审批规范管理制度

PAGE审批规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司审批管理，规范审批流程，提高工作效率，确保公司各项业务活动合法合规、有序开展，特制定本审批规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位涉及的各类审批事项，包括但不限于费用报销、合同签订、文件审批、人事任免、项目立项与推进等。（三）基本原则1.依法合规原则：所有审批活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度。2.分级负责原则：根据审批事项的性质、金额、风险程度等因素，明确各级审批人员的职责和权限，实行分级审批。3.流程规范原则：建立科学、合理、清晰的审批流程，确保审批环节紧密衔接，避免出现审批漏洞和延误。4.高效透明原则：在保证审批质量的前提下，优化审批流程，提高审批效率，同时确保审批过程公开透明，接受监督。二、审批流程与职责分工（一）费用报销审批流程1.报销人填写报销单：详细填写报销事由、金额、附件明细等信息，并确保所提供的发票等凭证真实、合法、有效。2.部门负责人初审：对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认是否符合部门预算和相关规定，签署初审意见。3.财务部门审核：重点审核报销凭证的合规性、报销金额的准确性以及是否符合财务制度，如有疑问可要求报销人补充说明或提供相关证明材料，审核通过后签署意见。4.分管领导审批：根据审批权限，对较大金额或重要事项的报销进行审批，综合考虑业务情况和财务状况，做出审批决定。5.总经理审批：对于重大费用支出或特殊情况的报销，由总经理进行最终审批。（二）合同签订审批流程1.业务部门发起：业务部门根据业务需求起草合同文本，明确合同双方的权利义务、交易条款、价款支付方式等关键内容。2.法律合规审核：法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，重点关注合同条款是否符合法律法规要求，是否存在潜在法律风险，出具审核意见。3.财务部门审核：财务部门审核合同中的财务条款，如付款方式、结算周期、发票开具等，确保合同财务安排合理、可行，签署审核意见。4.分管领导审批：分管领导根据业务情况和风险评估，对合同进行审批，提出修改意见或批准合同签订。5.总经理审批：重大合同或涉及公司战略、重大利益的合同，由总经理进行审批决策。6.签订与存档：经审批通过后，由授权代表签订合同，并按照公司档案管理规定进行合同存档。（三）文件审批流程1.文件起草部门提交：文件起草部门完成文件初稿后，提交至文件审批流程发起端。2.部门负责人审核：部门负责人对文件内容的准确性、完整性、规范性进行审核，确保文件符合部门工作要求和公司整体政策，签署审核意见。3.相关部门会签（如有需要）：涉及多个部门的文件，需组织相关部门进行会签，各部门根据职责对文件涉及本部门的内容进行审核并签署意见。4.分管领导审批：分管领导对文件进行全面审查，从业务角度和整体工作安排出发，做出审批决定。5.总经理审批（如需）：重要文件或涉及公司全局的文件，由总经理进行最终审批。6.文件发布与存档：审批通过的文件按照规定进行发布，并及时存档，以便后续查阅和追溯。（四）人事任免审批流程1.人力资源部门提出建议：根据公司组织架构调整、岗位需求变化等情况，人力资源部门提出人事任免建议，包括任免岗位、人员名单、任免原因等。2.相关部门意见征求：征求拟任免人员所在部门及相关业务部门的意见，了解其工作表现、能力素质等情况，各部门反馈意见。3.分管领导审核：分管领导对人事任免建议进行审核，综合考虑人员业绩、团队搭配、发展潜力等因素，签署审核意见。4.总经理审批：总经理根据公司战略和整体人力资源规划，做出最终的人事任免决定。5.发布与备案：人力资源部门按照规定发布人事任免通知，并将任免文件进行备案。（五）项目立项与推进审批流程1.项目申报部门提交立项申请：详细阐述项目背景、目标、内容、实施计划、预期成果、预算安排等立项要素。2.项目评审小组评估：由公司内部相关专业人员组成项目评审小组，对项目立项申请进行评估，从技术可行性、经济合理性、市场前景等方面进行论证，提出评估意见。3.财务部门审核预算：财务部门对项目预算的合理性、准确性进行审核，确保项目资金安排合理，符合公司财务政策。4.分管领导审批立项：分管领导根据项目评估意见和公司发展战略，决定是否批准项目立项。5.项目实施过程审批：项目实施过程中，涉及项目进度调整、预算变更、重大事项决策等，需按照相应的审批流程进行申报和审批，确保项目按计划顺利推进。6.项目验收审批：项目完成后，项目申报部门提交验收申请，由相关部门组成验收小组进行验收，验收通过后报分管领导和总经理审批，确认项目成果。（六）职责分工说明1.报销人：对报销事项的真实性、准确性负责，按照规定填写报销单并提供完整、有效的报销凭证。2.部门负责人：作为部门业务的直接管理者，对本部门报销事项、文件起草、人事情况等进行初审，确保相关业务活动符合部门实际情况和公司要求。3.财务部门：负责审核报销凭证的合规性、财务条款的合理性以及项目预算执行情况等，从财务角度把控公司资金使用和经济活动风险。4.法务部门：对合同、重大决策等涉及法律风险的事项进行审查，保障公司各项活动合法合规，避免法律纠纷。5.