工程部纸保管制度规范

PAGE工程部纸保管制度规范一、总则（一）目的为加强工程部纸质文件资料的管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅、使用和追溯，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于工程部所有纸质文件资料的保管，包括但不限于工程图纸、技术文件、施工方案、报告、合同、协议、信函、会议纪要等。（三）基本原则1.集中管理原则：工程部设立专门的文件资料保管区域，对各类纸质文件资料进行集中统一管理。2.分类存放原则：按照文件资料的类别、项目、时间等进行分类存放，便于查找和管理。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保文件资料不被泄露、篡改或丢失。4.方便利用原则：在保证安全保密的前提下，充分考虑文件资料的利用效率，方便员工查阅和使用。二、文件资料的收集与整理（一）收集1.各部门和岗位在工作过程中产生的纸质文件资料，应及时收集并移交至工程部文件资料保管区域。2.对于外来文件资料，如业主、设计单位、监理单位等发送的文件，由专人负责签收、登记，并及时移交保管。3.工程建设过程中的各类文件资料，包括施工过程中的各项记录、检验报告、验收资料等，应按照规定的时间和要求进行收集。（二）整理1.收集到的文件资料应进行初步整理，去除无关的附件、空白页等，确保文件内容完整。2.按照文件资料的类别进行分类，如工程图纸可分为建筑、结构、给排水、电气等类别；技术文件可分为施工组织设计、专项施工方案、技术交底等类别。3.对每一类文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用数字、字母或数字与字母相结合的方式，如“001建筑图纸1”表示建筑图纸类的第1份文件。4.编制文件资料目录，目录应包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和核对文件。三、文件资料的保管（一）保管区域1.工程部应设立专门的文件资料保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.保管室内应配备必要的存储设备，如文件柜、货架、保险柜等，确保文件资料能够妥善存放。3.文件柜应按照分类存放的原则进行标识，明确存放的文件资料类别，便于查找。（二）保管方式1.纸质文件资料应采用纸质载体进行保管，对于重要的文件资料可同时进行电子备份，并存储在安全的存储设备中。2.文件资料应按照编号顺序依次排列存放，避免混乱和丢失。3.对于一些体积较大或特殊的文件资料，如工程图纸、模型等，可采用专门的存放方式，如卷柜存放、悬挂存放等。（三）保管期限1.文件资料的保管期限应根据相关法律法规、行业标准和公司规定确定。一般分为短期、中期和长期保管。短期保管期限为15年，适用于一些时效性较强、使用频率较低的文件资料，如一般性的施工记录、临时报告等。中期保管期限为510年，适用于一些重要的工程文件资料，如施工组织设计、专项施工方案、质量验收资料等。长期保管期限为10年以上，适用于具有长期保存价值的文件资料，如工程竣工图、重要合同协议、技术档案等。2.保管期限届满后，应按照公司规定进行鉴定和销毁。对于仍有保存价值的文件资料，应延长保管期限；对于已无保存价值的文件资料，应填写《文件资料销毁申请表》，经批准后进行销毁。（四）安全管理1.保管室应配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备、门禁系统等，确保文件资料的安全。2.严格限制非保管人员进入保管室，确需进入的，应经过批准并进行登记。3.定期对保管室进行安全检查，检查内容包括文件资料的存放情况、安全设施的运行情况等，发现问题及时处理。4.加强对保管人员的安全教育，提高其安全意识和责任意识，确保文件资料的安全保管。四、文件资料的查阅与借阅（一）查阅1.工程部员工因工作需要查阅文件资料的，应填写《文件资料查阅申请表》，注明查阅的文件资料名称、编号、查阅目的等信息。2.《文件资料查阅申请表》经部门负责人批准后，方可到保管室查阅文件资料。3.保管人员应按照申请表的要求提供文件资料，并在查阅过程中进行监督，确保文件资料不被损坏、涂改或丢失。4.查阅人员不得擅自将文件资料带出保管室，如需复印或摘录，应经保管人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.因工作需要借阅文件资料的，应填写《文件资料借阅申请表》，注明借阅的文件资料名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.《文件资料借阅申请表》经部门负责人和工程部经理批准后，方可到保管室办理借阅手续。3.保管人员应按照申请表的要求提供文件资料，并与借阅人员签订《文件资料借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅人员应按照协议规定的期限归还文件资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的文件资料，不得转借他人，不得擅自复印、摘录或泄露文件资料的内容。如发现文件资料丢失或损坏，应及时报告保管人员，并承担相应的责任。五、文件资料的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、工程信息等的文件资料，均属于保密范围。2.具体包括但不限于工程预算、施工工艺、技术参数、项目进度、客户信息等。（二）保密措施1.对保密文件资料应进行标识，明确其保密等级，如“绝密”、“机密”、“秘密”等。2.保管人员应严格遵守保密制度，对保密文件资料进行单独存放，并采取必要的加密措施。3.查阅和借阅保密文件资料的人员，应严格履行保密义务，不得向无关人员泄露文件资料的内容。4.在文件资料的使用过程中，如涉及对外提供或公开披露，应按照公司规定进行审批，确保不泄露公司的秘密。（三）监督与检查1.工程部应定期对文件资料的保密管理情况进行监督检查，并对发现的问题及时进行整改。2.对于违反保密制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理，情节严重的，应依法追究其法律责任。六、文件资料的销毁（一）销毁条件1.文件资料保管期限届满，且已无保存价值的，应进行销毁。2.文件资料因损坏、丢失等原因无法继续使用，且已无备份的，可进行销毁。3.公司决定不再需要的文件资料，可进行销毁。（二）销毁程序1.由文件资料保管人员提出销毁申请，填写《文件资料销毁申请表》，注明销毁的文件资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《文件资料销毁申请表》经部门负责人和工程部经理批准后，方可进行销毁。3.销毁工作应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保文件资料无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，