规范资金结算支付制度

PAGE规范资金结算支付制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司资金结算支付流程，确保资金安全、准确、及时地流转，保障公司正常运营，维护公司及相关方的合法权益，防范资金风险，提高资金使用效率。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有资金往来的所有供应商、客户等相关单位。（三）基本原则1.合法性原则资金结算支付活动必须严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及公司内部规章制度，确保各项操作合法合规。2.准确性原则结算支付信息应准确无误，包括金额、收款人、付款人、支付方式等关键要素，避免因信息错误导致资金损失或业务延误。3.及时性原则按照业务需求和约定时间及时办理资金结算支付，不得无故拖延，确保资金流转顺畅，维护公司良好的商业信用。4.安全性原则采取有效措施保障资金安全，防止资金被盗取、挪用、诈骗等风险，确保资金在各个环节的可控性。5.授权审批原则所有资金结算支付业务均需经过严格的授权审批流程，明确各级审批权限，确保资金使用的合理性和必要性。二、资金结算支付流程（一）支付申请1.业务部门发起各业务部门在发生资金结算支付业务时，应填写《资金支付申请表》，详细注明支付事由、收款单位名称、账号、开户银行、支付金额、支付方式等信息，并附上相关业务合同、发票、审批文件等支持性资料。2.审核要点支付事由是否真实、合理，与公司业务实际相符。收款单位信息是否准确无误，避免因信息错误导致资金支付错误。支付金额是否与合同约定或业务实际发生额一致，如有差异需说明原因。相关支持性资料是否齐全、有效，符合公司财务及业务管理要求。（二）部门初审1.业务部门负责人审核业务部门负责人对本部门提交的《资金支付申请表》及相关资料进行初审，重点审核业务的真实性、必要性以及支付金额的合理性。审核通过后，在申请表上签署意见并签字确认。2.财务部门初审财务部门收到业务部门提交的申请后，对支付金额的准确性、资金来源的合规性以及相关财务手续的完整性进行审核。审核内容包括：支付金额是否在预算范围内，如有超出预算需提供额外的审批文件。资金来源是否符合公司财务规定，是否存在挪用其他项目资金等情况。发票等财务凭证是否合规，是否与业务内容相符。财务部门初审通过后，在申请表上签署意见并签字确认。（三）授权审批1.分级审批权限设置根据公司资金支付金额大小及业务性质，设定不同层级的授权审批权限：小额支付（[具体金额]以下）：由业务部门负责人和财务部门负责人共同审批。中等金额支付（[具体金额区间]）：需经分管领导审批。大额支付（[具体金额以上]）：经总经理或董事长审批。2.审批流程执行申请人将经过业务部门和财务部门初审的《资金支付申请表》及相关资料，按照审批权限依次提交给相应的审批领导。审批领导应认真审核申请内容，对不符合规定或存在疑问的申请，及时与相关部门沟通核实，并在规定时间内做出审批决定。审批通过后，在申请表上签署审批意见并签字确认。（四）支付办理1.支付方式选择根据业务情况和公司规定，选择合适的支付方式，常见支付方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账、现金支付等。支票支付：适用于同城结算，具有一定的灵活性，但需注意支票的填写规范和有效期，确保收款人能够及时、准确地兑现。汇票支付：可用于同城或异地结算，安全性较高，常用于支付金额较大且需要一定保障的业务。电汇支付：通过电子方式进行资金划转，适用于各种金额的结算，到账速度较快，尤其适用于异地支付。网上银行转账：便捷、高效，是目前公司常用的支付方式之一，但需确保网络安全，防范支付风险。现金支付：一般适用于小额、零星支出，但应严格控制现金支付范围，确保现金使用的合规性和安全性。2.支付操作执行财务人员根据审批通过的《资金支付申请表》及选定的支付方式，按照相关操作规程进行支付操作。支票支付：填写支票时，应确保各项信息准确无误，包括出票日期、收款人名称、金额、用途等，并加盖公司财务专用章和法人章。支票交付给收款人时，应要求其签收并留存相关凭证。汇票支付：按照汇票开具流程，填写汇票内容，确保汇票要素齐全、准确。汇票交付给收款人或相关银行时，做好交接记录。电汇支付：通过网上银行系统录入收款单位信息、支付金额、支付用途等内容，经复核无误后提交支付指令。支付成功后，及时打印支付凭证并留存。网上银行转账：登录网上银行系统，按照系统提示进行转账操作，输入正确的收款账号、户名、开户行等信息，确认支付金额和支付用途。转账完成后，保存转账记录。现金支付：提取现金时，应填写现金支票，按照公司现金管理规定办理取款手续。