规范招待用品管理制度

PAGE规范招待用品管理制度一、总则（一）目的为加强公司招待用品管理，规范招待用品的采购、使用、保管等行为，确保招待用品的合理使用，控制费用支出，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在业务招待活动中涉及的招待用品管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保招待用品管理活动合法合规。2.必要性原则：招待用品的使用应基于业务需要，避免铺张浪费。3.预算控制原则：根据公司年度预算安排，合理控制招待用品费用支出。4.统一管理原则：招待用品实行统一采购、统一保管、统一调配，提高资源利用效率。二、招待用品的范围及标准（一）招待用品范围1.餐饮类：包括茶叶、咖啡、饮料、水果、点心等。2.烟酒类：香烟、白酒、红酒等。3.用品类：一次性纸杯、纸巾、打火机、烟灰缸等。4.礼品类：根据业务需要，经审批后可采购具有一定纪念意义的礼品用于招待活动。（二）招待用品标准1.餐饮标准一般业务招待：茶水可选用中等档次茶叶，咖啡、饮料按需配备；水果、点心根据招待人数适量准备，人均费用控制在[X]元以内。重要业务招待：可选用较高档次茶叶、咖啡等饮品；水果、点心种类丰富，品质优良，人均费用控制在[X]元以内。2.烟酒标准香烟：一般业务招待可选用[品牌及档次]香烟；重要业务招待可选用[品牌及档次]香烟。白酒：根据招待对象及场合，一般选用[品牌及档次]白酒；重要业务招待可选用[品牌及档次]白酒。红酒根据实际情况合理配备。3.用品标准一次性纸杯、纸巾、打火机、烟灰缸等用品选用质量合格、价格适中的产品，确保满足基本使用需求。4.礼品标准礼品应与公司形象和业务需求相匹配，价值适中，一般每份礼品价值控制在[X]元以内。具体礼品的选择需经相关领导审批。三、采购管理（一）采购计划1.各部门根据业务招待需求，提前制定招待用品采购计划，注明所需用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政部门。2.行政部门汇总各部门采购计划，结合库存情况，编制公司月度招待用品采购计划。采购计划应明确采购时间、采购预算等内容。（二）采购渠道1.优先选择与公司长期合作、信誉良好的供应商进行采购。行政部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、产品质量、价格、售后服务等情况。2.对于新的采购项目，行政部门应通过市场调研、询价等方式，选择至少三家供应商进行比较，确保采购产品的性价比最优。（三）采购流程1.采购人员根据批准的采购计划，向选定的供应商发送采购订单，明确采购产品的规格、数量、价格、交货时间等要求。2.供应商应按照采购订单要求及时组织生产和发货。采购人员负责跟踪订单执行情况，确保按时到货。3.货物到货后，采购人员应会同仓库管理人员进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量等是否符合采购订单要求。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。4.验收合格后，仓库管理人员办理入库手续，将招待用品妥善保管。采购人员根据发票及验收单办理报销手续。四、使用管理（一）领用程序1.各部门因业务招待需要领用招待用品时，应填写《招待用品领用申请表》，注明领用日期、领用部门、领用人、招待事由、所需用品名称及数量等信息，并经部门负责人签字批准。2.《招待用品领用申请表》提交至行政部门，行政部门根据库存情况进行审核。如库存充足，行政部门予以批准，并通知仓库管理人员发放；如库存不足，行政部门应及时安排采购。3.仓库管理人员根据批准的《招待用品领用申请表》发放招待用品，并做好发放记录。发放记录应包括领用日期、领用部门、领用人、用品名称及数量等信息。（二）使用标准1.招待用品应严格按照规定的标准使用，不得超标准、超范围使用。2.在业务招待活动中，应根据招待对象的人数、身份、招待规格等合理安排招待用品，避免浪费。3.招待用品的使用应遵循节约原则，提倡按需取用，剩余用品应及时退回仓库。（三）招待记录1.各部门在进行业务招待活动后，应及时填写《业务招待记录单》，记录招待日期、招待对象、招待事由、招待地点、招待用品使用情况及费用支出等信息。2.《业务招待记录单》应经部门负责人签字确认后，定期提交至行政部门备案。行政部门负责对业务招待记录进行整理和分析，以便掌握招待用品使用情况及费用支出情况。五、保管管理（一）仓库管理1.公司设立专门的招待用品仓库，仓库应保持通风、干燥、整洁，确保招待用品的质量不受影响。2.仓库管理人员应建立招待用品库存台账，详细记录招待用品的入库、出库、库存数量等信息。库存台账应定期与财务部门进行核对，确保账实相符。3.招待用品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。对于易损、易变质的招待用品，应采取相应的防护措施，确保其质量安全。（二）盘点清查1.行政部门应定期组织对招待用品进行盘点清查，盘点清查周期为[X]个月。盘点清查内容包括招待用品的数量、质量、存放位置等。2.盘点清查结束后，仓库管理人员应编制《招待用品盘点报告》，详细记录盘点结果。如发现账实不符情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.对于盘盈或盘亏的招待用品，仓库管理人员应填写《招待用品盘盈/盘亏处理申请表》，经行政部门负责人审核后，报公司领导批准。批准后，仓库管理人员根据处理结果调整库存台账。六、费用管理（一）预算编制1.公司财务部门应根据公司年度业务发展规划及招待用品使用情况，编制年度招待用品费用预算。年度招待用品费用预算应报公司领导审批后执行。2.招待用品费用预算应明确各项费用的明细及金额，并根据实际情况进行合理分配。预算编制应充分考虑业务招待的需求及费用控制要求。（二）费用报销1.招待用品采购费用报销时，采购人员应提供合法有效的发票、采购订单、验收单等凭证，并按照公司财务报销制度进行审批报销。2.各部门在业务招待活动中实际发生的招待用品费用，应在《业务招待记录单》中详细记录，并按照公司财务报销制度进行报销。报销时，应提供相关的发票、清单等凭证，经部门负责人签字、财务审核、公司领导审批后报销。3.财务部门应加强对招待用品费用报销的审核，确保费用支出真实、合理、合规。对于不符合规定的报销申请，财务部门有权拒绝报销。（三）费用控制1.公司应严格控制招待用品费用支出，确保费用支出不超过年度预算。财务部门应定期对招待用品费用进行统计分析，及时发现费用支出异常情况，并采取相应的措施进行控制。2.如因业务发展需要，确需增加招待用品费用预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。经批准后，方可调整预算。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对招待用品管理制度的执行情况进行审计监督，检查招待用品的采购、使用、保管、费用报销等环节是否符合规定。2.行政部门应加强对招待用品使用情况的日常监督检查，及时发现和纠正违规行为。对于违反本制度的部门和个人，应责令其限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）违规处理1.对于违反招待用品管理制度的行为，公司将视情节轻重给予以下处罚：警告：对于初次违规且情节较轻的行为，给予警告处分。罚款：对于违规情节较重，造成一定经济损失或不良影响的行为，处以[X]元以上[X]元以下的罚款。辞退：对于严重违规，给公司造成重大经济损失或恶劣影响的行为，予