光大采购管理制度规范

PAGE光大采购管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和社会公众监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务，维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等。其职责为：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审定重大采购项目的采购方式、采购预算、供应商选择等事项。3.对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门职责如下：1.贯彻执行公司采购管理制度和相关决策。2.编制和执行采购计划，组织实施采购活动。3.负责供应商开发、选择、评估和管理。4.参与采购合同的起草、审核和签订工作。5.负责采购项目的验收工作。6.建立和维护采购档案。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择、验收等工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付管理、采购成本核算等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据公司生产经营计划、项目进度安排等，结合库存情况，定期编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等。2.采购部门应汇总各需求部门的采购需求计划，结合市场供应情况、采购周期等因素，编制年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应报采购决策委员会审议通过，月度采购计划应报公司分管领导审批。（二）采购计划调整1.因市场变化、生产经营计划调整、设计变更等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购部门应对采购计划调整申请进行审核，并报公司分管领导审批。重大采购计划调整应报采购决策委员会审议通过。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购单项合同估算价在200万元人民币以上的。工程类采购单项合同估算价在400万元人民币以上的。服务类采购单项合同估算价在100万元人民币以上的。2.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。采购部门应根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件。向潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标、评标。按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标候选人。中标公示。将中标候选人在规定的媒体上进行公示，公示期不得少于3个工作日。签订合同。与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请对象。采购部门应根据采购项目特点和供应商情况，从符合条件的供应商中选择不少于3家供应商作为邀请对象。发出邀请书。向邀请对象发出邀请书，邀请其参与投标。发售招标文件。向邀请对象发售招标文件，并收取招标文件费用。开标、评标。按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标候选人。中标公示。将中标候选人在公司内部进行公示，公示期不得少于3个工作日。签订合同。与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，成员不少于3人。制定谈判文件。谈判小组应根据采购需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案等。确定邀请对象。从符合条件的供应商中选择不少于3家供应商作为谈判对象。谈判。谈判小组与谈判对象进行谈判，要求其在规定时间内提交报价文件和技术方案。确定成交供应商。谈判小组根据谈判情况，综合考虑报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商。签订合同。与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：提出申请。需求部门应提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、采购理由等。审核。采购部门对单一来源采购申请进行审核，并报公司分管领导审批。重大单一来源采购申请应报采购决策委员会审议通过。公示。在公司内部对单一来源采购情况进行公示，公示期不得少于5个工作日。签订合同。与供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由采购部门、需求部门等相关人员组成，成员不少于3人。确定被询价的供应商名单。从符合条件的供应商中选择不少于3家供应商作为被询价对象。询价。向被询价对象发出询价通知书，要求其在规定时间内提交报价文件。确定成交供应商。询价小组根据报价情况，确定成交供应商。签订合同。与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司采购需求和市场情况，制定供应商开发计划，积极开发新的供应商。2.供应商开发应遵循以下原则：质量优先原则。优先选择产品质量可靠、信誉良好的供应商。成本效益原则。在保证质量的前提下，选择价格合理、成本效益高的供应商。长期合作原则。建立长期稳定的合作关系，共同发展。（二）供应商选择1.采购部门应按照公司采购管理制度和相关标准，对供应商进行选择。供应商选择应综合考虑供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等因素。2.采购部门应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，对供应商进行资格审查。3.采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理情况、售后服务情况等。（三）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、服务等方面。2.采购部门应建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果。对评估不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停采购、限期整改、取消合作等。（四）供应商激励与约束1.公司应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励等。激励措施包括：优先采购。在同等条件下，优先选择表现优秀的供应商。合作机会。给予表现优秀的供应商更多的合作机会。表彰奖励。对表现优秀的供应商进行表彰、奖励。2.公司应建立供应商约束机制，对违反合同约定、产品质量不合格、服务不到位等的供应商进行处罚。约束措施包括：暂停采购。暂停与违规供应商的采购业务。限期整改。要求违规供应商限期整改，整改合格后再恢复采购业务。取消合作。对严重违规的供应商，取消其合作资格。六、采购合同管理（一）合同起草采购部门应根据采购项目情况，起草采购合同草案。采购合同草案应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等内容。（二）合同审核1.采购合同草案应提交公司法律部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.法律部门应重点审核合同的法律条款，确保合同符合法律法规要求。财务部门应重点审核合同的付款方式、结算条款等，确保公司资金安全。（三）合同签订采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。（四）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等信息。2.需求部门应按照合同约定及时验收采购物资或服务，对验收合格的物资或服务办理入库手续，对验收不合格的物资或服务应及时通知采购部门与供应商协商解决。（五）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更或解除合同의，采购部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除合同协议。2.合同变更或解除协议应报公司法律部门、财务部门等相关部门备案。（六）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁、提起诉讼等。2.合同纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据，维护公司合法权益。七、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司采购计划和市场价格情况，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、采购时间等内容。2.采购预算应报公司财务部门审核，经公司分管领导审批后执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.因特殊原因需要调整采购预算的，采购部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，报公司财务部门审核，并经公司分管领导审批。（三）预算控制1.财务部门应加强对采购预算的控制，定期对采购预算执行情况进行检查和分析。2.对超预算采购的项目，财务部门应拒绝付款，并及时向公司领导报告。八、采购风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别内容包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。（二）风险评估采购部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。（三）风险应对1.针对不同类型的采购风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整风险应对策略。九、采购监督与审计（一）内部监