规范租赁车辆管理制度

PAGE规范租赁车辆管理制度一、总则（一）目的为加强公司租赁车辆的管理，确保车辆租赁业务的规范运作，提高车辆使用效率，保障行车安全，降低运营成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有租赁车辆的管理，包括车辆的租赁申请、调度、使用、维护、费用结算等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保租赁车辆业务的合法合规。2.安全性原则：把车辆安全放在首位，加强车辆维护保养和驾驶员管理，确保行车安全。3.效益性原则：合理调配车辆资源，提高车辆使用效率，降低租赁成本。4.规范化原则：建立健全各项管理制度和流程，规范租赁车辆管理行为。二、租赁车辆申请与审批（一）申请流程1.各部门因工作需要租赁车辆时，应提前填写《租赁车辆申请表》，详细注明用车时间、地点、事由、人数等信息。2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人根据工作实际情况进行审批，签署意见后报至车辆管理部门。（二）审批权限1.单次租赁费用在[X]元以下的，由车辆管理部门负责人审批。2.单次租赁费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批。3.单次租赁费用在[X]元以上的，由总经理审批。（三）特殊情况处理如遇紧急情况需要临时租赁车辆，可先电话向车辆管理部门说明情况，经同意后先行租赁，事后及时补办申请审批手续。三、车辆调度与安排（一）调度职责1.车辆管理部门负责租赁车辆的统一调度和安排，根据各部门的申请情况，结合车辆的使用状况和驾驶员配备，合理调配车辆资源。2.及时掌握车辆动态信息，对车辆的租赁、归还、维修等情况进行记录和跟踪，确保车辆调度工作的顺畅进行。（二）调度原则1.优先保障重要业务和紧急任务的用车需求。2.按照车辆的类型、性能和适用范围，合理安排车辆，提高车辆使用效率。3.尽量减少车辆空驶里程，降低运营成本。（三）调度流程1.车辆管理部门接到租赁车辆申请后，根据申请时间、地点、用车人数等信息，查询车辆库存情况。2.如库存中有合适车辆，立即安排驾驶员与用车部门联系，确定具体用车时间和地点，并告知驾驶员相关注意事项。3.如库存中无合适车辆，及时与租赁公司沟通协调，安排车辆按时到位。四、车辆使用与管理（一）驾驶员管理1.驾驶员必须具备合法有效的驾驶证，且准驾车型与所驾驶车辆相符。2.定期组织驾驶员进行安全培训和业务学习，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。3.建立驾驶员考核制度，对驾驶员的工作表现、安全行车情况等进行考核，考核结果与绩效挂钩。（二）车辆使用规定1.驾驶员应严格按照规定的时间、路线和任务使用车辆，不得擅自改变行车路线和任务。2.严禁将租赁车辆转借他人使用，严禁利用租赁车辆从事与工作无关的活动。3.驾驶员在行车过程中应严格遵守交通法规，确保行车安全，如发生交通事故，应立即报告车辆管理部门，并积极配合处理。（三）车辆维护保养1.建立车辆维护保养制度，定期对租赁车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。2.驾驶员应每天对车辆进行检查，发现问题及时报告车辆管理部门，车辆管理部门根据车辆实际情况安排维修。3.按照车辆制造商的要求，定期对车辆进行保养，更换机油、滤清器等易损件，确保车辆处于最佳运行状态。（四）车辆安全检查1.定期组织车辆安全检查，检查内容包括车辆外观、制动系统、转向系统、灯光系统、轮胎等。2.对检查中发现的问题及时进行整改，确保车辆安全隐患得到及时消除。3.车辆管理部门应建立车辆安全检查档案，记录每次检查的情况和结果。五、费用结算与报销（一）费用结算方式1.租赁车辆费用按照租赁合同约定的方式进行结算，一般采用月结或季结的方式。2.车辆管理部门负责与租赁公司核对租赁费用明细，确保费用结算的准确性。（二）报销流程1.驾驶员在完成租赁任务后，应及时将车辆使用情况和相关费用凭证提交至车辆管理部门。2.车辆管理部门对费用凭证进行审核，审核无误后填写《租赁车辆费用报销单》，报至财务部门。3.财务部门按照公司财务制度对报销单进行审核，审核通过后予以报销。（三）费用控制1.严格控制租赁车辆费用，在保证工作需要的前提下，尽量选择费用合理的租赁公司和车型。2.对租赁车辆费用进行统计分析，及时发现费用异常情况，并采取相应措施进行调整。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对租赁车辆管理制度的执行情况进行审计监督，检查租赁车辆的申请、调度、使用、维护、费用结算等环节是否合规。2.车辆管理部门应定期对租赁车辆的使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.积极配合相关政府部门的监督检查，如实提供租赁车辆管理的有关资料和情况。2.对客户的投诉和建议及时进行处理和反馈，不断改进租赁车辆管理工作。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自租赁车辆。2.驾驶员违反交通法规或操作规程，导致交通事故。3.擅自改变行车路线或任务。4.将租赁车辆转借他人使用或从事与工作无关的活动。5.虚报、冒领租赁车辆费用。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，给予警告处分，并责令改正。2.对于严重违规行为，视情节轻重给予罚款