2026年古籍修复公司公文收发与归档管理制度

2026年古籍修复公司公文收发与归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司公文收发、流转、归档全流程管理，保障公文处理的及时性、准确性、安全性，提升行政管理效率，同时结合古籍修复行业涉及文物保护、专项项目对接、涉密信息管理等特殊需求，确保公文所承载的古籍修复业务信息、文物相关数据、客户合作信息等得到妥善管控，维护公司合法权益和信息安全，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有内部、外部公文的收发、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、保管、查阅等全环节管理，包括但不限于行政指令类公文、业务对接类公文、古籍修复项目类公文、文物主管部门往来公文、客户合作类公文、财务法务类公文等，覆盖公司各部门及所有员工的公文处理行为。第三条基本原则合规性原则：公文处理全流程严格遵守《中华人民共和国档案法》《保守国家秘密法》《党政机关公文处理工作条例》等相关法律法规，涉及文物相关公文的处理需符合文物保护相关法规要求。时效性原则：收文需在规定时限内完成登记、流转、承办，发文需按审批流程及时签发、分发，杜绝公文积压、延误导致的工作被动或信息失效。准确性原则：公文的收发登记、内容传递、归档保存需做到信息完整、字迹清晰、编号唯一，确保公文内容与流转记录可追溯、无差错。保密原则：对涉及古籍修复工艺、文物信息、客户商业秘密、公司核心业务数据的公文进行分级保密管理，严禁向无关人员泄露公文内容。完整性原则：确保所有公文均纳入管理范围，流转痕迹完整留存，归档材料齐全，无遗漏、缺失情况，满足业务追溯和合规审查需求。实用性原则：公文处理流程贴合公司古籍修复业务实际，简化冗余环节，兼顾规范与效率，避免形式主义。第二章公文分类与格式标准第四条公文分类外部收文：包括各级文物行政主管部门下发的政策文件、批复函、通知；客户发送的古籍修复需求函、项目合作协议、验收意见；合作方送达的技术对接文件、材料采购函；司法、税务、市场监管等部门出具的各类公函、通知等。外部发文：包括向文物行政主管部门提交的项目申报文件、备案材料、年检报告；向客户出具的古籍修复方案、报价函、验收报告；向合作方发送的合作确认函、技术要求文件；向相关行政部门报送的各类申请、备案文件等。内部公文：包括公司管理层下发的管理制度、工作指令、任免通知；各部门间的业务沟通函、协作申请、项目进度报告；古籍修复专项会议纪要、技术研讨文件、质量管控通知等。涉密公文：特指涉及古籍修复核心工艺、文物敏感信息、客户商业秘密、公司未公开项目信息的公文，需按保密等级单独管理。第五条公文格式标准外部发文需符合《党政机关公文格式》国家标准，明确公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等要素，其中古籍修复专项发文需注明项目编号、涉及文物类别等核心信息。内部公文需统一格式模板，包含标题、发文部门、收文部门、正文、经办人、日期等基本要素，做到字体规范、排版工整，便于查阅和归档。所有公文需标注页码，涉密公文需加盖保密标识，古籍修复项目类公文需标注项目名称及编号，确保公文标识清晰、易于识别。电子公文需采用公司统一的命名规则（格式：公文类型-发文/收文日期-核心内容-编号），存储于指定加密文件夹，避免命名混乱导致查找困难。第三章公文收文管理第六条收文接收与登记公司所有外部收文统一由行政部专人（公文管理员）接收，包括纸质公文、电子公文、邮寄公文等，其他部门收到的外部公文需在1个工作日内移交行政部统一处理。公文管理员收到公文后，需立即核对公文的完整性（如是否有附件、印章是否齐全），并填写《收文登记簿》，详细记录公文编号、标题、来文单位、来文日期、份数、密级、是否有附件、接收人等信息，做到“一文一号、件件登记”。