档案工作年度考核制度

PAGE档案工作年度考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案工作年度考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案工作方面的考核。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应基于客观事实，不受主观因素影响，确保公平公正。2.全面考核原则：对档案工作的各个环节进行全面考核，包括档案的收集、整理、保管、利用等。3.注重实效原则：以档案工作对公司实际工作的支持和服务效果为重要考核依据。二、考核内容与标准（一）档案收集工作（30分）1.归档文件齐全性（15分）各部门应按照公司档案分类方案，及时、完整地收集本部门工作中形成的各类文件材料。每发现一份应归档而未归档的重要文件扣2分。重点考核年度内重要业务文件、会议文件、合同协议、项目资料等的收集情况。2.归档文件及时性（10分）文件形成后，应在规定时间内归档。超过规定时间1个月内归档的每份文件扣1分，超过1个月以上的每份文件扣2分。对于紧急文件，应特事特办，及时归档，未及时归档的每份扣3分。3.文件交接手续（5分）档案移交时，移交人与接收人应办理详细的交接手续，填写交接清单。未办理交接手续的每次扣3分，交接清单填写不完整的每次扣1分。（二）档案整理工作（30分）1.分类准确性（15分）严格按照公司档案分类方案对归档文件进行分类，分类错误每处扣3分。确保不同类别档案之间界限清晰，不得出现混淆归类现象。2.编号规范性（10分）档案编号应符合公司规定的编号规则，编号错误或不规范每处扣2分。编号应连续、完整，不得有空号、重号现象。3.装订质量（5分）归档文件应进行整齐规范的装订，装订不牢固、不整齐的每份扣1分。确保装订后的文件便于查阅和保管。（三）档案保管工作（20分）1.保管环境（10分）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。不符合要求的每项扣2分。定期对库房环境进行检查和维护，确保档案安全。未按规定检查维护的每次扣2分。2.档案存储（10分）文件应按照类别、年度、保管期限等有序存放，排列混乱的每次扣3分。及时对破损、褪色的档案进行修复或复制，未及时处理的每份扣2分。（四）档案利用工作（10分）1.查档服务（5分）及时、准确地为公司内部各部门及员工提供档案查阅服务。查档不及时的每次扣2分，提供错误档案信息的每次扣3分。对查档需求进行详细登记，登记不完整的每次扣1分。2.档案开发利用（5分）积极开展档案信息资源的开发利用工作，为公司决策、业务开展等提供有价值的参考。有相关成果的酌情加分，无开发利用工作的得0分。三、考核组织与实施（一）考核组织公司成立档案工作年度考核小组，由公司分管领导担任组长，综合管理部门负责人、档案管理人员等为成员。考核小组负责制定考核方案、组织实施考核工作、审定考核结果等。（二）考核周期考核周期为自然年度，每年12月份进行本年度档案工作考核。（三）考核方式1.自查自评：各部门应在每年11月底前，按照本考核制度对本部门档案工作进行自查自评，并提交自查报告。2.实地检查：考核小组在各部门自查自评的基础上，于12月份对各部门档案工作进行实地检查，查阅档案资料、检查工作现场等。3.综合评定：考核小组根据自查自评情况和实地检查结果，对各部门档案工作进行综合评定，确定考核得分。四、考核结果与应用（一）考核结果等级划分考核结果分为优秀（90分及以上）、良好（7589分）、合格（6074分）、不合格（60分以下）四个等级。（二）结果应用1.表彰奖励：对档案工作考核结果为优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等。2.绩效挂钩：将档案工作考核结果与部门和员工的绩效考核挂钩。考核结果为良好及以上的部门，在年度绩效考核中给予适当加分；考核结果为不合格的部门，对部门负责人和相关责任人进行诫勉谈话，并要求限期整改，整改后仍不合格的，在年度绩效考核中给予相应扣分。3.持续改进：针对考核中发现的问题，各部门应制定整改措施，限期整改，不断提高档案工作水平。考核小组对整改情况进行跟踪检查。五、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导各部门档案工作。2.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.定期组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。4.参与公司重大项目、重要活动等档案工作的指导和监督。（二）部门档案员职责1.负责本部门档案工作的具体实施，按照公司档案管理制度要求，做好文件材料的收集、整理、归档等工作。2.协助档案管理部门开展档案业务培训，提高本部门员工的档案意识。3.及时向档案管理部门移交应归档的文件