2026年古籍修复公司古籍编码与定位管理办法

2026年古籍修复公司古籍编码与定位管理办法第一章总则第一条为规范公司古籍编码与定位全流程管理，实现古籍“一物一码、精准定位、全程溯源”的管控目标，保障古籍保管、修复、流转环节的可追溯性与安全性，结合古籍类型多样、保管场景复杂的业务特点，依据《文物藏品档案管理办法》《古籍保护条例》等相关法律法规及公司古籍保护整体管理要求，制定本办法。第二条本办法适用于公司所有在册管理的古籍，包括普通古籍、善本古籍、珍贵文物级古籍，覆盖古籍入库编码、位置标注、台账更新、定位调整、编码维护等全部环节；涉及的人员包括库房主管、专职保管员、编码管理员、修复人员及行政监管人员，所有相关人员均需严格遵守本办法规定。第三条古籍编码与定位核心原则：（1）唯一性原则：每册（套）古籍分配唯一编码，编码终身不变，不因古籍状态、存放位置变化而更改；（2）规范性原则：编码规则统一、格式标准，定位标注清晰可辨，符合行业通用规范及公司管理要求；（3）精准性原则：定位信息需精准至具体货架、层位、格位，确保古籍可快速查找、核对；（4）动态更新原则：古籍位置发生变动后，编码关联的定位信息需在24小时内完成更新，确保信息与实际一致；（5）保密性原则：珍贵古籍编码及定位信息纳入保密管理，仅限授权人员查阅，严禁外泄。第四条管理职责划分：（1）行政部牵头负责编码规则的制定、修订及监督执行，组织编码与定位相关培训；（2）库房主管负责编码分配、定位信息审核，监督编码标注及定位更新的规范性；（3）专职编码管理员负责具体编码编制、录入、标注，维护编码台账及定位系统；（4）库房保管员负责日常核对古籍编码与定位信息，发现偏差及时上报并协助修正；（5）修复人员在古籍修复前后核对编码信息，确保修复过程中编码标识完整、定位可追溯。第五条编码管理员任职要求：（1）资质要求：需具备档案管理、图书情报或古籍保护相关专业中专及以上学历，或3年以上文物编码管理经验；（2）能力要求：熟悉古籍分类体系，掌握编码规则编制方法，能熟练操作公司定位管理系统，具备数据核对与纠错能力；（3）行为要求：工作严谨细致，无数据录入重大错误记录，严格遵守保密规定，保守珍贵古籍编码定位信息；（4）培训要求：入职前完成不少于20学时的编码与定位专项培训，每年参加不少于1次行业编码管理培训，确保编码规则执行统一。第二章古籍编码规则制定与分配第六条编码结构规范：公司古籍编码采用“层级式字符编码体系”，总长度为18位，具体结构为：类型码（2位）+年代码（4位）+分类码（3位）+库房码（2位）+货架码（3位）+顺序码（4位）。（1）类型码：区分古籍类型，01代表普通线装古籍，02代表善本古籍，03代表珍贵文物级古籍，04代表少数民族文字古籍，05代表碑帖拓片类古籍；（2）年代码：采用古籍成书年代公元纪年，无明确纪年的标注“0000”，后续补充考证结果后更新；（3）分类码：按经、史、子、集、丛五部分类，001代表经部，002代表史部，003代表子部，004代表集部，005代表丛部；（4）库房码：区分公司不同古籍库房，01代表主库房，02代表备用库房，03代表修复专用库房；（5）货架码：由数字组成，前1位为货架区域号，后2位为货架序号；（6）顺序码：同一类别的古籍按入库先后顺序编制4位数字序号，从0001开始依次递增。第七条编码编制要求：（1）编制时机：古籍入库验收完成后24小时内完成编码编制，珍贵古籍需双人复核编码准确性；（2）编制规范：编码全部采用半角字符，数字为阿拉伯数字，不得出现空格、特殊符号，编制过程中需核对重复，确保唯一性；（3）特殊情况处理：成套古籍以“套”为单位编制主编码，每套内分册编制分编码，分编码在主编码后加“-”+分册序号，如022026002010120001-01（第一分册）；（4）补编编码：未纳入编码管理的存量古籍，需在本办法施行后3个月内完成补编，补编编码需遵循统一规则，不得随意编制。