涉密公文、古籍修复专项紧急公文需单独登记，标注“加急”或“涉密”标识，优先处理，登记信息需加密保存，仅限授权人员查看。第七条拟办与批办公文管理员完成登记后，需在1个工作日内提出拟办意见，明确公文的承办部门、办理要求、办结时限，其中古籍修复专项公文需拟办至对应的业务部门，涉密公文需拟办至指定保密责任人。拟办意见经行政部负责人审核后，按公文重要程度和内容归属报送至相关审批人批办：普通行政公文由部门负责人批办；古籍修复项目类公文由分管业务领导批办；涉密公文、重要对外对接公文由总经理批办。审批人需在1个工作日内完成批办，明确办理意见、办结时限和具体责任人，对需多部门协作办理的公文，需指定牵头部门，避免推诿扯皮。第八条承办与催办承办部门收到批办后的公文，需在指定时限内完成办理，经办人需签署姓名和接收日期，明确办理进度，涉及古籍修复技术的公文需由专业技术人员审核办理，确保内容准确合规。公文办理过程中，如需查阅相关古籍修复资料、文物备案信息，需按公司保密规定执行，严禁擅自复制、传播公文内容。公文管理员需对所有在办公文进行跟踪，距办结时限不足2个工作日仍未办结的，需向承办部门及经办人发出《催办通知单》，并记录催办情况；加急公文需每日跟踪办理进度。因特殊原因无法按时办结的，承办部门需提前1个工作日向批办人申请延期，说明延期原因和预计办结时间，经批准后方可延期，未获批延期且逾期办结的，需向行政部提交书面说明。第九条办结与归档移交公文办理完成后，经办人需在公文上注明办理结果、办结日期，并附相关办理材料（如批复文件、沟通记录等），提交至部门负责人审核确认。审核通过后，承办部门需在1个工作日内将公文及办理材料移交至行政部，公文管理员核对无误后，标注“办结”状态，完成收文流程闭环。办结后的公文需按归档要求整理，涉密公文、古籍修复专项公文需单独整理，确保办理痕迹完整、材料齐全。第四章公文发文管理第十条发文拟稿与审核外部发文由相关业务部门拟稿，拟稿人需确保公文内容真实、准确、合规，其中古籍修复专项发文需经技术部门审核核心工艺、文物保护要求等内容，避免出现技术或合规性错误。拟稿完成后，需提交至部门负责人审核，审核内容包括公文格式、文字表述、核心数据、合规性等，审核通过后签署审核意见；涉密发文需额外经保密责任人审核。部门审核通过后，提交至行政部进行格式复核，确保公文符合公司格式标准，格式不符的退回拟稿部门修改，复核通过后按审批权限报送签发。第十一条发文签发与用印普通外部发文由分管领导签发，重要发文（如涉及大额项目、文物专项审批的公文）由总经理签发，涉密发文需由总经理亲自签发，签发人需明确签署意见和日期。签发通过的公文，由公文管理员统一用印，用印前需核对签发手续是否齐全、公文内容是否与签发版本一致，用印位置需规范，印章清晰完整。电子发文需加盖公司电子印章，电子印章的使用需经审批，仅限公文管理员操作，严禁擅自使用电子印章。发文用印后，需填写《发文登记簿》，记录发文编号、标题、收文单位、份数、用印日期、经办人等信息，留存发文底稿及电子版本。第十二条发文分发与留存公文管理员需在签发用印后1个工作日内完成发文分发，纸质公文通过专人送达、邮寄等方式发送，邮寄需选择可追溯的快递方式，留存快递单号；电子公文通过加密邮箱、指定传输渠道发送，留存发送记录。所有发文需留存至少1份纸质底稿和完整电子版本，古籍修复专项发文需额外留存技术审核意见等附件材料，确保发文记录可追溯。发文后需跟踪收文单位的签收情况，超过3个工作日未签收的，需主动联系确认，避免公文丢失或漏收。第五章公文归档管理第十三条归档范围与时限归档范围包括所有办结的外部收文、外部发文、内部公文，以及公文办理过程中形成的拟办意见、批办记录、办理材料、沟通记录等附属材料，古籍修复专项公文需额外归档技术审核报告、项目进度记录等材料。纸质公文需在办结后10个工作日内完成归档，电子公文需在办结后5个工作日内完成归档，涉密公文需即时归档，不得拖延。年度结束后，行政部需对全年公文进行汇总整理，按年度、公文类型、业务类别分类归档，形成完整的公文档案体系。