三人小组询价制度规范

PAGE三人小组询价制度规范一、总则（一）目的为了规范公司采购询价行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购活动合法合规，特制定本三人小组询价制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的询价活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程及相关信息应向所有参与询价的供应商公开，接受监督。4.诚实信用原则：参与询价的各方应诚实守信，如实提供相关信息和报价。二、询价小组的组成与职责（一）组成1.询价小组由三人组成，成员包括采购部门代表、技术部门代表和财务部门代表。2.采购部门代表应具备丰富的采购经验和市场知识，熟悉采购流程和相关法律法规。3.技术部门代表应具备相关技术专业知识，能够对采购物资或服务的技术参数、质量要求等进行准确评估。4.财务部门代表应具备财务专业知识，能够对采购成本、预算控制等方面提供专业意见。（二）职责1.采购部门代表负责组织询价活动，制定询价方案，确定询价范围和询价方式。收集、整理供应商信息，建立供应商库。与供应商进行沟通、联络，发放询价文件，接收报价文件。对供应商的报价进行初步审核，筛选出符合要求的供应商。2.技术部门代表参与询价文件的编制，明确采购物资或服务的技术要求、质量标准等。对供应商的技术方案、产品质量等进行评估，提出技术方面的意见和建议。协助采购部门对供应商进行实地考察或技术交流，确保采购物资或服务满足公司技术需求。3.财务部门代表参与询价文件的编制，制定采购预算和成本控制目标。对供应商的报价进行成本分析，评估报价的合理性。协助采购部门进行采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定和成本控制要求。三、询价流程（一）询价准备1.采购部门根据公司采购需求，填写《询价申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间、交货地点等信息，并提交至采购部门负责人审核。2.采购部门负责人审核通过后，将《询价申请表》转发给技术部门和财务部门，技术部门和财务部门分别对采购需求进行技术和财务方面的审核，并在规定时间内反馈审核意见。3.采购部门根据技术部门和财务部门的审核意见，完善询价文件。询价文件应包括询价函、报价表、技术规格书、质量标准、交货期、售后服务等内容。4.采购部门在公司内部网站或其他指定渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。询价公告应明确询价项目的基本信息、询价文件获取方式、报价截止时间等内容。（二）供应商选择与邀请1.采购部门根据询价项目的特点和要求，从供应商库中筛选出潜在供应商，并向其发送询价文件。2.采购部门也可通过公开招标、行业推荐、网络搜索等方式，拓展供应商渠道，邀请新的供应商参与询价。3.对于重要采购项目或金额较大的采购项目，采购部门应邀请至少三家以上供应商参与询价。（三）报价文件接收与整理1.供应商应在报价截止时间前，将密封好的报价文件送达指定地点或按照询价文件要求通过电子邮件等方式提交报价文件。2.采购部门负责接收供应商的报价文件，并对报价文件进行整理和编号。3.采购部门对报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、准确性、合规性等。对于不符合要求的报价文件，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正。（四）询价小组评审1.采购部门组织询价小组对符合要求的报价文件进行评审。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，采用综合评分法或最低价法进行评审。2.综合评分法：根据询价文件中规定的评审因素和权重，对供应商的报价、技术方案、售后服务、企业信誉等方面进行综合评分，得分最高者为中标候选人。评审因素可包括价格、技术性能、质量保证、交货期、售后服务、企业业绩、信誉等。3.最低价法：在满足询价文件实质性要求的前提下，以报价最低的供应商为中标候选人。4.询价小组在评审过程中，应认真阅读供应商的报价文件，对报价文件中的疑问或不清楚的地方，可要求供应商进行澄清或说明。5.询价小组根据评审结果，编写《询价评审报告》，报告应包括询价项目基本情况、供应商报价情况、评审过程、评审结果等内容，并由询价小组全体成员签字确认。（五）结果公示与审批1.采购部门将询价评审结果在公司内部网站或其他指定渠道进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示期间，接受公司内部员工的监督和质疑。