规范预定会议室制度

PAGE规范预定会议室制度一、总则（一）目的为了加强公司会议室的管理，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在公司会议室召开会议、培训、研讨等活动的预定及使用管理。（三）基本原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理，负责会议室的日常维护、设备管理、预定安排等工作。2.合理使用原则：各部门应根据实际需求合理预定会议室，避免资源浪费。3.优先保障原则：对于重要会议、紧急会议，行政部门应优先安排会议室。二、会议室分类及使用标准（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，配备投影仪、音响系统、视频会议设备等，适用于公司级大型会议、培训、对外接待等活动。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，配备投影仪、音响设备等，适用于部门级会议、业务研讨等活动。3.小型会议室：可容纳[X][X]人，配备投影仪或电视等基本设备，适用于小组会议、一对一沟通等活动。（二）使用标准1.大型会议室：使用时间一般不超过[X]小时，如需延长使用时间，需提前向行政部门申请。2.中型会议室：使用时间一般不超过[X]小时，特殊情况需延长使用时间的，应提前告知行政部门。3.小型会议室：使用时间一般不超过[X]小时，使用完毕后应及时清理，保持会议室整洁。三、预定流程（一）预定申请1.各部门如需使用会议室，应提前[X]个工作日填写《会议室预定申请表》，详细注明会议主题、时间、参会人数、所需设备等信息。2.《会议室预定申请表》应由部门负责人签字确认后提交至行政部门。（二）预定审核1.行政部门收到《会议室预定申请表》后，应在[X]个工作小时内进行审核。2.审核内容包括会议室是否可用、申请时间是否合理、所需设备是否齐全等。3.如申请符合要求，行政部门应在申请表上签字确认，并将预定信息录入会议室管理系统；如申请不符合要求，行政部门应及时与申请部门沟通，说明原因并协助调整。（三）预定确认1.行政部门审核通过后，应及时向申请部门发送《会议室预定确认单》，告知预定结果及相关注意事项。2.《会议室预定确认单》应包括会议室名称、地址、使用时间、参会人数、所需设备等信息。3.申请部门应在收到《会议室预定确认单》后，仔细核对信息，如有疑问应及时与行政部门联系。四、使用管理（一）使用人员职责1.会议组织者应提前到达会议室，做好会议准备工作，如调试设备、摆放资料等。2.参会人员应遵守会议室管理制度，爱护会议室设施设备，保持会议室整洁卫生。3.使用完毕后，会议组织者应及时清理会议室，关闭设备电源，将桌椅摆放整齐。（二）设备管理1.行政部门应定期对会议室设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。2.使用人员在使用设备过程中，如发现设备故障应及时向行政部门报告，不得擅自拆卸或维修设备。3.对于贵重设备，如投影仪、音响系统等，应安排专人操作，避免因操作不当造成设备损坏。（三）环境卫生管理1.参会人员应保持会议室环境卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾。2.使用完毕后，会议组织者应组织参会人员清理会议室，将垃圾放入指定垃圾桶内。3.行政部门应定期对会议室进行清洁消毒，确保会议室环境整洁卫生。五、费用管理（一）费用标准1.公司内部会议使用会议室不收取费用。2.外部培训、会议等活动使用会议室，根据实际使用情况收取一定的场地租赁费用，费用标准另行制定。（二）费用结算1.对于外部培训、会议等活动使用会议室的费用，行政部门应在活动结束后[X]个工作日内与相关部门进行结算。2.结算时，行政部门应提供费用明细清单，经相关部门确认后进行费用支付。六、违规处理（一）违规行为1.未经行政部门批准擅自使用会议室。2.超出预定时间使用会议室，且未提前申请延长。3.在会议室吸烟、乱扔垃圾，破坏会议室环境卫生。4.擅自拆卸、维修会议室设备，造成设备损坏。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予警告，并要求违规部门或个人及时整改。2.对于多次违规行为，行政部门将视情节轻重，给予相应的处罚，如限制使用会议室、扣除部门绩效分等。3.对于因违规行为造成会议室设施设备损坏的，违规部门或个人应照价赔偿。七、附