2026年古籍修复公司数字化成果交付与验收管理制度

2026年古籍修复公司数字化成果交付与验收管理制度第一章总则1.1制定目的为规范公司古籍数字化成果（含古籍扫描件、高清影像、文本转录文件、数字化修复成果等）的交付与验收全流程管理，保障数字化成果的质量、安全性和合规性，明确交付验收标准及双方权责，防范成果交付风险，结合古籍修复行业数字化业务特点（成果精度要求高、知识产权属性强、交付形式多样、验收标准专业）及公司实际运营情况，依据《中华人民共和国著作权法》《数据安全法》《电子文件管理条例》等相关法律法规，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司为客户提供的所有古籍数字化服务项目，涵盖数字化成果的交付准备、交付实施、验收流程、异议处理、成果归档等全环节，覆盖数字化业务相关的所有部门及人员（包括数字化技术部、修复技艺部、项目对接部、质检部、法务部等），以及接受数字化成果交付的客户（含文博机构、图书馆、企事业单位等）。1.3管理原则（1）质量优先原则：以数字化成果的精度、完整性、可用性为核心，验收标准高于行业通用规范；（2）合规交付原则：交付成果的知识产权、数据安全符合法律法规及合同约定，杜绝侵权交付行为；（3）标准明确原则：制定清晰、可量化的交付验收指标，避免模糊表述导致验收争议；（4）权责对等原则：明确公司与客户在交付验收过程中的权利与责任，争议处理有章可循；（5）安全交付原则：数字化成果传输、存储、交付全程采取加密措施，防止成果泄露、篡改；（6）可追溯原则：交付验收全流程记录留痕，所有文件、沟通记录、验收结果均存档备查。1.4管理职责数字化技术部是数字化成果交付的核心执行部门，负责成果制作、质量自检、交付文件准备、成果传输；质检部负责数字化成果交付前的第三方质量检测，出具检测报告；项目对接部负责与客户沟通交付时间、方式，接收验收反馈，处理验收异议；修复技艺部负责审核数字化成果是否符合古籍修复专业规范，确保成果还原古籍原貌；法务部负责审核交付验收相关合同条款，保障成果知识产权合规；行政部负责交付验收资料的归档管理；公司管理层负责审批重大项目的交付方案、验收争议处理决策；全体参与数字化业务的人员需严格遵守成果保密规定，确保交付验收工作有序开展。第二章数字化成果交付准备2.1成果质量自检（1）数字化技术部完成成果制作后，按《古籍数字化成果质量自检标准》开展自检，检查内容包括：扫描分辨率（古籍文字类不低于600DPI，图像类不低于800DPI）、色彩还原度（与原件色差≤5%）、文字识别准确率（不低于99.5%）、成果格式（符合客户约定的TIFF/PNG/PDF等格式）、无漏扫/错扫/模糊区域；（2）对自检发现的问题立即整改，整改完成后重新自检，直至全部指标达标；（3）自检完成后填写《数字化成果自检记录表》，附自检过程截图、问题整改记录，经部门负责人审核签字。2.2第三方质量检测（1）自检合格的成果提交质检部进行第三方检测，质检部采用随机抽样方式（抽样比例不低于成果总量的10%）开展检测，重点核查自检未覆盖的细节（如边缘文字完整性、背景降噪效果、格式兼容性）；（2）检测完成后出具《数字化成果质量检测报告》，明确检测结论、达标情况、改进建议，检测报告需经质检部负责人签字确认；（3）检测不合格的成果退回数字化技术部整改，整改完成后重新检测，直至检测合格。