分管领导：根据业务分工，对分管领域的审批事项进行综合审查和决策，协调各部门工作，确保审批事项符合公司整体利益和战略方向。6.总经理：对重大事项、涉及公司全局利益的审批事项进行最终决策，把握公司发展方向，统筹资源配置。三、审批权限设置（一）费用报销审批权限1.日常费用报销：单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人初审，财务部门审核后即可报销。单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人初审、财务部门审核后，报分管领导审批。单次报销金额在[X]元以上的，需依次经过部门负责人初审、财务部门审核、分管领导审批，最后由总经理审批。2.专项费用报销：对于专项业务费用报销，如市场推广活动费用、重大项目研发费用等，无论金额大小，均需按照上述流程进行审批，且在报销前需提供详细的专项费用预算和使用计划。（二）合同签订审批权限1.一般合同：合同标的金额在[X]万元以下的，由业务部门起草，法律合规审核通过、财务部门审核通过后，分管领导审批即可签订。2.重要合同：合同标的金额在[X]万元至[X]万元之间的，除经过上述流程外，还需总经理审阅，总经理无异议后方可签订。3.重大合同：合同标的金额在[X]万元以上的，或涉及公司重大战略、核心业务、重大资产处置等的合同，需经过严格的法律合规审查、财务评估、分管领导审核、总经理审批，并可能需要提交公司董事会或股东会审议通过后签订。（三）文件审批权限1.一般性文件：由部门负责人审核后，可直接发布或根据需要报分管领导审批后发布。2.重要文件：涉及公司重要决策、政策调整、对外发布等重要文件，需经分管领导审核后报总经理审批发布。（四）人事任免审批权限1.普通岗位任免：由人力资源部门提出建议，征求相关部门意见后，分管领导审核通过即可发布任免通知。2.关键岗位任免：对于公司核心部门、关键业务岗位的人事任免，需在分管领导审核后报总经理审批决定。（五）项目立项与推进审批权限1.小型项目立项：项目预算在[X]万元以下的，由项目申报部门提交立项申请，经项目评审小组评估、财务部门审核预算后，分管领导审批立项。2.中型项目立项：项目预算在[X]万元至[X]万元之间的，除上述流程外，还需总经理审阅立项申请，总经理批准后方可立项。3.大型项目立项：项目预算在[X]万元以上的重大项目立项，需经过严格的项目评估、财务审核、分管领导审核、总经理审批，并可能需要提交公司董事会或股东会审议通过。项目实施过程中的重大事项决策，按照相应的审批权限进行申报和审批，确保项目顺利推进。四、审批流程执行与监督（一）审批流程执行要求1.及时提交：各类审批事项的发起部门或人员应在规定时间内提交审批申请，确保审批流程能够及时启动。对于紧急事项，应按照公司规定的紧急审批程序进行处理，确保不因审批延误影响工作进展。2.严格审核：各级审批人员应认真履行审核职责，对审批事项进行全面、细致的审查，不得敷衍塞责、走过场。审核过程中应注重细节，对不符合规定或存在疑问的事项及时提出修改意见或要求补充材料。3.按时反馈：审批人员应在规定的审批期限内完成审批工作，并及时将审批意见反馈给申请部门或人员。如遇特殊情况需要延长审批期限，应提前向申请部门或人员说明原因。（二）监督机制1.内部审计监督：公司内部审计部门定期对审批流程执行情况进行审计检查，重点关注审批程序是否合规、审批意见是否合理、有无违规审批或越权审批行为等。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.纪检监察监督：公司纪检监察部门负责对审批过程中的廉洁自律情况进行监督，防止出现利用审批权力谋取私利、贪污受贿等违法违纪行为。对于发现的违规违纪线索，及时进行调查处理。3.员工监督与举报：鼓励公司员工对审批过程中的违规行为进行监督和举报，公司设立专门的举报渠道，对举报信息进行及时受理和调查核实。对于经查实的违规行为，按照公司规定严肃处理，并对举报人给予适当奖励和保护。五、审批文件与记录管理（一）审批文件归档1.所有经过审批的文件，包括报销单、合同文本、审批意见等，均应按照公司档案管理规定进行及时归档。归档文件应确保内容完整、清晰，能够准确反映审批过程和结果。2.对于电子审批文件，应进行分类存储，并建立相应的索引和备份机制，以便于查询和追溯。同时，要确保电子文件的安全性和保密性，防止文件丢失、损坏或被非法获取。（二）审批记录保存1.建立完善的审批记录台账，详细记录每一项审批事项的基本信息，包括审批事项名称、申请人、申请时间、审批流程各环节审批人员、审批时间、审批意见等内容。2.审批记录台账应定期进行整理和更新，确保记录的准确性和完整性。同时，要做好审批记录的保密工作，未经授权不得对外提供查阅。（三）查阅与调阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅审批文件和记录的，应按照公司档案查阅流程办理相关手续，填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位或人员因特殊原因需要查阅公司审批文件和记录的，必须经过公司相关领导批准，并签订保密协议后方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，严格限制查阅范围，确保公司信息安全。六、附则（一）制度解释权本制度由公司[具体部门]负责