供应商规范化管理制度

PAGE供应商规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范供应商选择、评估、合作及日常管理等工作流程，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与生产经营相关的原材料、零部件、设备、服务等供应商的管理。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评估、合作等环节，遵循公平公正的标准，确保所有供应商享有平等的机会，不受任何歧视。2.质量优先原则：将供应商提供产品和服务的质量作为首要考量因素，优先选择质量可靠、稳定的供应商。3.诚信合作原则：与供应商建立诚信、互利、长期稳定的合作关系，共同应对市场变化和挑战。4.动态管理原则：对供应商进行动态跟踪和评估，根据评估结果及时调整合作策略，确保供应商始终满足公司要求。二、供应商选择（一）供应商信息收集1.内部推荐：公司各部门根据业务需求，推荐潜在供应商信息，包括供应商名称、地址、联系方式、主营产品或服务等。2.市场调研：采购部门通过网络搜索、行业展会、供应商目录、同行推荐等方式，广泛收集供应商信息。3.供应商自荐：接受供应商主动提交的合作意向书及相关资料，对自荐供应商进行初步筛选。（二）供应商筛选标准1.资质要求具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）。具备相关行业生产经营许可证或资质证书，如生产许可证、质量管理体系认证、环境管理体系认证等。2.生产能力具备与公司业务需求相匹配的生产设备、生产场地和人员规模。生产工艺先进，能够保证产品质量稳定，具备一定的生产效率和产能储备。3.质量保证能力拥有完善的质量管理体系，能够有效控制原材料采购、生产过程、成品检验等环节的质量。提供的产品或服务应符合国家相关标准、行业标准以及公司内部质量要求，具备有效的质量检测报告或质量认证文件。4.价格竞争力：在保证质量的前提下，供应商提供的产品或服务价格应具有一定的市场竞争力，通过成本分析、市场调研等方式进行价格评估。5.服务水平具备良好的售后服务意识和能力，能够及时响应公司的需求，解决产品质量问题、交货延迟等售后服务事项。沟通协调能力强，能够与公司保持良好的合作关系，积极配合公司开展各项工作。6.信誉口碑：通过市场口碑、行业评价、信用记录等渠道了解供应商的信誉情况，无不良信用记录，在同行业中具有良好的声誉。（三）供应商筛选流程1.初步筛选：采购部门根据收集到的供应商信息，对照筛选标准进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商，确定进入实地考察环节的供应商名单。2.实地考察：组织相关部门人员对进入实地考察环节的供应商进行实地考察，考察内容包括生产现场、质量管理体系、生产设备、人员状况、仓储物流等方面。实地考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价。3.样品测试：对于重要物资或新开发的供应商，要求其提供样品进行测试。采购部门会同质量部门对样品进行检验和评估，测试合格的供应商方可进入下一轮筛选。4.综合评估：采购部门根据实地考察报告、样品测试结果等，对供应商进行综合评估，填写《供应商综合评估表》，给出评估意见。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于评估结果为优秀和良好的供应商，纳入公司合格供应商名录。三、供应商评估（一）评估周期1.对新纳入合格供应商名录的供应商，在合作的前三个月内进行首次定期评估。2.对于现有供应商，每年至少进行一次全面评估。3.当供应商发生重大质量问题、交货延迟、服务投诉等情况时，及时启动专项评估。（二）评估内容1.质量评估产品质量稳定性：统计供应商提供产品的批次合格率、退货率等质量指标，评估产品质量的稳定性。质量改进措施：考察供应商针对出现的质量问题采取的改进措施及效果，评估其质量持续改进能力。质量体系运行情况：审核供应商质量管理体系的运行有效性，包括质量手册、程序文件、质量记录等的完整性和执行情况。2.交货期评估交货准时率：统计供应商按时交货的订单数量占总订单数量的比例，评估其交货准时情况。订单处理周期：分析供应商从接收订单到发货的时间间隔，评估其订单处理效率。应急交货能力：考察供应商在遇到紧急订单或交货延迟时的应急处理能力和响应速度。3.价格评估价格合理性：对比供应商与市场同类产品或服务的价格水平，评估其价格是否合理。价格调整机制：了解供应商的价格调整政策和程序，评估其价格调整的灵活性和合理性。4.服务评估售后服务响应时间：统计供应商接到公司售后服务需求后，响应的平均时间和解决问题的时间，评估其售后服务响应速度。服务态度：收集公司内部使用部门对供应商服务态度的评价意见，评估其服务质量。服务创新能力：考察供应商在服务内容、服务方式等方面的创新举措，评估其服务的增值能力。5.合作配合度评估沟通协调情况：了解供应商与公司各部门之间的沟通协调效率和效果，评估其合作配合度。合同执行情况：检查供应商履行合同条款的情况，包括产品规格、数量、交货期、售后服务等方面，评估其合同执行能力。