2.3交付文件准备（1）项目对接部根据合同约定整理交付文件，包括：数字化成果文件包（加密压缩）、成果清单（注明成果名称、数量、格式、存储路径）、质量自检记录表、第三方检测报告、成果使用说明（含解压方式、查看工具、存储要求）、知识产权声明（明确成果使用范围、版权归属）；（2）所有交付文件需统一命名（格式：项目名称-成果类型-交付日期），存储于加密U盘或专属云盘，云盘访问权限仅开放给指定对接人员；（3）交付文件准备完成后，填写《数字化成果交付清单》，经项目对接部、数字化技术部、质检部会签确认。2.4交付沟通确认（1）项目对接部提前3个工作日与客户沟通交付事宜，确认交付时间、交付方式（线下U盘交付/线上加密传输/云盘授权）、验收联系人、验收期限（一般不超过15个工作日）；（2）向客户发送《交付确认函》，明确交付文件清单、验收标准、异议反馈方式，客户确认后回传签字版《交付确认函》；（3）对客户提出的交付调整需求（如增加成果备份、调整文件命名规则），经数字化技术部评估可行后执行，调整完成后重新确认交付清单。第三章数字化成果交付实施3.1交付方式规范（1）线下交付：采用加密U盘/移动硬盘交付，U盘/硬盘需进行硬件加密（密码由双方专人保管），交付时填写《线下交付签收单》，注明交付设备编号、密码交接方式、成果数量，由客户验收联系人签字确认，签收单一式两份，公司与客户各留存一份；（2）线上交付：通过公司专属加密传输系统或客户指定的安全平台传输，传输前对成果文件二次加密（AES-256加密算法），传输完成后向客户发送解密密钥（密钥与成果文件分渠道发送），并确认客户成功接收；（3）云盘交付：为客户开通临时云盘访问权限（有效期至验收完成后7个工作日），权限仅包含文件下载功能，交付后实时监控访问记录，禁止客户转发分享权限。3.2交付过程留痕（1）交付过程全程记录，包括：交付时间、地点、参与人员、交付方式、文件传输/签收记录、加密密钥交接记录；（2）线下交付需拍摄交付现场照片（含签收单签字场景），线上交付保存传输日志、客户接收确认截图；（3）所有交付记录整理后存入项目档案，作为验收及争议处理的依据。3.3交付后初步确认（1）交付完成后1个工作日内，项目对接部联系客户确认是否成功接收成果文件，能否正常解压、查看；（2）对客户反馈的文件接收异常（如文件损坏、解压失败、格式不兼容），立即排查原因，属于公司责任的24小时内重新交付，属于客户设备问题的提供技术支持；（3）客户确认接收无误后，填写《成果接收确认单》，作为验收流程启动的依据。第四章数字化成果验收流程4.1验收周期与标准（1）验收周期自客户签收成果之日起计算，常规项目验收周期为10个工作日，大型项目（成果总量超10000页）可延长至15个工作日，验收周期内客户需完成全部成果的质量核查；（2）验收标准以合同约定为核心，参考《古籍数字化成果行业验收规范》，核心指标包括：成果完整性（无漏页、缺页）、精度达标（分辨率、色彩还原度符合约定）、可用性（可正常打开、编辑、打印）、无侵权内容（成果仅包含合同约定的古籍范围）；（3）项目对接部向客户提供《验收指引》，明确验收步骤、指标核查方法、异议反馈模板。4.2客户验收实施（1）客户按验收标准开展自主验收，可采用全量核查或抽样核查（抽样比例不低于20%），核查过程中可向项目对接部咨询技术问题，项目对接部需12小时内响应；（2）客户验收完成后填写《数字化成果验收意见书》，明确验收结论（合格/不合格/部分合格），不合格的需注明具体问题（如某页码扫描模糊、文字识别错误）及整改要求；（3）验收意见书需经客户盖章/签字确认，扫描件发送至项目对接部，原件在验收完成后5个工作日内寄回公司。4.3验收结果处理（1）验收合格：项目对接部整理验收意见书、成果接收确认单等资料，提交财务部办理尾款结算，数字化技术部协助客户完成成果存储、使用的技术交底；（2）验收部分合格：针对不合格项，数字化技术部在3个工作日内完成整改，整改完成后重新提交客户复验，复验仅核查整改部分，复验合格后按合格流程处理，复验仍不合格的按合同约定承担违约责任；（3）验收不合格：若不合格项占比超10%，公司在5个工作日内重新制作全部成果并交付复验，复验仍不合格的，按合同约定退还已收费用并承担相应赔偿责任。