白发票、已开具发票存根、作废发票的安全保管，定期盘点核对，确保账实相符。第二章发票开具管理第五条开票前提条件开具发票需满足以下全部条件，严禁无依据开票：（一）公司已与客户签订正式的业务合同（包括古籍修复服务合同、耗材采购合同等），合同内容明确服务/商品名称、金额、付款方式、开票要求等关键信息；（二）业务已实际发生且符合开票节点要求：一次性结算业务需在款项到账或服务完成后开票，分期结算业务需按合同约定的分期节点及金额开票；（三）客户已提供完整、准确的开票信息，包括：企业客户需提供名称、统一社会信用代码、注册地址、联系电话、开户行及账号（增值税专用发票）；个人客户需提供姓名及身份证号（如需）；（四）业务部已提交《开票申请单》，经部门负责人、财务负责人审核签字确认，申请单需注明合同编号、业务内容、开票金额、发票类型、客户信息等。第六条开票信息规范发票开具需严格遵循以下信息规范：（一）发票抬头：需与客户提供的名称完全一致，企业客户不得简写、错写，个人客户需与身份证姓名一致；（二）服务/商品名称：需按实际业务如实开具，古籍修复服务需注明“古籍修复服务费”“书画修复服务费”“碑帖修复服务费”等具体类目，耗材销售需注明具体耗材名称（如宣纸、绫绢、黏合剂等），不得笼统开具“服务费”“材料费”；（三）金额与税率：金额需与合同约定及实际结算金额一致，大小写金额需核对无误；税率按国家现行财税政策执行，古籍修复服务按现代服务业相关税率开具，耗材销售按货物销售相关税率开具；（四）发票备注栏：涉及古籍修复项目的，需备注项目名称、合同编号；涉及异地服务的，需备注服务发生地；按税务机关要求需备注的其他信息需完整填写；（五）发票号码、代码：需按发票实物编号顺序开具，不得跳号、空号开具，开票系统信息需与纸质发票信息完全一致。第七条开票操作流程（一）开票人员收到审核通过的《开票申请单》后，核对空白发票信息与开票系统信息，确认无误后启动开票操作；（二）在增值税发票管理系统中准确录入客户信息、业务内容、金额、税率等，录入完成后先打印预览版，核对所有信息无误后再打印正式发票；（三）正式发票打印需使用专用发票打印纸，确保打印清晰、无模糊、无错行、无漏印，发票联、抵扣联需加盖公司发票专用章，盖章位置需规范（右下角），不得覆盖发票关键信息；（四）开票完成后，开票人员需在《开票申请单》上注明发票号码、开票日期，将发票联、抵扣联（专用发票）整理齐全，交业务部送达客户，同时留存记账联作为财务记账凭证；（五）当日开具的发票需在发票管理台账中逐笔登记，记录发票号码、客户名称、开票金额、发票类型、开票日期、领用人等信息。第八条发票作废与红冲（一）发票作废：开具当月发现发票信息错误、业务取消等情况需作废发票的，需收回全部联次（发票联、抵扣联、记账联），核对联次齐全且未认证抵扣后，在开票系统中进行作废操作，作废发票需加盖“作废”章，与存根联一并保管；（二）发票红冲：跨月发现发票开具错误、客户退货/终止服务等情况需冲销发票的，按以下流程处理：1.收回原发票全部联次（无法收回的需取得客户出具的《拒收证明》），确认客户未认证抵扣或已做进项税额转出；2.业务部提交《红字发票开具申请单》，说明红冲原因、原发票信息、红冲金额等，经审核通过后，在开票系统中提交红字发票申请；3.取得税务机关认可的红字发票信息表后，开具红字发票，红字发票内容需与原发票对应，金额为负数；4.红冲完成后，按正确信息重新开具发票（如需），并在台账中记录红冲及重开信息。