两会制度流程规范

PAGE两会制度流程规范一、总则（一）目的为了确保公司/组织两会（即股东大会、董事会）的顺利召开，保障会议决策的科学性、公正性和合法性，规范两会的各项流程，提高公司治理水平，特制定本制度流程规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内部召开的股东大会和董事会会议。（三）制定依据本规范依据《中华人民共和国公司法》、相关法律法规以及公司/组织的章程制定，确保两会的组织和运作符合法律要求和公司治理原则。二、两会筹备（一）会议召集1.召集主体股东大会由董事会召集，董事会由董事长召集和主持。董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长召集和主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长召集和主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。2.召集程序召集人应提前确定两会的召开时间、地点、议程等事项，并向全体股东或董事发出会议通知。会议通知应采用书面形式，包括邮件、信函等，确保通知能够及时、准确地送达相关人员。通知内容应明确会议的基本信息、会议议题、参会人员要求、会议资料的获取方式等。（二）会议议题确定1.议题来源董事会负责拟定股东大会的议题，议题应围绕公司的重大决策、经营计划、财务状况等方面展开。董事长负责确定董事会会议的议题，议题应涉及公司战略规划、重大投资项目、高管任免等重要事项。2.议题审核对于拟提交两会审议的议题，应进行充分的调研和论证，确保议题具有合理性和可行性。议题应提前提交给相关部门或专业人士进行审核，征求意见，避免出现重大决策失误。（三）会议资料准备1.资料内容股东大会资料应包括公司年度报告、财务报表、董事会工作报告、监事会工作报告、提案说明等。董事会会议资料应包括会议议程、议案文本、相关背景资料、分析报告等。2.资料编制要求资料应内容真实、准确、完整，数据清晰，逻辑严谨，便于参会人员理解和审议。资料应按照规定的格式和排版要求进行编制，确保整齐规范。（四）参会人员确定1.股东参会资格股东应按照公司章程规定的程序和要求，具备相应参会资格。股东可以亲自出席两会，也可以委托代理人出席。委托代理人出席的，应出具书面授权委托书，明确委托事项和权限。2.董事参会要求董事应按时出席董事会会议，如有特殊情况不能出席，应提前向董事长请假，并说明理由。董事应认真履行职责，对会议议题进行充分讨论和审议，发表独立意见。三、两会召开（一）会议签到1.签到方式两会应设置专门的签到台，参会人员应在签到表上签到，注明姓名、单位、职务等信息。2.签到记录签到记录应妥善保存，作为会议出席情况的重要依据。（二）会议主持1.主持人职责股东大会由董事长主持，董事长应确保会议按照预定议程进行，引导参会人员充分发表意见，维护会议秩序。董事会会议由董事长或召集人主持，主持人应组织参会人员对议题进行讨论和表决，保证决策的公正性和合法性。2.主持人变更如主持人因故不能履行职责，应按照规定的程序指定其他人员代为主持会议。（三）会议议程执行1.议题讨论主持人应按照会议议程依次介绍议题，组织参会人员进行讨论。参会人员应围绕议题充分发表意见，提出建议和疑问，相关部门负责人应进行解答和说明。2.决策表决对于需要表决的事项，主持人应明确表决方式和表决时间。表决方式可以采用记名投票、无记名投票、举手表决等方式，具体方式应在公司章程或会议规则中明确规定。表决结果应当场公布，并记录在案。（四）会议记录1.记录人员两会应指定专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和保密意识。2.记录内容会议记录应详细记录会议的基本信息、议程、参会人员发言、表决情况等内容，确保记录真实、准确、完整。3.记录保管会议记录应妥善保管，作为公司/组织重要的档案资料，保存期限应符合相关法律法规和公司规定。四、两会决议（一）决议形成1.决议原则两会决议应遵循少数服从多数的原则，确保决策的科学性和公正性。2.决议内容决议应明确表述会议审议通过的事项、决策依据、实施要求等内容，确保决议具有可操作性。（二）决议公告1.公告主体公司/组织应按照相关法律法规和监管要求，及时发布两会决议公告。2.公告内容公告内容应包括会议基本信息、决议事项、表决结果等，确保公告信息真实、准确、完整。（三）决议执行1.责任分工两会决议通过后，应明确责任部门和责任人，负责决议的具体执行。2.执行监督公司/组织应建立健全决议执行监督机制，定期对决议执行情况进行检查和评估，确保决议得到有效执行。五、附则（一）解释权本制度流程规范由公司/