支付现金时，要求收款人当面签收，并在付款凭证上签字确认。（五）支付记录与核对1.支付记录登记财务人员在完成资金支付操作后，应及时在公司财务系统中登记支付记录，详细记录支付日期、支付金额、收款单位、支付方式、支付事由等信息，确保支付记录的完整性和准确性。2.定期核对财务部门定期（每月或每季度）与银行进行账目核对，确保公司银行账户资金余额与银行记录一致，及时发现并解决可能存在的未达账项等问题。与业务部门核对资金支付情况，检查是否存在支付错误或与业务实际不符的情况，如有问题及时沟通协调解决。三、资金结算支付相关岗位职责（一）业务部门职责1.负责发起资金支付申请，确保支付事由真实、合理，并提供完整、有效的相关业务资料。2.配合财务部门进行支付初审，对审核提出的疑问进行解释和说明。3.及时跟踪资金支付情况，确保资金按照业务需求准确、及时到达收款人账户。（二）财务部门职责1.负责对资金支付申请进行财务审核，包括支付金额的准确性、资金来源的合规性、财务手续的完整性等。2.根据审批结果，按照规定的支付方式办理资金支付操作，并确保支付过程的安全、准确。3.做好资金支付记录的登记和核对工作，定期与银行及业务部门进行账目核对，保障资金结算支付信息的清晰、准确。4.对资金结算支付过程中发现的问题及时进行反馈和处理，防范资金风险。（三）审批领导职责1.根据公司授权审批制度，对资金支付申请进行审批，确保资金使用符合公司利益和相关规定。2.对重大资金支付事项进行决策，充分考虑业务风险和财务状况，做出审慎的审批决定。四、资金结算支付风险防控（一）风险识别1.外部风险法律法规风险：国家法律法规、金融政策的变化可能影响公司资金结算支付业务的合规性，如支付结算方式的调整、税收政策的变化等。信用风险：收款方或付款方可能存在信用问题，如破产、违约、欺诈等，导致资金损失或业务无法正常开展。银行风险：合作银行可能出现系统故障、操作失误、违规经营等情况，影响资金支付的及时性和安全性。2.内部风险操作风险：资金结算支付流程中的各个环节可能因人为操作失误、流程漏洞等原因导致错误支付、延误支付等问题。审批风险：审批环节可能存在把关不严、越权审批等情况，使不合理或违规的资金支付得以通过。信息安全风险：资金结算支付涉及的信息可能被泄露、篡改，导致资金被盗取或业务受损。（二）风险防控措施1.法律法规风险防控定期组织财务人员及相关业务人员学习国家法律法规和金融政策，及时了解政策变化对公司资金结算支付业务的影响。设立合规管理岗位或指定专人负责跟踪法律法规动态，确保公司资金结算支付业务始终符合相关规定。2.信用风险防控建立客户信用评估体系，对供应商、客户等相关单位进行信用评级，根据信用状况确定合作方式和支付策略。加强与合作单位的沟通与合作，定期对其信用状况进行跟踪评估。对于信用状况下降或出现异常的单位，及时调整业务合作和资金支付安排。要求重要合作单位提供担保或签订信用承诺书，降低信用风险。3.银行风险防控选择信誉良好、实力雄厚、服务稳定的银行作为合作银行，并定期对合作银行进行评估。与银行签订详细的合作协议，明确双方的权利义务和责任，保障公司资金安全。在银行系统升级、维护等特殊时期，提前与银行沟通协调，制定应急预案，确保资金支付不受影响。4.操作风险防控完善资金结算支付流程，明确各环节操作规范和要求，加强对操作人员的培训，提高其业务水平和风险意识。建立双人操作、复核制度，对关键支付环节进行双人操作，并相互复核，确保支付信息准确无误。定期对资金结算支付业务进行内部审计和检查，及时发现并纠正操作过程中存在的问题。5.审批风险防控严格执行分级授权审批制度，明确各级审批权限和责任，杜绝越权审批现象。加强对审批人员的培训和监督，提高其审批能力和责任心，确保审批过程公正、严谨。建立审批记录档案，对每笔资金支付审批情况进行详细记录，便于事后监督和查询。6.信息安全风险防控加强资金结算支付信息系统的安全防护，设置防火墙、加密技术等安全措施，防止信息泄露和篡改。对涉及资金结算支付的信息进行严格保密，限制访问权限，只有经过授权的人员才能接触和处理相关信息。定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对资金结算支付制度的执行情况进行审计检查，重点审查支付流程的合规性、审批手续的完整性、资金使用的合理性等。2.审计人员通过查阅相关文件、凭证、记录，访谈相关人员等方式，对资金结算支付业务进行全面审查，并出具审计报告。对于审计发现的问题，提出整改意见和建议，督促相关部门及时整改。（二）财务检查监督1.财务部门定期对资金结算支付业务进行自查，检查支付记录的准确性、支付手续的完备性、资金流向的合理性等。2.建立财务检查工作底稿，记录检查过程和发现的问题，对发现的问题及时进行分析和处理，并将整改情况记录在案。（三）违规处理1.对于违