第三章发票保管管理第九条空白发票保管（一）空白发票由财务部指定专人保管，存放于专用保险柜中，保险柜钥匙由保管人专人保管，密码定期更换，非保管人员不得接触空白发票；（二）建立空白发票领用台账，详细记录发票代码、起始号码、领用日期、领用人、领用数量等，领用人需签字确认，领用数量按需发放，原则上单次领用不超过5份；（三）空白发票需在公司办公场所内开具，严禁携带空白发票外出（特殊情况需经财务负责人批准，办理外出领用手续，返回后及时核销）；（四）保管人员每月盘点空白发票，核对台账与实物数量，发现缺失、损毁的立即上报财务负责人及公司管理层，同时向税务机关报备。第十条已开具发票保管（一）已开具发票的记账联：作为财务记账凭证，随当月会计凭证一并装订，按会计档案管理要求保管，保管期限不少于30年；（二）已开具发票的存根联：按发票号码顺序整理成册，每50份装订一本，标注起止号码、开具期间，存放于保险柜中，保管期限不少于5年；（三）电子发票：开具后需及时下载存档，按客户、月份分类存储于专用电脑硬盘中，设置加密保护，同时备份至公司云存储系统，确保电子发票可查、可验；（四）交付客户的发票联/抵扣联：需由业务部经办人签收，记录交付日期、交付方式（邮寄/当面交付），邮寄发票需选择挂号信或快递并留存物流凭证，确保发票安全送达。第十一条作废/红冲发票保管（一）作废发票需将全部联次粘贴在一起，加盖“作废”章，按作废日期整理，与空白发票台账一并保管，不得随意丢弃；（二）红冲发票的原发票联、抵扣联（如有）、红字发票全部联次需一并整理，标注红冲原因及对应红字发票号码，按年度装订保管；（三）作废/红冲发票保管期限与已开具发票存根联一致，到期后按税务机关要求办理缴销手续。第十二条发票归档与查阅（一）发票档案由财务部专人负责归档，每年年末将当年发票台账、存根联、作废发票、红冲发票等整理归档，标注归档编号、年度、类型，存入档案柜；（二）内部查阅发票档案需填写《档案查阅申请单》，经财务负责人批准后在指定场所查阅，严禁带出、复印（工作需要的需经批准并登记）；（三）外部单位（如税务机关、审计机构）查阅发票档案的，需提供正式查阅函件，由公司指定人员陪同查阅，核对查阅人员身份并登记；（四）发票档案保管期满需销毁的，需编制销毁清册，列明发票种类、数量、起止号码、销毁原因等，经公司管理层审核、税务机关备案后，由两人以上监督销毁，销毁记录留存备查。第四章风险管控与责任追究第十三条风险管控措施（一）定期自查：财务部每月开展发票管理自查，核查开票信息准确性、台账完整性、保管安全性，每季度开展全面核查，形成《发票管理自查报告》；（二）系统管控：开票系统设置权限分级，开票人员仅可录入信息，审核人员方可确认打印，管理员负责系统维护及权限管理，严禁一人操作全流程；（三）培训机制：每年组织不少于2次发票管理专项培训，内容涵盖财税法规更新、开票规范、风险案例等，提升相关人员合规意识；（四）客户信息核验：对首次合作的客户，核验其开票资质证明文件（如营业执照、一般纳税人证明等），确保开票信息真实有效。第十四条责任追究违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定审核开票信息，开具与实际业务不符的发票，或虚开发票的，给予记过处分，造成税务风险的扣除年度绩效奖金，涉嫌违法的移交税务机关及司法部门；（二）发票开具错误未及时作废/红冲，导致客户无法抵扣、入账，造成公司经济损失的，由责任人承担相应损失，情节严重的调离岗位；（三）空白发票保管不善导致丢失、被盗用，或已开具发票存根联、作废发票遗失的，给予警告处分，造成税务处罚的由责任人承担罚款；（四）未按规定登记发票台账，或台账信息虚假、缺失的，给予通报批评，限期整改，整改不到位的扣除月度绩效；（五）擅自将发票带出公司、违规查阅/复印/销毁发票档案，或泄露发票管理信息的，给予记过处分，情节严重的解除劳动合同；（六）收到客户发票异议未及时处理，导致税务