2026年古籍修复公司接待管理制度

2026年古籍修复公司接待管理制度第一章总则第一条为规范公司接待管理工作，提升接待服务质量和效率，树立公司专业、规范、诚信的行业形象，同时兼顾古籍修复业务的特殊性和保密性要求，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，结合古籍修复行业接待工作实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有对外接待活动，包括政务部门来访、业务合作方洽谈、行业考察交流、客户咨询对接、媒体采访、院校实习交流等各类接待场景；公司内部部门间的协作沟通不适用本制度。第三条接待工作遵循“统一管理、分级负责、规范高效、勤俭节约、保密优先”的原则，既要保障接待活动的顺利开展，又要严控接待成本，同时严守古籍修复核心技术、珍贵古籍信息等商业秘密和行业机密。第四条公司行政部是接待工作的归口管理部门，负责制定接待标准、统筹接待资源、审核接待费用、监督接待流程执行；各业务部门配合行政部完成对口接待的前期准备、现场对接、后续跟进等工作。第五条接待工作实行“谁对接、谁负责”的责任制，对接部门须指定专人作为接待负责人，全程跟进接待事宜，确保接待环节无遗漏、无失误，重大接待活动须成立专项接待小组，由公司管理层牵头统筹。第二章接待分类与职责分工第六条接待活动按性质分为四类，各类接待的职责分工明确如下：（一）政务接待：指各级文物局、文旅局、市场监管局、人社局等政府部门工作人员的来访、检查、调研等接待活动，由行政部牵头，相关业务部门（如质量管理部、人力资源部）配合，接待负责人须熟悉公司合规经营情况及古籍修复行业政策要求；（二）业务接待：指合作单位、客户、供应商等涉及古籍修复业务洽谈、项目对接、合同履约的接待活动，由对应的业务部门（如项目运营部、客户服务部）牵头，行政部配合提供后勤保障，接待负责人须熟悉项目详情及古籍修复技术规范；（三）考察交流接待：指行业协会、同业机构、科研院校等前来考察古籍修复技艺、交流行业经验、开展学术研讨的接待活动，由技术研发部牵头，行政部配合，接待负责人须具备专业的古籍修复知识和行业交流能力；（四）其他接待：指媒体采访、求职者面试、公益合作洽谈等非核心业务类接待活动，由行政部根据接待内容协调对应部门配合，接待负责人须掌握公司基本情况及对外宣传口径。第七条接待负责人主要职责：提前确认来访人员信息、来访目的、行程安排；制定接待方案并报上级审批；准备接待所需的资料、场地、物料；全程陪同接待并做好沟通记录；接待结束后完成资料归档及费用核销。第八条行政部职责：制定不同类型接待的标准流程和费用上限；提供接待所需的车辆、会议室、茶水、餐食等后勤保障；审核接待方案的合规性；对接待费用进行统一核算和报销；定期汇总接待情况并向管理层汇报。第三章接待流程管理第九条接待预约管理：（一）非紧急接待须提前1个工作日（重大接待提前3个工作日）完成预约，来访方须提供来访人员名单、职务、联系方式、来访时间、来访目的等信息，接待对接部门填写《接待预约申请表》，经部门负责人审批后报行政部备案；（二）紧急接待（如政府部门临时检查、客户突发到访）可先口头报备，接待结束后1个工作日内补填《接待预约申请表》；（三）行政部收到预约申请后，根据接待类型和规模协调资源，确认接待场地、车辆等是否可用，如需调整及时反馈对接部门。第十条接待准备工作：（一）资料准备：根据来访目的准备公司简介、古籍修复资质证明、项目案例、合规文件等资料，涉及技术交流的需准备修复技艺说明、工具展示样本等，所有资料须经审核，严禁包含涉密信息；（二）场地准备：接待室/会议室须提前清洁、整理，调试音响、投影等设备，摆放公司宣传册及饮用水；如需参观古籍修复车间，须提前确认车间作业规范，划定参观区域，设置安全提示；（三）人员准备：接待负责人及陪同人员须熟悉接待流程和来访方背景，统一着装（工装或商务正装），提前梳理沟通要点和应答口径；涉及古籍修复技术讲解的，须安排资深技师作为讲解人员；（四）其他准备：如需安排餐饮、交通、住宿，行政部须提前确认标准并预订，确保符合公司费用管控要求，同时告知来访方相关安排。