吉利规章制度会议规范

PAGE吉利规章制度会议规范一、总则（一）目的为了确保吉利公司各类会议的高效、有序进行，明确会议组织、参与各方的职责与行为规范，提高会议质量，特制定本会议规范。本规范旨在保障会议能够充分发挥沟通信息、协调工作、决策制定等重要作用，促进公司各项业务的顺利开展，符合公司整体运营和发展的需求，同时遵循国家法律法规以及行业通行标准。（二）适用范围本规范适用于吉利公司内部召开的各类正式会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目专项会议等。所有参与吉利公司会议的人员，包括会议组织者、参会人员、记录人员等，均应遵守本规范。（三）会议基本原则1.合法性原则：会议的组织、召开及相关决策必须符合国家法律法规的要求，确保公司运营活动在法律框架内进行。2.高效性原则：会议应围绕明确的主题展开，精简流程，提高效率，避免冗长、无效的讨论，确保会议能够在规定时间内达成预期目标。3.规范性原则：会议的组织、议程安排、参会人员职责等应遵循统一规范，保证会议的有序进行，维护公司正常的工作秩序。4.沟通透明原则：会议过程中应保持充分的沟通与信息共享，确保参会人员能够全面了解会议相关内容，避免信息不对称导致的工作延误或误解。二、会议组织规范（一）会议发起1.发起主体：公司各级管理人员、职能部门、项目团队负责人等均可根据工作需要发起会议。发起会议应明确会议的必要性和预期目标，确保会议能够解决实际问题或推动工作进展。2.发起流程：会议发起者应填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员范围、会议议程、预计时长等信息。申请表应提交至公司行政部门或相关会议管理机构进行审核。审核通过后，由行政部门负责协助安排会议场地、通知参会人员等相关事宜。（二）会议筹备1.议程制定：会议发起者应根据会议主题和目标，精心制定会议议程。议程应清晰列出会议的各项议题、讨论顺序及时间安排，确保会议内容紧凑、有序。重要议题应给予足够的讨论时间，避免议程安排过于仓促。2.资料准备：根据会议议程，准备相关会议资料，如汇报材料、数据报表、文件草案等。资料应内容准确、简洁明了，能够支持会议讨论和决策。提前将资料分发给参会人员，以便其提前熟悉会议内容，提高会议效率。3.场地安排：行政部门应根据会议规模和性质，合理安排会议场地。场地应具备良好的通风、照明条件，音响、投影等设备齐全且运行正常。确保会议场地的环境整洁、舒适，为参会人员提供良好的会议环境。4.人员通知：按照会议申请表确定的参会人员范围，及时、准确地通知参会人员会议的时间、地点、议程等信息。通知方式可根据实际情况选择邮件、短信、内部办公系统等。对于重要会议，应提前提醒参会人员做好准备，确保其按时参加会议。（三）会议通知1.通知内容：会议通知应包含会议的基本信息，如主题、时间、地点、议程、参会人员要求等。如有需要，还应附上相关会议资料。通知应语言简洁、明确，避免产生歧义。2.通知时间：一般情况下，常规会议应提前[X]个工作日通知参会人员；重要紧急会议应根据实际情况尽快通知，确保参会人员有足够的时间准备。对于临时召开的会议，也应提前[X]小时通知参会人员，但需明确说明会议的紧急性和重要性。3.确认回复：要求参会人员在收到会议通知后及时进行回复确认，说明是否能够参加会议。对于不能参加会议的人员，应要求其提前请假，并说明原因。会议组织者应及时统计参会人员的回复情况，对于未按时回复或无故缺席的人员，应进行适当提醒或采取相应措施。三、参会人员规范（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知的时间准时到达会议场地。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假，并说明预计到达时间。2.会议开始后，迟到[X]分钟以上的参会人员，应向会议组织者和其他参会人员说明迟到原因，并在会议记录中予以注明。对于无故迟到且未提前请假的人员，会议组织者有权进行批评教育，并可根据公司相关规定进行相应处理。（二）准备充分1.