第八条编码分配流程：（1）申请：古籍入库后，库房保管员提交《古籍编码分配申请表》，注明古籍类型、年代、分类等基础信息；（2）编制：编码管理员依据申请表及编码规则编制唯一编码，录入编码台账；（3）审核：库房主管核对编码编制是否符合规则，珍贵古籍编码需报行政部复核；（4）确认：审核通过后，编码管理员将编码信息反馈至保管员，完成编码分配；（5）备案：所有编码分配信息需同步备案至公司档案管理系统，电子档与纸质档双备份。第九条编码标注要求：（1）标注位置：普通古籍编码标注在古籍函套外侧右上角，善本及珍贵古籍除函套标注外，需在无酸标签上标注编码并粘贴于古籍内页空白处（避免损伤古籍本体）；（2）标注方式：采用无酸墨水书写或专用无酸不干胶标签粘贴，禁止使用腐蚀性油墨、胶带；（3）标注规范：编码书写清晰、工整，标签粘贴平整，无褶皱、脱落风险；（4）特殊标注：修复中的古籍需在临时保护套上标注编码，确保修复过程中编码可识别，修复完成后更新为正式标注。第十条编码变更与废止：（1）编码变更：仅在编码规则修订或古籍类型、年代等核心信息考证更正时可申请变更，变更需提交《古籍编码变更申请表》，经库房主管审核、行政部审批后执行，变更后旧编码需备注关联新编码，保留追溯记录；（2）编码废止：仅在古籍损毁灭失、移交文物主管部门等特殊情况下可废止编码，废止需报公司管理层审批，废止编码纳入作废台账，不得重新分配使用；（3）记录留存：编码变更、废止的申请、审批、执行记录需完整留存，保存期限不少于古籍保管期限。第三章古籍定位管理规范第十一条定位层级划分：古籍定位采用“四级定位体系”，确保精准可查。（1）一级定位：库房，标注具体库房名称及编码（与编码中库房码一致）；（2）二级定位：货架，标注库房内具体货架编号（与编码中货架码一致）；（3）三级定位：层位，标注货架具体层号，从下至上依次为1层、2层、3层……；（4）四级定位：格位，标注层位内具体格号，从左至右依次为A格、B格、C格……。例如：主库房（01）-012号货架-3层-B格。第十二条定位信息标注：（1）物理标注：在货架、层位、格位对应位置粘贴统一格式的定位标识牌，标识牌包含库房码、货架码、层位、格位信息，采用耐磨、防潮材质制作；（2）台账标注：编码台账中需单独列示定位信息栏，完整记录四级定位信息，珍贵古籍需额外标注存放状态（如密封保存、修复中、展示中）；（3）系统标注：公司定位管理系统中需关联古籍编码与定位信息，支持按编码、定位层级等条件检索，实时显示古籍当前位置。第十三条定位调整管理：（1）调整触发条件：古籍因保管、修复、展示等原因需更换存放位置的，需启动定位调整流程；（2）调整申请：保管员提交《古籍定位调整申请表》，注明调整原因、原定位、新定位、调整时间，珍贵古籍定位调整需报库房主管审批；（3）调整执行：调整前核对古籍编码与原定位信息，调整后将古籍放置至新定位并核对，确保位置准确；（4）信息更新：调整完成后，编码管理员在24小时内更新编码台账及定位系统中的定位信息，标注调整时间及责任人；（5）核对确认：库房主管在信息更新后48小时内完成核对，确保新旧定位信息衔接无误。第十四条批量定位管理：（1）批量入库古籍：按编码规则批量编制编码，统一分配定位区域，定位信息标注至层位，待古籍上架后细化至格位，24小时内完成精准定位更新；（2）批量调整定位：因库房改造、货架调整等需批量调整定位的，提前制定定位调整方案，明确编码与新定位的对应关系，调整完成后统一更新信息，完成后72小时内开展全面核对；（3）批量核对：每月对批量入库或调整的古籍开展一次编码与定位批量核对，发现偏差及时修正，核对记录留存备查。