规范项目发票管理制度

PAGE规范项目发票管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目发票管理，规范发票开具、取得、使用及保管等行为，防范税务风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及项目发票管理的部门和人员，包括但不限于项目承接部门、财务部门、采购部门等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及相关发票管理规定，确保发票管理工作合法合规。2.准确及时原则发票开具、取得、传递等环节应准确无误，并及时处理，以保证财务核算的及时性和准确性。3.责任明确原则明确各部门及人员在发票管理中的职责，做到责任清晰，避免推诿扯皮。4.风险防范原则通过完善发票管理制度，加强内部控制，有效防范发票管理过程中的各类风险。二、发票管理职责分工（一）项目承接部门1.负责与客户沟通项目发票开具事宜，明确发票开具的类型、内容、金额、开票时间等要求，并及时将相关信息传递给财务部门。2.审核项目合同中关于发票的条款，确保合同约定与公司发票管理制度相符。3.负责收集、整理项目发票开具所需的资料，如合同复印件、开票信息等，并提交给财务部门。4.跟进发票开具进度，及时向客户交付发票，并做好发票交付记录。（二）财务部门1.负责发票的开具、购买、保管、核销等工作，确保发票开具符合法律法规和公司规定。2.审核项目承接部门提交的发票开具资料，对不符合要求的及时反馈并要求补充完善。3.根据项目承接部门提供的信息，准确开具发票，并在发票开具后及时登记入账。4.定期对发票使用情况进行盘点和清查，确保发票的安全与完整。负责与税务机关沟通协调，办理发票相关税务事宜，及时了解税收政策变化，并对公司发票管理工作进行相应调整。（三）采购部门1.负责与供应商沟通发票取得事宜，明确发票取得的类型、内容、金额、开票时间等要求，并及时将相关信息传递给财务部门。2.审核采购合同中关于发票的条款，确保合同约定与公司发票管理制度相符。3.负责收集、整理项目发票取得所需的资料，如采购订单、验收单等，并提交给财务部门。4.跟进发票取得进度，及时催促供应商开具发票，并做好发票取得记录。（四）其他部门1.协助项目承接部门或采购部门做好发票相关资料的收集、整理工作。2.在涉及发票管理的业务活动中，严格按照本制度规定执行，确保发票管理工作顺利进行。三、发票开具管理（一）开具要求1.发票开具应根据实际业务发生情况如实开具，不得虚开发票。2.发票上的项目应填写齐全，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等内容。3.发票的字迹应清晰，不得压线、错格，发票联和抵扣联应加盖发票专用章。4.开具发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的应按规定开具红字发票。（二）开具流程1.项目承接部门根据与客户签订的项目合同及实际业务完成情况，填写《发票开具申请表》，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、项目名称、发票金额、开票内容等信息，并提交给财务部门。2.财务部门收到《发票开具申请表》后，对申请表内容进行审核，重点审核开票信息是否准确、项目内容是否符合发票开具规定、发票金额是否与合同约定及实际业务相符等。审核无误后，按照发票管理系统的操作流程开具发票。3.发票开具完成后，财务部门将发票记账联留存作为记账凭证附件，发票联和抵扣联交给项目承接部门。4.项目承接部门负责将发票及时交付给客户，并要求客户在发票签收单上签字确认。同时，项目承接部门应将发票交付情况反馈给财务部门。（三）特殊情况处理1.对于客户要求开具增值税专用发票但无法提供纳税人识别号等开票信息的，项目承接部门应及时与客户沟通，要求客户补充完整开票信息后再行开具。2.因客户原因需要变更发票开具信息的，项目承接部门应及时通知财务部门，财务部门根据变更后的信息重新开具发票，并收回原发票作废处理。3.对于跨月发票开具错误或发生销货退回等需要开具红字发票的情况，财务部门应按照国家税务总局关于红字增值税发票开具的相关规定办理。首先，由项目承接部门填写《红字发票开具申请表》，说明开具红字发票的原因及相关情况，提交给财务部门。财务部门审核通过后，在发票管理系统中申请开具红字发票，并将红字发票信息同步给销售方和购买方。四、发票取得管理（一）取得要求1.公司在购买货物、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.取得的发票应符合国家法律法规和税务机关的规定要求，发票内容应真实、完整、准确。3.