对公司需求的响应速度：考察供应商对公司提出的新需求、特殊需求等的响应及时性和配合程度。（三）评估方法1.数据统计分析：收集供应商的质量检验报告、交货记录、价格清单、售后服务记录等相关数据，进行统计分析，计算各项评估指标得分。2.问卷调查：向公司内部使用部门、采购部门等相关人员发放问卷，了解他们对供应商在质量、交货期、服务等方面的评价意见，根据问卷结果进行评估。3.现场审核：定期或不定期对供应商进行现场审核，检查其生产经营状况、质量管理体系运行情况、服务执行情况等，发现问题及时记录并作为评估依据。（四）评估结果处理1.根据评估得分，将供应商评估结果分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。2.对于评估结果为优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先合作机会、增加订单份额、合作期限延长等，并在公司内部进行通报表扬。3.对于评估结果为良好的供应商，与供应商沟通反馈评估情况，提出改进建议，鼓励其继续保持良好表现。4.对于评估结果为合格的供应商，发出书面整改通知，要求其限期整改存在的问题，并提交整改报告。采购部门对整改情况进行跟踪检查，如整改后仍不符合要求，采取相应的处罚措施，如减少订单份额、暂停合作等。5.对于评估结果为不合格的供应商，立即终止合作关系，并将其从公司合格供应商名录中删除。同时，对该供应商以往合作的产品进行追溯检查，确保公司利益不受损害。四、供应商合作管理（一）合作协议签订1.采购部门与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合作协议应符合《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，确保协议的合法性和有效性。3.在签订合作协议前，应组织相关部门对协议条款进行审核，避免出现模糊不清、责任不明等问题。（二）订单下达与执行1.采购部门根据公司生产经营计划和库存情况，向供应商下达采购订单。采购订单应明确产品规格、数量、交货期、交货地点等详细信息。2.供应商收到采购订单后，应及时确认订单内容，并按照订单要求组织生产和发货。如供应商对订单有任何疑问或异议，应在规定时间内与采购部门沟通协商。3.采购部门负责跟踪订单执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等，确保订单按时、按质、按量完成。如发现订单执行过程中出现问题，应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题。（三）交货验收1.供应商交货前，应提前通知采购部门，采购部门组织质量部门等相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。2.验收内容包括产品外观、数量、规格、质量证明文件等。对于重要物资或关键零部件，应进行抽样检验或全检。3.验收合格的产品办理入库手续，验收不合格的产品，采购部门应及时通知供应商，要求其采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的损失。（四）付款管理1.财务部门按照合作协议约定的付款方式和付款期限，及时审核采购订单、验收报告等相关凭证，办理付款手续。2.在付款过程中，如发现供应商存在违约行为，如产品质量问题、交货延迟等，财务部门应暂停付款，并及时通知采购部门与供应商协商解决。3.建立供应商付款记录档案，记录每次付款的时间、金额、付款方式等信息，便于对供应商付款情况进行跟踪和管理。五、供应商日常管理（一）信息管理1.采购部门负责建立供应商信息档案，详细记录供应商的基本信息、资质文件、评估报告、合作协议、订单执行情况、付款记录等信息。2.定期更新供应商信息档案，确保档案信息的准确性和完整性。如供应商的联系方式、经营范围、生产地址等发生变更，应及时通知采购部门进行信息更新。3.对供应商信息档案进行分类管理，便于查询和使用。同时，应采取安全措施，防止供应商信息泄露。（二）沟通协调1.建立定期沟通机制，采购部门与供应商每月至少进行一次电话沟通或面对面会议，及时了解供应商的生产经营情况、市场动态、合作中存在的问题等，并协商解决办法。2.对于公司提出的新需求、特殊要求等，采购部门应及时与供应商沟通，确保供应商能够理解并配合公司开展工作。3.当供应商与公司内部其他部门之间发生沟通不畅或合作纠纷时，采购部门应积极协调，促进双方的沟通与合作，维护良好的合作关系。（三）培训与辅导1.根据公司发展需求和供应商实际情况，采购部门可组织对供应商进行相关培训，如质量管理培训、安全生产培训、环保知识培训等，提高供应商的管理水平和业务能力。2.对于在合作过程中发现存在问题的供应商，采购部门应给予辅导和支持，帮助其分析问题原因，制定改进措施，提升其产品质量和服务水平。（四）风险管理1.识别与供应商合作过程中可能存在的风险，如质量风险、交货期风险、价格波动风险등，并制定相应的风险应对措施。2.建立风险预警机制，对供应商的经营状况、财务状况、市场动态等进行实时监控，如发现潜在风险，及时发出预警信号，并采取相应的风险防范措施。3.定期对供应商风险管理工作进行总结和评