培训机构行政制度手册

PAGE培训机构行政制度手册一、总则（一）目的本制度手册旨在规范培训机构的行政管理工作，确保各项行政事务有序开展，提高工作效率，保障机构的正常运营，为教学、培训等核心业务提供有力支持，促进培训机构的持续发展。（二）适用范围本制度适用于本培训机构全体员工，包括管理人员、教师、行政人员、后勤人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及教育行业相关标准，确保各项行政工作合法合规。2.规范性原则：明确各项行政工作流程和标准，做到有章可循、规范操作。3.高效性原则：优化行政工作流程，提高工作效率，降低运营成本，以实现资源的有效配置。4.服务性原则：行政部门以服务教学、服务员工、服务学员为宗旨，提供优质、高效的服务。二、组织架构与职责（一）组织架构[详细绘制培训机构的组织架构图，包括行政部门、教学部门、市场部门、财务部门等主要部门及其层级关系]（二）行政部门职责1.行政管理负责制定和完善培训机构的行政管理制度，并监督执行。组织协调机构内部的各项行政工作，确保各部门之间的工作衔接顺畅。负责机构各类文件、档案的管理，包括文件的起草、审核、印发、归档等工作。2.人力资源支持协助制定人力资源规划，参与人员招聘、培训、考核、薪酬福利等工作。负责员工考勤管理，统计员工出勤情况，处理请假、迟到、早退等考勤问题。组织员工培训与发展活动，提升员工综合素质和业务能力。3.后勤保障负责办公场地的租赁、装修、维护与管理，确保办公环境安全、舒适。管理机构的固定资产，包括设备采购、登记、盘点、报废等工作。负责机构的物资采购、库存管理，保障教学、办公物资的及时供应。维护机构的水电、网络、消防等设施设备，确保正常运行。4.对外联络负责与政府相关部门、行业协会等保持沟通与联系，办理各类审批、备案等手续。接待来访客人，安排会议、活动等接待工作，维护机构良好形象。协调处理机构与周边单位、社区等的关系，营造和谐的外部环境。三、行政工作流程与规范（一）文件管理1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应主题明确、逻辑清晰、语言规范。涉及重要事项、政策法规等文件需经部门负责人审核后提交行政部门。2.文件审核行政部门对提交的文件进行格式、内容等方面的审核，确保文件符合规范要求。对于涉及多部门或重要决策的文件，组织相关部门进行会审，提出修改意见。3.文件印发审核通过的文件由行政部门编号、排版，按照规定的印发范围进行印发。文件印发后，及时将纸质文件分发给相关部门，并通过内部办公系统等方式发送电子文件。4.文件归档文件印发后，行政部门负责将文件的纸质版和电子版进行归档保存。归档文件应按照分类标准进行整理，便于查询和使用。（二）会议管理1.会议计划行政部门定期收集各部门的会议需求，制定年度、季度、月度会议计划。会议计划应明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关部门。2.会议筹备根据会议计划，行政部门负责会议场地的预订、设备调试、资料准备等筹备工作。对于重要会议，提前准备会议议程、发言稿，并通知参会人员做好准备。3.会议组织会议开始前，行政部门负责签到、引导参会人员就座等工作。会议期间，做好会议记录，记录会议讨论内容、决议事项等。4.会议纪要会议结束后，行政部门及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员。会议纪要应明确会议主要内容、决议事项、责任部门和完成时间等。（三）办公用品管理1.需求申报各部门根据工作需要填写办公用品需求申请表，注明用品名称、规格、数量等信息。需求申请表经部门负责人审核后提交行政部门。2.采购审批行政部门对办公用品需求进行汇总，根据库存情况填写采购申请单。采购申请单经行政部门负责人审核、财务部门审批后进行采购。3.采购执行行政部门按照审批后的采购申请单进行采购，选择合格的供应商，确保用品质量和价格合理。采购过程中，做好采购记录，包括供应商信息、采购物品明细、采购金额等。4.入库管理采购的办公用品到货后，行政部门负责验收，核对物品的规格、数量、质量等。验收合格的办公用品办理入库手续，填写入库单，登记库存台账。5.领用发放各部门员工凭领用申请表到行政部门领取办公用品。行政部门根据库存情况进行发放，并在领用申请表上签字确认。6.库存盘点行政部门定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏情况，及时查明原因，进行相应处理。（四）固定资产管理1.资产购置各部门根据工作需要填写固定资产购置申请表，注明资产名称、规格、数量、预算等信息。申请表经部门负责人、行政部门审核、财务部门审批后进行购置。2.资产验收固定资产到货后，行政部门组织相关部门进行验收，核对资产的规格、数量、质量等。验收合格的资产办理入库手续，填写固定资产卡片，登记固定资产台账。3.资产使用各部门负责本部门固定资产的日常使用和保管，确保资产安全、正常运行。员工应爱护固定资产，如发现资产损坏或故障，及时通知行政部门维修。4.资产折旧财务部门按照规定的折旧方法和折旧年限对固定资产进行折旧计提。行政部门定期与财务部门核对固定资产折旧情况。5.资产处置对于闲置、报废的固定资产，由使用部门提出处置申请，经行政部门审核、财务部门审批后进行处置。固定资产处置应按照规定的程序进行，如拍卖、报废等，并做好处置记录。（五）考勤管理1.考勤记录员工应严格遵守培训机构的工作时间，按时上下班。各部门负责人负责本部门员工的考勤记录，可采用打卡、签到表等方式进行记录。2.请假制度员工因事、因病需要请假，应提前填写请假申请表，注明请假原因、天数等信息。