2026年古籍修复公司古籍保管与养护咨询服务管理办法

2026年古籍修复公司古籍保管与养护咨询服务管理办法第一章总则1.1制定目的与依据为规范公司古籍保管与养护咨询服务的全流程管理，提升咨询服务的专业性、规范性与实用性，保障委托方古籍保管环境合规、养护操作科学，避免因保管不当导致古籍霉变、虫蛀、酸化、纸张脆化等不可逆损伤，依据《中华人民共和国文物保护法》《古籍保护技术规范》《图书馆古籍特藏库基本要求》等相关法律法规及行业标准，结合公司多年古籍保护实操经验，制定本办法。本办法为公司开展古籍保管与养护咨询服务的核心管理依据，适用于所有类型古籍（线装、经折装、卷轴装等）保管与养护咨询服务的承接、执行、验收及售后管理。1.2适用范围本办法适用于公司咨询服务部、古籍保护部、技术支撑部等所有参与古籍保管与养护咨询服务的部门，覆盖服务需求对接、现场勘查、方案制定、服务交付、质量验收、售后跟进等全流程，适用于咨询服务专员、古籍保护专家、技术指导师等所有参与相关工作的人员，及公司承接的所有企事业单位、个人委托的古籍保管与养护咨询服务项目。1.3核心服务原则（1）专业适配原则：根据古籍材质（纸张、绢帛、皮革）、装帧形式、保存现状、保管场地条件，定制个性化保管养护方案，确保方案具备针对性与可落地性；（2）合规安全原则：咨询方案严格遵循文物保护相关法规，推荐的保管设备、养护材料、操作方法无安全隐患，不损害古籍本体；（3）通俗易懂原则：咨询服务过程中使用通俗化语言解读专业知识，配套的操作指引简洁明了，便于委托方理解与执行；（4）全程负责原则：从需求对接至售后跟进全流程跟踪服务效果，及时解答委托方后续疑问，确保咨询方案落地见效；（5）保密守信原则：对委托方提供的古籍信息、场地信息、隐私信息严格保密，不泄露、不擅自使用，遵守服务承诺与约定；（6）专家主导原则：咨询服务核心内容由具备10年以上古籍保护经验的专家制定，确保方案的专业性与权威性。1.4管理职责划分（1）咨询服务部：负责服务需求对接、委托方信息登记、现场勘查协调、咨询方案交付、售后跟进，收集委托方反馈意见；（2）古籍保护部：牵头开展现场勘查，制定古籍保管养护咨询方案，审核方案可行性，解答专业技术问题；（3）技术支撑部：提供保管设备选型、养护材料适配、环境监测设备调试等技术支撑，配合开展现场指导服务；（4）咨询服务专员：负责前期需求沟通、资料收集、服务进度反馈，协助专家完成现场勘查与方案讲解；（5）古籍保护专家：主导现场勘查与方案制定，开展专业知识培训，对咨询方案的专业性与准确性负责；（6）质量验收专员：负责咨询服务成果的质量验收，核查方案完整性、合规性，确认委托方满意度。第二章服务承接与需求对接2.1服务需求登记规范（1）需求收集：咨询服务专员接收委托方咨询需求时，详细记录委托方类型（单位/个人）、古籍数量、古籍类型、保管场地（库房/书房/展示区）、现存问题（霉变、虫蛀、纸张脆化等）、核心咨询诉求（环境改造、养护操作、设备选型等），形成《古籍咨询服务需求登记表》；（2）初步评估：古籍保护部对需求信息进行初步评估，判断公司服务能力是否匹配，明确服务范围、周期、费用预估，1个工作日内反馈委托方；（3）协议签订：双方确认合作意向后，签订《古籍保管与养护咨询服务协议》，明确服务内容、交付标准、费用金额、保密条款、售后期限等核心条款，协议经双方签字盖章后生效。2.2现场勘查要求（1）勘查人员：由古籍保护专家与咨询服务专员共同组成勘查小组，勘查前提前告知委托方勘查所需配合事项；（2）勘查内容：①场地环境勘查：检测保管场地的温度、湿度、光照、通风、空气质量、虫害风险，记录场地面积、布局、现有设备（柜架、除湿机、防虫设备等）；②古籍现状勘查：查看古籍保存状态，记录霉变、虫蛀、酸化、折损等问题，确认古籍材质、装帧形式、珍贵程度；③管理现状勘查：了解委托方现有古籍保管制度、养护操作流程、管理人员专业能力，识别管理漏洞；（3）勘查记录：现场填写《古籍保管场地勘查报告》，拍摄场地与古籍现状照片（经委托方同意），记录关键数据，勘查报告需经委托方签字确认。第三章咨询方案制定与交付3.1咨询方案编制标准（1）方案结构：完整的咨询方案包含现状分析、保管环境优化建议、养护操作指引、设备材料选型推荐、日常管理规范、应急处理措施六大核心模块，模块内容清晰、逻辑连贯；（2）环境优化建议：明确保管场地温湿度控制标准（温度18-22℃、相对湿度50-60%）、光照限值（紫外照度≤75μW/lm）、通风频率、防虫防霉措施，针对场地缺陷提出具体改造方案（如加装除湿机、遮光窗帘、密封柜等）；（3）养护操作指引：分场景制定古籍清洁、防虫、防霉、防酸化操作方法，明确操作频率、使用材料（无酸纸巾、天然防虫剂、中性清洁剂等）、注意事项，禁止推荐化学熏蒸、强酸强碱清洁等有害方法；（4）设备材料选型：推荐符合古籍保护要求的无酸柜、恒温恒湿设备、环境监测仪、天然防虫防霉材料，明确选型参数与适配场景，不指定具体品牌，仅提供选型标准；（5）应急处理措施：制定古籍霉变、虫蛀、水渍污染等突发情况的应急处理流程，明确初步处置方法与专业求助途径。