第十五条定位信息保密管控：（1）权限设置：公司定位管理系统按人员职责设置不同查阅权限，普通保管员仅可查阅分管区域古籍定位信息，库房主管可查阅全库房信息，珍贵古籍定位信息仅限管理层及授权人员查阅；（2）查阅记录：所有查阅编码定位信息的操作均自动留存记录，包含查阅人、查阅时间、查阅内容，记录保存期限不少于3年；（3）外泄处置：发现编码定位信息外泄的，立即暂停相关人员权限，开展溯源核查，按公司保密规定追究责任，涉及珍贵古籍的及时上报文物主管部门。第四章编码与定位台账及系统管理第十六条台账建立规范：（1）台账形式：建立电子台账与纸质台账双套体系，电子台账采用加密表格存储，纸质台账使用无酸纸张装订；（2）台账内容：包含编码、古籍名称、类型、年代、分类、四级定位信息、编码分配时间、定位调整记录、责任人等核心字段；（3）台账更新：编码分配、定位调整、古籍状态变更后，需在24小时内更新台账，电子台账实时保存，纸质台账每周集中更新一次；（4）台账审核：库房主管每周核对台账更新情况，每月开展一次全面审核，确保台账信息准确、完整。第十七条定位系统运维：（1）系统维护：编码管理员每日检查定位管理系统运行状态，确保数据录入、查询、更新功能正常，发现故障立即上报并联系技术人员修复；（2）数据备份：定位系统数据每日自动备份，每月进行一次异地备份，备份数据保存期限不少于10年；（3）系统升级：根据业务需求定期优化定位系统功能，升级前需备份数据，升级后开展功能测试，确保编码与定位信息兼容；（4）操作规范：操作人员需使用专属账号登录系统，严禁共用账号，操作完成后及时退出，避免信息泄露。第十八条日常核对要求：（1）核对频次：库房保管员每日随机抽查不少于10册古籍的编码与定位信息，每周开展一次分管区域全面核对，每月联合编码管理员开展一次全库房核对；（2）核对内容：核对编码标注是否完整清晰、编码与台账是否一致、定位信息与实际存放位置是否匹配；（3）偏差处置：发现编码缺失、模糊或定位信息不符的，立即暂停相关操作，拍照记录偏差情况，上报库房主管，在编码管理员协助下完成修正，修正记录留存备查；（4）核对记录：每次核对需填写《古籍编码与定位核对记录表》，注明核对时间、范围、发现的问题、处置结果，由核对人签字确认。第五章责任追究与考核第十九条责任追究规则：（1）轻微违规：编码标注不清晰、定位信息更新延迟但未造成影响、核对记录填写不规范的，给予口头警告、限期整改；（2）一般违规：编码编制错误、定位信息标注错误导致古籍查找困难、未按规定保密编码定位信息但未外泄的，给予书面警告、扣减当月绩效，责令参加专项复训；（3）严重违规：编码重复分配、珍贵古籍定位信息外泄、因编码定位错误导致古籍丢失或损坏的，解除劳动合同，追究经济赔偿责任，涉嫌违法的移交司法机关处理；（4）管理责任：库房主管未履行审核监督职责，导致编码定位管理混乱的，承担管理责任，给予降职、扣减年度绩效等处罚，情节严重的调离管理岗位。第二十条考核与激励：（1）考核指标：将编码编制准确率（需达100%）、定位信息更新及时率（需达100%）、核对偏差整改率（需达100%）纳入编码管理员及保管员绩效考核，占比不低于40%；（2）正向激励：对连续1年编码定位零错误、及时发现编码定位偏差并避免损失的人员，给予专项奖金、评优评先等奖励；（3）能力提升：对考核优秀的编码管理员，优先推荐参加行业古籍编码标准化培训，支持考取档案管理相关职业资质。第六章附则第二十一条本办法所涉及的《古籍编码分配申请表》《古籍编码变更申请表》《古籍定位调整申请表》等表单模板，由行政部联合库房主管制定，统一格式、统一编号