规范印章登记制度

PAGE规范印章登记制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本印章登记制度。本制度旨在确保公司印章的使用安全、规范、有序，防止印章滥用、盗用等风险，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定，不得用于任何违法违规活动。2.安全性原则：建立健全印章保管、使用、登记等管理制度，确保印章安全存放，防止印章遗失、被盗用等情况发生。3.规范性原则：明确印章使用流程和审批权限，严格按照规定程序办理印章使用手续，确保印章使用规范、准确。4.责任性原则：明确印章管理各环节的责任主体，对印章使用不当造成的后果追究相关人员责任。二、印章的种类及用途（一）公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于公司各类重要文件、合同协议、对外函件、报表等的签署。2.使用范围：包括但不限于公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证照的年检、变更；公司对外投资、融资、担保等重大事项的文件签署；公司与外部单位签订的各类合同、协议等。（二）合同专用章1.用途：专门用于公司对外签订合同、协议等经济类文件。2.使用范围：仅限于公司在经营活动中与供应商、客户等签订的各类采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。（三）财务专用章1.用途：用于公司财务核算、资金收付等相关业务。2.使用范围：包括但不限于开具支票、汇票、本票等票据；办理银行账户的开户、销户、变更等手续；进行财务报表的盖章确认等。（四）法定代表人章1.用途：在特定情况下代表法定代表人行使权力。2.使用范围：如办理银行开户预留印鉴、签署法定代表人授权委托书等。（五）部门章1.用途：用于各部门内部文件、资料的盖章确认，代表部门行使一定的管理职能。2.使用范围：如部门内部的通知、报告、工作计划、工作总结等文件的盖章；部门与公司内部其他部门之间的往来文件盖章等。（六）业务专用章1.用途：根据公司业务需要，用于特定业务领域的文件盖章。2.使用范围：如销售业务中的发货单、提货单盖章；售后服务业务中的维修记录单、服务报告盖章等。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，经公司法定代表人或授权负责人审批后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制单位必须严格遵守国家有关印章刻制的法律法规和规定，确保印章刻制质量和安全性。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求，确认无误后填写《印章启用申请表》。2.《印章启用申请表》应包括印章名称、启用日期、使用范围、保管人等信息，经公司法定代表人或授权负责人审批后，方可正式启用。3.印章启用时，行政部门应将印章启用的相关信息通知公司各部门，并在公司内部进行公示，确保全体员工知晓。四、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，每枚印章必须指定一名责任心强、工作认真的人员作为保管人，负责印章的日常保管工作。2.印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、遗失、损坏等情况发生。（二）保管方式1.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管箱内，并实行双人保管制度，即由两名保管人分别持有保险柜或保管箱的钥匙，共同负责印章的保管。2.法定代表人章、部门章、业务专用章等可根据实际情况采用不同的保管方式，但必须确保印章存放安全、便于使用和管理。（三）保管场所1.印章保管场所应具备安全防范设施，如监控设备、报警装置等，确保印章存放环境安全。2.印章保管场所应保持清洁、干燥，防止印章受潮、生锈等情况发生。（四）保管人职责1.负责印章的日常保管工作，确保印章存放安全，未经批准不得擅自将印章带出保管场所。2.严格按照印章使用流程和审批权限办理印章使用手续，对不符合规定的印章使用申请有权拒绝，并及时向上级报告。3.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。五、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明印章使用的事由、文件名称、文号、使用时间、使用范围等信息，并签字确认。2.审批：《印章使用申请表》应按照公司规定的审批权限进行审批，审批人应认真审核申请内容，确保印章使用的合法性、合理性和必要性。3.用印：经审批同意后，印章保管人应按照审批意见在规定的文件或材料上加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行登记，登记内容包括印章名称、使用日期、使用文件名称、文号、申请人、审批人等信息。4.存档：印章使用完毕后，印章保管人应将《印章使用申请表》、《印章使用登记表》等相关文件进行整理归档，以备查阅。（二）审批权限1.公章：涉及公司重大事项、对外投资、融资、担保等文件的盖章，须经公司法定代表人审批；其他一般性文件的盖章，可根据公司授权由公司分管领导或相关部门负责人审批。2.合同专用章：公司对外签订的各类合同、协议等经济类文件的盖章，根据合同金额大小设定不同的审批权限。合同金额在[X]万元以下的，由公司分管领导审批；合同金额在[X]万元以上的，须经公司法定代表人审批。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关业务的盖章，由公司财务负责人审批。4.法定代表人章：使用法定代表人章时，须经法定代表人本人同意或授权。5.部门章：部门内部文件、资料的盖章，由部门负责人审批。6.业务专用章：根据业务需要使用业务专用章时，由相关业务部门负责人审批。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。2.印章使用必须与审批内容一致，不得擅自更改印章使用的文件名称、文号、使用范围等信息。3.未经公司书面授权许可，任何部门和个人不得将公司印章携带外出使用。如因特殊情况确需携带外出使用的，必须经公司法定代表人或授权负责人批准，并采取必要的安全防范措施，确保印章安全。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，经公司法定代表人或授权负责人审批后，方可正式停用。2.印章停用后，行政部门应及时通知公司各部门，并收回停用印章，统一进行保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用日期、销毁原因等信息，经公司法定代表人或授权负责人审批后，方可进行销毁。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行现场监督，并由参与销毁的人员签字确认。3.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、销毁记录等相关文件进行整理归档，以备查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况、印章使用流程的规范性、印章保管的安全性等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司行政部门应加强对印章管理工作的日常监督检查，定期对印章保管人进行培训和考核，确保印章管理工作规范、有序。（二）外部监督1.积极接受公安机关等相关部门的监督检查，配合做好印章管理的各项工作，确保公司印章管理符合国家法律法规和行业标准的要求。2.对于涉及公司重大事项的印章使用情况，可邀请外部律师或专业机构进行审查和监督，确保印章使用的合法性和合规性。八、责任追究（一）责任界定1.因印章保管人保管不善，导致印章遗失、被盗用等情况发生，给公司造成损失的，由印章保管人承担相应的赔偿责任。2.因印章使用人违反印章使用流程和审批权限，擅自使用印章，给公司造成损失的，由印章使用人承担相应的赔偿责任。3.因审批人审核不严，导致印章使用不当，给公司造成损失的，由审批人承担相应的责任。（二）追究方式1.根据责任大小和造成损失的程度，对相关责任人