参会人员应提前熟悉会议议程和相关资料，对会议讨论的内容有初步的了解和思考。如有需要，可提前准备相关的发言材料或问题，以便在会议中能够积极参与讨论，提供有价值的意见和建议。2.对于涉及专业领域的会议，参会人员应具备相应的专业知识和技能，能够准确理解和分析会议相关问题，并发表专业、合理的观点。（三）专注会议1.会议期间，参会人员应保持专注，认真听取他人发言，不得随意打断或干扰他人。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地表达自己的观点和看法。2.禁止在会议期间从事与会议无关的活动，如玩手机、看报纸、聊天等。将手机调至静音或关机状态，如有紧急情况需要处理，应尽量避免影响会议进行，并在会后及时处理。（四）积极发言1.参会人员应积极参与会议讨论，根据自己的职责和专业知识，发表真实、客观的意见和建议。鼓励提出创新性的想法和解决方案，以促进公司业务的发展和改进。2.发言应简洁明了、重点突出，避免冗长、模糊或无关紧要的表述。对于重要观点和建议，应提供充分的论据和支持材料，以便其他参会人员能够更好地理解和评估。（五）尊重他人1.在会议讨论过程中，应尊重他人的意见和观点，不得进行人身攻击或恶意诋毁。对于不同意见和观点，应通过理性的讨论和交流来寻求共识或解决方案。2.注意语言文明，避免使用粗俗、冒犯性的语言。保持良好的会议氛围，促进参会人员之间的和谐沟通与合作。四、会议主持规范（一）开场介绍1.会议主持人应提前到达会议场地，做好会前准备工作。会议开始时，主持人应简要介绍会议的主题、目的、议程安排以及参会人员等基本信息，确保参会人员对会议有清晰的了解。2.强调会议的纪律和注意事项，如手机静音、发言规范等，营造良好的会议氛围。（二）引导讨论1.按照会议议程，有序引导会议讨论。主持人应把控会议节奏，确保每个议题都能得到充分的讨论，但又不出现时间过长或偏离主题的情况。2.鼓励参会人员积极发言，对于发言积极的人员给予适当的肯定和鼓励；对于发言较少或偏离主题的人员，应及时进行引导和提醒，确保会议讨论围绕主题展开。（三）控制时间1.严格按照会议议程安排的时间进行会议，对每个议题的讨论时间进行合理控制。当某个议题讨论时间接近预设时长时，主持人应及时提醒参会人员注意时间，并引导会议进入下一议题。2.对于重要议题或讨论激烈的环节，如需要延长时间，主持人应根据实际情况灵活调整后续议程安排，并及时向参会人员说明情况，确保会议能够顺利完成各项议程。（四）总结归纳1.在每个议题讨论结束后，主持人应及时进行总结归纳，梳理讨论的主要观点、达成的共识以及存在的分歧等内容。总结应客观、准确，能够清晰反映会议讨论的成果。2.对于存在的分歧，主持人应引导参会人员进一步分析原因，寻求解决方案或明确下一步的工作方向。（五）会议收尾1.在会议所有议程结束后，主持人应对会议进行全面总结，回顾会议的主要内容、达成的决策以及下一步的工作安排等。总结应简洁明了，重点突出，确保参会人员对会议结果有清晰的认识。2.感谢参会人员的参与和支持，宣布会议结束。五、会议记录规范（一）记录人员职责1.会议记录人员应提前到达会议场地，准备好会议记录所需的工具，如笔记本、录音设备（经会议组织者同意）等。2.负责准确、完整地记录会议内容，包括会议主题、议程、发言要点、讨论结果、决策事项等。记录应忠实反映会议实际情况，不得遗漏重要信息或擅自修改内容。（二）记录要求1.内容准确：记录人员应认真听取会议发言，准确记录每个人的观点和意见。对于重要数据、关键决策等信息，应确保记录无误。如有疑问，应及时向发言者核实。2.表述清晰：记录内容应条理清晰、逻辑连贯，便于日后查阅和理解。采用规范的语言和格式进行记录，避免使用模糊、歧义的表述。3.重点突出：突出会议的重点内容，如重要决策、工作安排、问题解决方案等。对于一般性的讨论和交流内容，可进行简要记录或省略。（三）记录方式1.手工记录：可采用笔记本进行手工记录，记录时应注意字迹工整、清晰。记录完成后，应及时整理笔记，确保内容完整、准确。2.电子记录：经会议组织者同意，可使用电子设备进行记录，如电脑、手机等。