请假申请表经部门负责人审批后提交行政部门备案。请假天数在[X]天以内的，由部门负责人审批；超过[X]天的，需经行政部门负责人审批。3.迟到、早退处理员工迟到、早退[X]分钟以内的，每月累计不超过[X]次的，给予口头警告。迟到、早退超过[X]分钟的，每次扣除相应的绩效分数。迟到、早退累计达到[X]次以上的，按照旷工处理。4.旷工处理旷工一天扣除当天工资的[X]倍，并扣除相应的绩效分数。连续旷工[X]天或累计旷工[X]天以上的，视为自动离职，解除劳动合同。四、人力资源管理支持（一）人员招聘1.招聘计划根据培训机构的发展需求和岗位空缺情况，行政部门协助制定人员招聘计划。招聘计划应明确招聘岗位、人数、任职要求、招聘时间等信息。2.招聘渠道通过招聘网站、人才市场、校园招聘、内部推荐等多种渠道发布招聘信息。维护与招聘渠道的合作关系，确保招聘信息的有效传播。3.简历筛选收集应聘人员的简历，行政部门根据招聘岗位要求进行初步筛选。将筛选后的简历推荐给用人部门进行面试。4.面试组织行政部门负责组织面试工作，包括面试时间、地点的安排，面试人员的通知等。协助用人部门进行面试，记录面试过程和结果。（二）培训与发展1.培训需求调研定期开展培训需求调研，了解员工的培训需求和职业发展规划。收集各部门的培训需求信息，整理分析后制定年度培训计划。2.培训计划制定根据培训需求调研结果，行政部门制定年度培训计划，明确培训课程、培训时间、培训地点、培训师资等信息。培训计划经行政部门负责人审核、机构领导审批后组织实施。3.培训实施按照培训计划组织开展各类培训活动，包括内部培训、外部培训、在线学习等。培训过程中，做好培训记录，包括培训内容、培训时间、培训人员等信息。4.培训效果评估培训结束后，通过考试、问卷调查、实际操作等方式对培训效果进行评估。根据培训效果评估结果，总结经验教训，为后续培训改进提供参考。（三）绩效考核1.考核指标制定行政部门协助各部门制定绩效考核指标，确保考核指标科学合理、具有可操作性。绩效考核指标应包括工作业绩、工作态度、工作能力等方面。2.考核周期绩效考核周期分为月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要考核员工的日常工作表现，季度考核和年度考核综合考核员工的季度和年度工作业绩。3.考核实施各部门负责人按照绩效考核指标对本部门员工进行考核，填写绩效考核表。行政部门负责收集、汇总绩效考核表，进行数据统计和分析。4.考核结果应用根据绩效考核结果，对员工进行相应的奖励和惩罚，如绩效奖金发放、晋升、调岗等。行政部门将绩效考核结果反馈给员工，并与员工进行沟通，帮助员工改进工作。（四）薪酬福利管理1.薪酬核算行政部门协助财务部门进行员工薪酬核算，确保薪酬计算准确无误。薪酬核算应包括基本工资、绩效工资、奖金、补贴等部分。2.薪酬发放财务部门按照规定的时间和方式发放员工薪酬。行政部门负责通知员工薪酬发放情况，解答员工关于薪酬的疑问。3.福利管理行政部门负责管理培训机构的福利政策，包括五险一金缴纳、节日福利、生日福利、培训福利等。及时向员工传达福利政策信息，办理相关福利手续。五、后勤保障管理（一）办公场地管理1.场地租赁根据培训机构的发展需求，行政部门负责办公场地的租赁工作。选择合适的办公场地，签订租赁合同，明确租赁期限、租金、押金等条款。2.场地装修负责办公场地的装修设计和施工管理，确保装修符合机构的形象和功能需求。监督装修工程质量，控制装修成本，确保装修工程按时完成。3.场地维护定期对办公场地进行检查和维护，及时发现和处理场地设施设备的问题。协调物业等相关部门，做好场地的环境卫生、安全保卫等工作。（二）设施设备管理1.设备采购根据教学、办公需要，行政部门负责设施设备的采购工作。制定设备采购计划，选择合格的供应商，确保设备质量和性能符合要求。2.设备登记设备到货后，行政部门负责进行设备登记，填写设备台账，注明设备名称、规格、型号、购置时间、使用部门等信息。3.设备使用与维护各部门负责本部门设备的日常使用和维护，确保设备正常运行。行政部门定期组织设备维护保养工作，安排专业人员对设备进行维修和保养。4.设备盘点行政部门定期对设施设备进行盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏情况，及时查明原因，进行相应处理。（三）物资采购与库存管理1.物资采购计划各部门根据工作需要填写物资采购申请表，注明物资名称、规格、数量、预算等信息。申请表经部门负责人审核后提交行政部门。2.采购审批行政部门对物资采购需求进行汇总，根据库存情况填写采购申请单。采购申请单经行政部门负责人审核、财务部门审批后进行采购。3.采购执行行政部门按照审批后的采购申请单进行采购，选择合格的供应商，确保物资质量和价格合理。采购过程中，做好采购记录，包括供应商信息、采购物品明细、采购金额等。4.入库管理采购的物资到货后，行政部门负责验收，核对物资的规格、数量、质量等。验收合格的物资办理入库手续，填写入库单，登记库存台账。5.领用发放各部门员工凭领用申请表到行政部门领取物资。行政部门根据库存情况进行发放，并在领用申请表上签字确认。6.库存盘点行政部门定期对物资库存进行盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏情况，及时查明原因，进行相应处理。（四）安全管理1.安全制度制定行政部门制定培训机构的安全管理制度，明确安全责任、安全措施等内容。安全管理制度应包括消防安全、用电安全、网络安全、食品安全等方面。2.安全培训与教育定期组织员工进行安全培训与教育，提高员工的安全意识和安全技能。安全培训内容应包括安全知识、安全操作规程、应急处理等方面。3.安全检查