2.如在公示期内收到员工的质疑，采购部门应及时组织调查核实，并将调查结果反馈给质疑人。如质疑成立，采购部门应重新组织询价或采取其他措施进行处理。3.公示期满无异议后，采购部门将询价评审结果报公司领导审批。公司领导根据评审结果和公司实际情况，做出是否批准的决定。4.如公司领导批准询价评审结果，采购部门应及时向中标供应商发出《中标通知书》，并与中标供应商签订采购合同。如公司领导不批准询价评审结果，采购部门应根据领导意见，重新组织询价或采取其他措施进行处理。四、询价文件编制要求（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表述采购项目的需求和要求，避免出现模糊不清或歧义性的条款。2.询价文件应符合国家法律法规及行业相关标准，不得含有歧视性、排他性或不合理的条款。3.询价文件应包括询价函、报价表、技术规格书、质量标准、交货期、售后服务等内容，确保供应商能够全面了解采购项目的要求。（二）询价函1.询价函应包含采购项目的基本信息，如项目名称、采购编号、采购内容、数量、技术要求、交货时间、交货地点等。2.询价函应明确报价截止时间、报价方式、报价文件格式及要求等内容。3.询价函应要求供应商提供公司营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本等相关资质证明文件。（三）报价表1.报价表应包括采购项目的各项明细，如物资名称、规格型号、数量、单价、总价等。2.报价表应要求供应商注明价格包含的各项费用，如货物价格、运输费、装卸费、保险费、税费等。3.报价表应明确报价有效期，一般为报价截止日期后的[X]个工作日。（四）技术规格书与质量标准1.技术规格书应详细描述采购物资或服务的技术参数、性能指标、技术要求等内容，确保供应商能够准确理解采购项目的技术需求。2.质量标准应明确采购物资或服务应符合的国家标准、行业标准或企业标准，以及验收方法和验收标准。3.技术规格书和质量标准应作为供应商报价和提供产品或服务的依据，也是采购合同验收的重要依据。（五）交货期与售后服务1.交货期应明确采购物资或服务的交付时间和交付地点，要求供应商提供详细的交货计划。2.售后服务应包括售后服务内容、售后服务期限、售后服务响应时间、售后服务承诺等内容，确保供应商能够提供及时、有效的售后服务。3.交货期和售后服务条款应作为采购合同的重要组成部分，对供应商具有约束力。五、供应商管理（一）供应商库建立1.采购部门负责建立公司供应商库，对供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、合作记录等进行登记和管理。2.供应商库应定期进行更新和维护，及时删除不符合要求的供应商信息，补充新的优质供应商信息。3.采购部门应根据供应商的表现和评价结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，不同类别的供应商在询价、采购等方面享有不同的待遇。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、企业信誉等方面。2.采购部门可通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式收集供应商的评价信息，并根据评价结果对供应商进行打分。3.根据供应商的得分情况，采购部门对供应商进行分类调整，并采取相应的措施，如增加或减少采购份额、暂停合作、淘汰等。（三）供应商激励与约束1.对于表现优秀的供应商，采购部门应给予适当的激励，如优先采购、增加采购份额、颁发荣誉证书等。2.对于表现不佳的供应商，采购部门应给予相应的约束，如减少采购份额、暂停合作、要求整改等。3.采购部门应建立供应商奖惩机制，明确奖惩标准和程序，确保供应商激励与约束措施的有效实施。六、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对询价活动进行监督检查，确保询价活动合法合规。2.内部审计部门可定期或不定期对询价项目进行抽查，检查询价文件编制、供应商选择、评审过程、结果公示等环节是否符合规定。3.对于发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）投诉处理1.公司设立投诉邮箱和投诉电话，接受公司内部员工对询价活动的投诉和举报。2.对于收到的投诉和举报，采购部门应及时进行调查核实，并将调查结果反馈给投诉人。3.如投诉成立，采购部门应根据投诉内容，采取相应的措施进行处理，如重新组织询价、纠正错误结果、追究相关人员责任等。（三）责任追究1.对于在询价活动中违反本制度规定的单位和个人，