4.4验收异议处理（1）客户与公司对验收结果存在异议的，先由项目对接部与客户协商解决，协商重点核对异议项的验收标准、检测数据，提供自检/第三方检测报告作为佐证；（2）协商无果的，可委托双方认可的第三方古籍数字化质检机构进行鉴定，鉴定费用由责任方承担；（3）鉴定结论为公司责任的，按合同约定整改并赔偿；鉴定结论为客户不合理异议的，客户需在鉴定结论出具后3个工作日内完成验收确认。第五章交付验收后管理5.1成果归档（1）验收完成后，行政部将项目全流程资料归档，包括：立项文件、合同、自检记录表、检测报告、交付清单、签收单、验收意见书、异议处理记录等；（2）数字化成果原件（备份）存储于公司加密服务器，保存期限不少于合同约定的成果使用期限，涉及珍贵古籍的成果备份保存期限不少于10年；（3）归档资料分为纸质版（存放于保密柜）和电子版（加密存储），查阅权限仅限指定管理人员，查阅需填写《档案查阅申请表》并经部门负责人审批。5.2客户售后支持（1）验收合格后提供3个月的免费售后技术支持，包括：成果格式转换指导、存储故障排查、查看工具适配等，支持响应时间不超过24小时；（2）客户提出的超出合同约定的售后需求（如成果二次加工、批量格式转换），由数字化技术部评估成本后提供有偿服务，服务价格需经客户确认后执行；（3）售后支持记录需填写《售后支持记录表》，记录支持内容、处理结果、客户反馈，作为项目复盘的依据。5.3项目复盘（1）每个项目验收完成后1个月内，数字化技术部、质检部、项目对接部联合开展复盘，分析交付验收过程中的问题（如质量问题、沟通效率、异议原因），总结改进措施；（2）复盘完成后撰写《项目复盘报告》，明确优化方向（如调整自检标准、完善沟通流程），报管理层审批后纳入制度优化计划；（3）将复盘成果应用于后续项目，持续提升交付验收效率和成果质量。第六章责任追究与考核6.1违规行为界定员工有下列行为之一的，视为违反本制度：（1）未按标准开展成果自检，导致交付成果质量不达标；（2）泄露数字化成果或客户信息，造成成果侵权、客户信息泄露；（3）交付文件准备不完整，导致验收流程延误；（4）未按约定方式交付成果，造成成果损坏、丢失；（5）验收异议处理不及时，导致客户投诉或公司声誉受损；（6）伪造自检/检测记录、验收文件；（7）未按规定归档交付验收资料，导致资料丢失；（8）售后支持响应不及时，造成客户损失。6.2责任追究（1）对轻微违规行为（未造成损失）：给予口头警告、书面警告，责令限期整改，扣除当月绩效奖金的5%-10%；（2）对一般违规行为（造成轻微经济损失或客户投诉）：给予记过处分，扣除当月绩效奖金的30%-50%，取消年度评优资格；（3）对严重违规行为（造成重大经济损失、成果泄露或侵权）：给予降职、调岗或解除劳动合同处分，扣除全部未发放奖金，依法追究赔偿责任；（4）对涉嫌违法的违规行为（如倒卖数字化成果、侵犯著作权）：移交司法机关追究法律责任；（5）部门负责人未履行监督管理职责，导致本部门发生违规行为的，按同等标准追责。6.3考核机制数字化成果交付验收工作纳入数字化技术部、质检部、项目对接部年度考核，考核指标包括：成果一次验收合格率（目标≥98%）、交付及时率（目标≥100%）、客户满意度（目标≥95%）、资料归档完整率（目标≥100%）；各部门参与交付验收的人员工作表现纳入个人绩效考核，考核结果与评优、晋升挂钩；对在交付验收工作中表现突出（如成果零异议、客户高度