使用电子记录时，应确保设备电量充足、存储空间足够，并提前安装好记录所需的软件或应用程序。记录完成后，应及时将电子记录文件进行备份，并妥善保存。（四）记录整理1.会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，补充完善遗漏的信息，核对记录的准确性。整理后的会议记录应形成规范的文档格式，如Word文档、Excel表格等。2.在整理过程中，对会议讨论的结果、决策事项等内容应进行明确标注，以便于查阅和跟踪。对于会议中提出的问题和建议，应进行分类整理，并注明责任人和完成时间（如有明确要求）。（五）记录保存与查阅1.整理后的会议记录应按照公司档案管理规定进行保存，保存期限根据公司相关制度执行。一般情况下，重要会议记录应长期保存，以便为公司后续的工作决策、业务开展等提供参考依据。2.公司内部人员如需查阅会议记录，应按照公司规定的流程进行申请。经批准后，方可查阅相关会议记录。查阅过程中，应遵守公司的保密规定，不得擅自复制、传播会议记录内容。六、会议决策与执行规范（一）决策形成1.对于会议讨论的重要事项，应根据讨论结果及时形成决策。决策应明确、具体，具有可操作性。决策内容应包括决策事项、决策依据、执行部门、责任人、完成时间等关键要素。2.决策形成过程中，如存在不同意见，应充分进行讨论和协商，尽量达成共识。如无法达成共识，可根据公司决策机制进行表决或由上级领导进行裁决。（二）决策传达1.会议结束后，会议组织者应及时将会议决策传达给相关执行部门和责任人。传达方式可采用会议纪要、邮件、内部办公系统发布等形式，确保决策信息准确、及时地传达给相关人员。2.在传达决策时，应明确决策的具体内容、要求和时间节点，确保执行人员能够清楚了解工作任务和目标。同时，应要求执行人员对决策内容进行确认，如有疑问及时沟通。（三）执行跟踪1.执行部门和责任人应按照会议决策要求，制定详细的工作计划和实施方案，并认真组织实施。在执行过程中，应定期向会议组织者或相关领导汇报工作进展情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。2.会议组织者或相关领导应建立决策执行跟踪机制，对决策执行情况进行定期检查和评估。通过听取汇报、实地调研、查阅资料等方式，了解决策执行的实际效果，及时发现并解决执行过程中存在的问题。对于执行不力的情况，应按照公司相关规定进行督促整改或追究责任。（四）决策调整1.在决策执行过程中，如因客观情况发生变化或发现决策存在不合理之处，需要对决策进行调整，执行部门或责任人应及时向会议组织者或相关领导提出调整建议。2.会议组织者或相关领导应根据实际情况，组织相关人员对调整建议进行评估和论证。如确需调整决策，应按照规定的程序进行决策变更，并及时将调整后的决策传达给相关执行部门和责任人，确保工作能够顺利进行。七、会议保密规范（一）保密范围1.会议过程中涉及的公司商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等敏感信息均属于保密范围。包括但不限于未公开的业务数据、产品研发资料、市场策略、财务报表、员工薪酬福利等内容。2.会议讨论的尚未正式公布的决策事项、工作安排以及内部讨论的意见和建议等，在未得到公司正式授权之前，也应严格保密。（二）保密措施1.参会人员应严格遵守公司的保密制度，不得擅自将会议保密信息泄露给公司外部人员或无关人员。在会议期间，不得私自记录、复制、传播保密信息。2.会议组织者应根据会议内容的敏感程度，合理确定参会人员范围，并对参会人员进行保密提醒。对于涉及重要保密信息的会议，可与参会人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.会议场地应具备一定保密条件，如限制无关人员进入、对会议资料进行妥善保管等。会议结束后，应及时清理会议场地，确保保密信息不被遗留或泄露。（三）违规处理1.如发现参会人员违反会议保密规范，泄露保密信息，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、解除劳动合同等