第十一条接待实施环节：（一）迎送：来访人员抵达时，接待负责人须提前在指定地点等候，主动迎接并引导至接待区域；接待结束后，送至指定地点，礼貌道别并确认后续对接事项；（二）沟通洽谈：按照预定方案开展交流，接待人员须认真倾听来访方诉求，准确解答问题，涉及古籍修复核心技术、商业报价等敏感信息的，须按公司规定答复，不得擅自承诺或泄露；（三）参观安排：引导来访人员参观指定区域，讲解人员须规范介绍，提醒来访人员遵守车间规定（如禁止触摸古籍、禁止拍照的区域须明确告知），全程做好安全和保密管控；（四）记录留存：接待过程中须做好书面记录，重点记录来访方提出的需求、意见、合作意向等，重大事项须经双方确认后签字留存。第十二条接待后续工作：（一）接待结束后1个工作日内，接待负责人整理接待记录、来访资料，形成《接待工作总结》，报部门负责人及行政部备案；（二）对来访方提出的需求或合作意向，须在3个工作日内跟进反馈，无法及时解决的须说明原因并明确时间节点；（三）行政部将接待相关资料（申请表、方案、记录、总结）归档保存，保存期限不少于2年，涉及业务合作的资料须与项目档案合并保管。第四章接待标准与费用管理第十三条接待标准遵循勤俭节约原则，严禁铺张浪费，各类接待的费用标准如下：（一）茶水饮品：接待室统一提供瓶装饮用水、普通茶叶，禁止提供高档饮品；（二）餐食标准：确需安排工作餐的，按来访人员职级和人数核定，人均标准不超过当地公务接待餐费上限，禁止安排高档菜肴、烟酒，工作日午餐禁止饮酒；（三）交通标准：市内接送优先使用公司自有车辆，确需租赁车辆的，选择经济型车型；跨区域接待如需安排交通，优先选择公共交通或经济型交通工具；（四）住宿标准：确需安排住宿的，选择合规的经济型酒店，优先安排标间，禁止安排高档酒店；（五）礼品标准：原则上不赠送礼品，确需赠送的，仅限公司定制的文创产品（如古籍修复技艺相关书签、笔记本），价值不超过100元/份，严禁赠送现金、有价证券等。第十四条接待费用管理：（一）接待费用实行预算管理，各部门须在年初申报年度接待预算，行政部汇总后报管理层审批，超预算接待须提前申请追加预算；（二）接待费用由行政部统一结算，特殊情况可由接待负责人垫付，但须在接待结束后3个工作日内凭正规发票报销；（三）报销时须提供《接待预约申请表》、费用发票、消费明细、《接待工作总结》等材料，经部门负责人、行政部负责人、财务负责人逐级审批后方可核销；（四）财务部门须严格审核接待费用，对超标准、无合规凭证的费用不予报销，对虚假报销行为追究相关人员责任。第十五条涉及古籍修复珍贵样品、客户机密信息的接待，须签订保密协议，接待人员须严格遵守保密规定，严禁向无关人员透露相关信息。第五章接待礼仪与行为规范第十六条接待人员仪容仪表规范：（一）着装整洁规范，政务接待、业务接待须着商务正装或公司工装，不得穿休闲装、拖鞋等；（二）仪容干净整洁，男士不留长发、胡须，女士妆容淡雅，不得佩戴夸张饰品；（三）举止端庄得体，站立时挺直，坐姿端正，行走时步伐稳健，避免不雅动作。第十七条接待沟通礼仪：（一）使用文明用语，主动问好，称呼来访人员须使用职务或尊称，沟通时语速适中、语气平和；（二）认真倾听来访方讲话，不随意打断，解答问题时准确、简洁，不夸大、不隐瞒；（三）涉及古籍修复专业术语的，须用通俗易懂的语言解释，确保来访方理解；（四）交谈时避免谈论无关话题，严禁泄露公司商业秘密、员工隐私等信息。第十八条特殊场景礼仪：（一）接待文物部门检查时，须主动配合提供相关文件，如实汇报古籍修复合规情况，不推诿、不隐瞒；（二）接待客户考察修复车间时，须提醒来访人员遵守车间安全规定，禁止触碰修复中的古籍和专业工具；（三）接待媒体采访时，须按公司统一宣传口径作答，涉及敏感问题的，可礼貌告知需核实后回复。第六章监督检查与责任追究第十九条行政部每季度对公司接待工作开展一次检查，重点核查接待流程是否规范、费用是否超标准、资料是否归档、保密要求是否落实等，检查结果纳入部门绩效考核。第二十条接待人员有下列行为之一的，公司将视情节轻重给予批评教育、经济处罚、岗位调整等处理：（一）未按规定提前预约或报备接待事宜，导致接待工作失误的；（二）接待过程中泄露公司商业秘密、古籍修复核心技术的；（三）超标准安排接待费用，或虚报、冒领接待费用的；（四）接待态度恶劣、言行不当，损害公司形象的；（五）未按要求完成接待记录和资料归档的。第二十一条因接待人员失职导致公司遭受经济损失、行政处罚或声誉损害的，公司有权要求相关责任人承担赔偿责任，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第二十二条各部门可对接待工作提出合理化建议，行政部须及时评估并优化接待制度和流程，持续提