对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证抵扣，逾期未认证的不得抵扣进项税额。（二）取得流程1.采购部门在签订采购合同或服务协议时，应明确发票开具的相关条款，要求供应商按照规定及时开具发票。2.采购业务发生后，采购部门负责收集供应商开具的发票，并与采购订单、验收单等相关资料进行核对。核对无误后，填写《发票交接单》，将发票及相关资料一并提交给财务部门。3.财务部门收到采购部门提交的发票及相关资料后，对发票的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票的格式、内容、印章、开票日期、金额等是否符合规定，与采购合同及实际业务是否相符等。审核无误后，办理发票入账手续。4.对于不符合要求的发票，财务部门应及时通知采购部门与供应商联系，要求供应商重新开具或补充完善相关信息。采购部门应在规定时间内完成处理，并将重新取得的发票提交给财务部门。（三）特殊情况处理1.若供应商无法开具发票或开具发票存在困难的，采购部门应及时与供应商协商解决办法，并向财务部门说明情况。如确实无法取得发票的，应取得其他能证明业务真实性的合法凭证，并经财务部门审核同意后作为入账依据。2.对于取得的发票丢失的情况，采购部门应及时向供应商取得记账联复印件，并加盖供应商发票专用章。同时，采购部门应向财务部门提供详细的情况说明，经财务部门审核同意后，记账联复印件可作为入账及税前扣除的凭证。五、发票保管与存档（一）保管要求1.财务部门应设立专门的发票保管场所，配备必要的保险柜等安全设施，确保发票存放安全。2.发票应按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。3.定期对发票进行盘点清查，确保账实相符。发现发票丢失、被盗等情况，应及时报告税务机关，并采取相应的补救措施。（二）存档管理1.发票记账联作为记账凭证附件，应按照会计档案管理规定进行装订、保管。2.对于发票的存根联、抵扣联等其他联次，应根据实际需要进行妥善保存，保存期限按照国家法律法规及公司档案管理制度执行。3.发票相关的合同、协议、开票申请表、交接单等资料应与发票一并存档，以便查阅和核对。六、发票审核与监督（一）审核机制1.财务部门在发票开具、取得、入账等环节应进行严格审核，确保发票符合法律法规和公司规定。2.定期对发票管理情况进行内部审计，检查发票管理制度的执行情况，发现问题及时整改。3.对于重大项目或金额较大的发票，应实行专项审核，由财务部门负责人或相关领导进行重点审核把关。（二）监督措施1.公司内部审计部门应定期对发票管理工作进行监督检查，重点检查发票开具、取得、保管等环节是否合规，发现违规行为及时提出整改意见，并追究相关人员责任。2.接受税务机关等外部监管部门的监督检查，积极配合税务机关的工作，如实提供发票管理相关资料，对于税务机关提出的问题及时整改落实。3.建立发票管理举报制度，鼓励公司员工对发票管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励，并对违规行为进行严肃处理。七、税务风险防范（一）政策培训1.定期组织财务人员及相关业务人员参加税务政策培训，及时了解国家税收法律法规及政策变化，确保公司发票管理工作符合最新要求。2.培训内容包括增值税发票管理、企业所得税税前扣除凭证管理等相关政策法规，提高员工的税务风险意识和业务水平。（二）风险预警1.建立税务风险预警机制，通过对发票开具、取得、抵扣等数据的分析，及时发现潜在的税务风险。2.对于可能存在的税务风险，及时发出预警信息，提醒相关部门和人员采取措施进行防范和化解。（三）应对措施1.针对税务风险预警信息，组织相关人员进行分析研究，制定切实可行的应对措施。2.如因发票管理问题导致税务风险发生，应积极与税务机关沟通协调，按照税务机关的要求及时整改，补缴税款、滞纳金等，避免给公司造成更大损失。八、罚则（一）对违反本制度规定，有下列行为之一的部门或个人，视情节轻重给予相应的处罚：1.未按照规定开具发票的，责令限期改正，并处以罚款；情节严重的，依法追究法律责任。2.未按照规定取得发票的，不得作为财务报销凭证，相应支出不得在税前扣除；同时，对相关责任人给予批评教育，并责令其限期整改。3.丢失发票未按照规定报告和处理的，责令限期补办相关手续，并对责任人给予警告处分；造成损失的，由责任人承担相应赔偿责任。4.虚开发票的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，由税务机关没收违法所得；虚开金额在1万元以下的，可以并处5万元以下的罚款；虚开金额超过1万元的，并处5万元以上50万元以下的罚款。5.其他违反发票管理规定的行为，按照国家税收法律法规及公司相关规定进行处理。（二）处罚程序1.由财务部门或审计部门发