3.2方案审核与优化（1）内部审核：古籍保护部负责人对咨询方案进行初审，重点审核方案的合规性、专业性、可落地性，提出修改意见；技术支撑部对设备选型、材料推荐部分进行复核，确保选型标准科学合理；（2）方案优化：编制人员根据审核意见修改方案，针对委托方实际情况调整优化建议，确保方案符合委托方预算与场地条件；（3）最终确认：优化后的方案经公司技术管理小组审核通过后，形成正式版《古籍保管与养护咨询方案》。3.3方案交付与讲解（1）交付形式：以纸质版+电子版形式向委托方交付咨询方案，纸质版需加盖公司咨询服务专用章，电子版发送至委托方指定邮箱；（2）方案讲解：安排古籍保护专家向委托方讲解方案核心内容，重点解读环境控制标准、养护操作要点、设备使用方法，解答委托方疑问，讲解过程留存文字记录；（3）操作指导：委托方有需求时，可提供1-2次现场操作指导服务，演示古籍清洁、防虫防霉等基础养护操作，确保委托方掌握核心方法。第四章服务质量验收4.1验收标准（1）方案完整性：咨询方案包含六大核心模块，内容无缺失、无错误，数据准确，符合委托方实际情况；（2）专业合规性：方案符合文物保护相关法规与行业标准，推荐的方法、设备、材料无安全隐患，不损害古籍；（3）落地可行性：方案中的建议措施具备可操作性，适配委托方场地条件、预算水平与管理能力；（4）服务满意度：委托方理解方案核心内容，对服务过程、方案质量、讲解效果的满意度≥95%，无重大异议。4.2验收流程（1）初步验收：方案交付并完成讲解后3个工作日内，咨询服务专员向委托方发放《服务质量验收表》，委托方填写验收意见，对方案有异议的需明确具体修改要求；（2）方案整改：若委托方提出合理修改意见，古籍保护部在2个工作日内完成方案修改，重新交付并讲解，直至委托方确认；（3）最终验收：委托方确认验收合格后，在《服务质量验收表》签字盖章，验收表作为服务完成的核心凭证归档保存；（4）验收归档：质量验收专员收集验收表、方案交付记录、讲解记录，整理后纳入《古籍咨询服务档案》，档案保存期限不少于5年。第五章售后跟进与服务管理5.1售后跟进要求（1）跟进周期：服务验收合格后1个月、3个月、6个月分别开展一次售后跟进，了解咨询方案落地情况与古籍保存状态；（2）跟进方式：通过电话、微信、现场走访等方式跟进，现场走访需提前与委托方沟通，费用按服务协议约定执行；（3）问题解答：及时解答委托方在方案执行过程中遇到的问题，提供补充指导意见，复杂问题由古籍保护专家牵头解决；（4）效果评估：结合委托方反馈与古籍保存状态，评估咨询方案落地效果，形成《售后跟进记录表》，为后续服务优化提供依据。5.2服务档案管理（1）档案内容：《古籍咨询服务需求登记表》《古籍保管场地勘查报告》《古籍保管与养护咨询方案》《服务质量验收表》《售后跟进记录表》等相关资料；（2）档案存储：纸质档案存放于公司专用档案柜，电子档案备份至加密服务器，档案标注清晰的编号、委托方名称、服务日期；（3）档案使用：内部人员查阅档案需经部门负责人审批，外部单位调取档案需经委托方同意及公司管理层审批，档案查阅留存记录。第六章监督考核与责任追究6.1日常监督（1）咨询服务部每月抽查服务需求登记、方案交付、售后跟进等环节的记录完整性，每季度开展一次委托方满意度回访，重点核查服务承诺履行情况；（2）古籍保护部每季度审核咨询方案质量，抽查方案的专业合规性与落地可行性，对不合格方案制定整改措施；（3）质量验收专员对每单咨询服务的验收流程进行全程监督，确保验收标准严格执行，避免敷衍了事。6.2考核管理将咨询方案合格率（≥98%）、委托方满意度（≥95%）、售后跟进及时率（100%）、档案完整率（100%）纳入咨询服务部及相关人员绩效考核，考核结果与绩效奖金挂钩；每年组织一次古籍保护专业知识培训与考核，未通过考核的人员暂停咨询服务相关工作，待补考合格后方可恢复。6.3责任追究（1）追责情形：①需求登记信息错误，导致勘查或方案制定出现偏差的；②现场勘查不细致，关键数据遗漏或错误，影响方案准确性的；③咨询方案存在专业错误，导致委托方古籍保管养护操作不当的；④泄露委托方保密信息，造成委托方损失的；⑤售后跟进不及时，未解答委托方合理疑问，引发投诉的；⑥验收过程弄虚作假，隐瞒服务质量问题的；（2）追责方式：内部人员违规的，根据情节轻重给予口头警告、书面警告、扣罚绩效奖金、调离咨询服务岗位等处分；造成委托方经济损失或古籍损伤的，按服务协议约定承担赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第七章附则7.1附则7.1.1本办法未尽事宜，按《中华人民共和国文物保护法》《古籍保护技术规范》及国家现行文物保护相关法规执