第十四条归档要求纸质公文归档前需进行整理，去除金属装订物，按页码顺序排列，填写档案封面和卷内目录，古籍修复专项公文需按项目编号集中归档，便于后续查阅。电子公文需存储于公司指定的内网档案服务器，按分类建立加密文件夹，定期备份（每月至少1次），备份文件存储于独立设备，避免服务器故障导致文件丢失。涉密公文需单独归档于保密档案柜，档案柜钥匙由公文管理员专人保管，密码定期更换，归档信息仅限授权人员查阅，归档记录需单独登记，严格保密。所有归档公文需标注保管期限，其中普通行政公文保管期限为5年，古籍修复项目类公文保管期限为10年，涉密公文、涉及文物核心信息的公文永久保管。第十五条档案查阅与借阅公司内部员工因工作需要查阅归档公文的，需填写《公文档案查阅申请表》，注明查阅事由、公文名称、查阅范围，经部门负责人批准后，在行政部指定地点查阅，严禁带出查阅区域。查阅古籍修复专项公文、涉密公文的，需经分管领导或总经理批准，查阅过程中严禁复制、拍照、摘抄核心敏感内容，公文管理员需全程在场监督。确需借阅纸质公文的，需经行政部负责人批准，涉密公文需经总经理批准，借阅期限不超过3个工作日，归还时需核对公文完整性，如有损坏、缺失需追究借阅人责任。外部单位需查阅或复制公司公文的，需提供单位介绍信及经办人身份证明，经总经理批准后，由行政部提供复印件（隐去敏感信息），原件一律不外借，查阅过程需全程记录。第十六条档案销毁达到保管期限的公文档案，由行政部提出销毁申请，列明销毁公文清单，经档案鉴定小组（由行政、业务、法务部门人员组成）审核，确认无保留价值后，报总经理批准。涉密公文、古籍修复核心业务公文即使达到保管期限，如需销毁，需按保密规定执行，由2名以上专人监督销毁，留存销毁记录，严禁随意丢弃。销毁过程需全程记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁公文清单等，记录材料归档保存，确保销毁流程可追溯。第六章保密与安全管理第十七条保密要求公文管理员及所有接触涉密公文的人员需签订《公文保密承诺书》，承诺不得泄露公文内容、档案存放位置、查阅权限等信息，不得擅自复制、传播涉密公文。涉及古籍修复核心工艺、文物敏感信息的公文，需采取加密存储、专人保管、限制查阅等措施，对外提供相关公文复印件时，需隐去核心敏感信息，仅保留必要内容。电子公文的传输需使用公司加密系统，严禁通过公共邮箱、社交软件等非加密渠道传输，严禁将涉密公文电子版本存储于私人设备。第十八条应急处理发现公文丢失、损毁的，经办人需立即向行政部负责人及总经理汇报，纸质公文丢失需立即查找，必要时向相关单位报备；电子公文丢失需启用备份文件，同时排查丢失原因，采取补救措施。发现公文内容泄露的，需立即查明泄露范围和原因，对涉密公文泄露的，需按保密规定处理，必要时采取法律手段维权，追究相关人员责任。因自然灾害、火灾等不可抗力导致公文损毁的，需在24小时内启动应急处理流程，抢救可修复的公文档案，同时联系专业机构修复受损档案，最大限度减少损失。第七章责任追究第十九条员工责任未按规定登记、流转公文，导致公文延误、丢失的，给予警告处分，造成公司业务损失的，按实际损失金额赔偿；年度累计2次及以上的，取消年度评优资格。擅自复制、传播涉密公文，或泄露古籍修复核心信息、文物敏感数据的，给予记过处分，扣发3个月绩效奖金，造成严重后果的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。借阅公文未按时归还，或归还时公文损毁、缺失的，需承担修复、补办费用，情节严重的给予通报批评，扣发1个月绩效奖金。伪造、篡改公文内容的，立即解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第二十条管理人员责任行政部负责人未履行公文管理监管职责，导致公文管理混乱、涉密信息泄露的，给予警告处分，年度累计2次及以上的，扣发季度绩效奖金。各部门负责人审核、批办公文时把关不严，导致公文内容错误、合规性问题的，给予通报批