规范合同管理制度

PAGE规范合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，保护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规及相关行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司高层管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人等组成。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门公司指定法务部门为合同管理部门，负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。合同管理部门的主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度；2.参与重大合同的谈判和起草工作；3.对合同进行法律审核，确保合同合法合规；4.负责合同的编号、归档、保管等工作；5.监督合同的履行情况，及时处理合同纠纷；6.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门合同承办部门是指负责具体业务合同签订和履行的部门。合同承办部门的主要职责包括：1.根据业务需要，提出签订合同的申请；2.负责合同的谈判、起草工作；3.配合合同管理部门对合同进行审核；4.负责合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题；5.定期向合同管理部门报告合同履行情况。（四）其他部门职责财务部门负责对合同的资金收付进行审核和监督，确保资金安全；审计部门负责对合同的签订、履行情况进行审计监督，防范合同风险。三、合同的签订（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人情况、合同主要条款等内容，并提交相关资料。2.合同管理部门对《合同签订申请表》及相关资料进行初审，审核通过后，将合同文本交法务部门进行法律审核。3.法务部门对合同文本进行法律审核，重点审查合同的合法性、合规性、完整性、严密性等，提出审核意见。4.合同承办部门根据法务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。如双方对审核意见存在争议，由合同管理委员会进行协调解决。5.合同文本修改完善后，经合同承办部门负责人、合同管理部门负责人、法务部门负责人签字确认后，报公司法定代表人或授权代表签字盖章。6.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本交合同管理部门进行编号、归档、保管。（二）合同主体资格审查1.在签订合同前，合同承办部门应对对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查，确保对方当事人具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.审查对方当事人主体资格时，应要求对方提供营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同承办部门可委托律师事务所等专业机构对对方当事人的主体资格、资信状况等进行尽职调查。（三）合同条款审查1.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。合同条款一般应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等内容。2.对于买卖合同，应明确货物的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、运输方式、验收标准等条款；对于租赁合同，应明确租赁物的名称、数量、用途、租赁期限、租金及支付方式、租赁物的维修等条款。3.合同条款中应明确双方的权利义务，特别是违约责任条款，应具体明确违约情形、违约金额或计算方法等，以保障公司的合法权益。（四）合同签订注意事项1.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用自制合同文本的，应经合同管理部门审核同意。2.合同签字盖章应齐全，签字人应具有相应的授权。法定代表人签字的，应加盖公司公章；授权代表签字的，应出具法定代表人授权委托书，并加盖公司公章。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本交合同管理部门进行编号、归档、保管，同时将合同原件交财务部门作为付款、收款等财务处理的依据。四、合同的履行（一）合同履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）合同履行跟踪1.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、收款情况等。2.合同承办部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，应及时采取措施，要求对方当事人履行义务或承担违约责任。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，对合同履行过程中存在的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、对方当事人意见等，并提交相关资料。2.合同管理部门对《合同变更申请表》及相关资料进行初审，审核通过后，将合同变更文本交法务部门进行法律审核。3.法务部门对合同变更文本进行法律审核，重点审查合同变更的合法性、合规性、必要性等，提出审核意见。4.合同承办部门根据法务部门的审核意见，对合同变更文本进行修改完善。如双方对审核意见存在争议，由合同管理委员会进行协调解决。5.合同变更文本修改完善后，经合同承办部门负责人、合同管理部门负责人、法务部门负责人签字确认后，报公司法定代表人或授权代表签字盖章。6.合同变更后，合同承办部门应及时将合同变更情况通知对方当事人，并将合同变更文本副本交合同管理部门进行编号、归档、保管。（四）合同终止1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同自然终止。合同承办部门应及时填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间等，并提交相关资料。2.合同管理部门对《合同终止申请表》及相关资料进行审核，审核通过后，办理合同终止手续。3.合同终止后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，将合同原件、履行记录、变更记录等资料交合同管理部门进行归档、保管。五、合同纠纷处理（一）合同纠纷预防1.合同承办部门在签订合同前，应充分了解对方当事人的资信状况、经营情况等，避免与信誉不佳、经营状况不良的企业签订合同。2.合同签订后，合同承办部门应严格按照合同约定履行义务，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和纠正合同履行过程中存在的问题，防范合同纠纷的发生。（二）合同纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时与对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应会同法务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案，并报合同管理委员会批准。3.根据纠纷处理方案，合同承办部门可选择通过协商、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。选择仲裁或诉讼方式解决纠纷的，应及时委托律师事务所等专业机构代理。4.在纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合律师事务所等专业机构开展工作，提供相关证据和资料，确保纠纷得到妥善解决。5.纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时将纠纷处理情况向合同管理部门报告，并将相关资料交合同管理部门进行归档、保管。六、合同档案管理（一）合同档案范围合同档案包括合同签订过程中形成的各种文件、资料，如合同签订申请表、合同文本、审核意见、授权委托书、补充协议、变更记录、履行记录、纠纷处理记录等。（二）合同档案整理1.合同承办部门应在合同签订或履行完毕后，及时将合同档案资料整理齐全，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案目录，便于查询和管理。3.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应定期进行备份，确保档案的安全和完整。（三）合同档案保管期限合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度等确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限如下：1.一般合同档案保管期限为5年；2.重大合同、涉及金额较大的合同、重要知识产权合同等档案保管期限为10年；3.涉及公司核心业务、具有重大影响的合同档案保管期限为永久。（四）合同档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出。查阅人员应遵守档案管理制度，不得涂改、损坏、丢失合同档案。3.因工作需要复印合同档案的，应经合同管理部门负责人批准，并登记复印内容、份数等信息。（五）合同档案借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，并提交相关证明文件，经公司法定代表人或授权代表批准