经信局档案管理制度规范

PAGE经信局档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强经信局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在经信工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于经信局机关各科室、下属事业单位及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则经信局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，对全局各类档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.真实性原则档案应如实反映经信工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集和整理经信工作中形成的各种文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为经信工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立经信局档案管理领导小组，由局主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各科室负责人为成员。领导小组负责审定档案管理工作规划、制度和标准，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室办公室作为经信局档案管理的具体执行部门，负责档案管理的日常工作，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。5.按照规定的期限和范围，对档案进行鉴定和销毁，确保档案质量。6.负责档案信息资源的开发利用，为经信工作提供档案查阅、借阅等服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。（三）各科室及下属事业单位1.各科室及下属事业单位应指定专人负责本科室（单位）档案的收集、整理和移交工作，确保本科室（单位）档案的完整和及时归档。2.严格按照档案管理规定，做好本科室（单位）档案的日常保管和利用工作，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极配合办公室做好档案管理的各项工作，及时提供档案管理所需的资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围经信局档案收集范围包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的与经信工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类政策文件、规划计划、工作方案、规章制度等。3.本局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局在履行职责过程中形成的各类业务文件，如项目申报、审批文件，企业调研报告，经济运行分析报告等。5.本局与其他单位签订的合同、协议、合作意向书等。6.本局工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。7.本局开展的各类活动的文件材料，如培训、调研、考察等。8.本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。9.其他与经信工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.对本局形成的文件材料，承办科室应在文件办理完毕后及时收集整理，定期移交办公室。3.对上级机关下发的文件，办公室应及时签收、登记，并按照要求进行传阅和办理，办理完毕后及时归档。4.对本局与其他单位签订的合同、协议等重要文件，承办科室应在签订后及时将原件移交办公室归档，并留存复印件供工作使用。（三）整理方法1.分类经信局档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：按照文件形成的年度进行划分。保管期限：分为永久、定期（30年、10年）。机构（问题）：根据本局内部机构设置和工作职能，分为综合类、经济运行类、产业发展类、信息化推进类、中小企业服务类等类别。2.编号对每一份档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号格式为：年度+保管期限代码+流水号，如“2023Y001”表示2023年形成的永久保管档案，流水号为001。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药、防鼠板等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，做到排列有序，便于查找。2.同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.档案上架应整齐美观，不得随意堆放，确保档案的安全和完整。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责和工作流程。2.库房管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题应及时采取措施进行处理。3.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好库房的清洁卫生工作，定期打扫库房，保持库房整洁。5.非库房管理人员未经允许不得进入库房，库房管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。五、档案的利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到办公室查阅。2.外单位人员查阅本局档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本局分管领导签字同意后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经本局主要领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行查阅，未经批准不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在办公室指定的查阅地点进行查阅，不得将档案带出查阅地点。2.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。如需复印档案，应经办公室同意，并按照规定进行登记。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还办公室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅规定1.本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到办公室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.外单位人员借阅本局档案的，按照查阅程序办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应经本局分管领导批准。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如档案在借阅期间发生损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅人员借阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案借阅登记表》上签字确认。办公室应认真检查归还的档案是否完整无损，如有问题应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提、便于利用的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。（二）鉴定组织成立经信局档案鉴定工作小组，由办公室牵头，各科室负责人及档案管理人员参加。鉴定工作小组负责对本局档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定方法1.逐件审查档案内容，分析档案的现实利用价值和历史保存价值。2.参考档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行重点审查。3.结合本局工作实际，对一些特殊时期或重要工作形成的档案进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报局分管领导审批。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关材料归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立经信局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描1.对本局重要的纸质档案进行数字化扫描，扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求。2.扫描后的电子档案应进行分类存储，建立相应的索引目录，便于查询和利用。（三）信息系统应用1.利用档案管理信息系统对档