供应商管理规范制度

PAGE供应商管理规范制度一、总则（一）目的本制度旨在建立科学、规范、有效的供应商管理体系，确保公司采购活动的顺利进行，保障所采购物资和服务的质量，降低采购成本，维护公司利益，促进与供应商的良好合作关系，实现公司整体运营目标。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目涉及的供应商管理活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类采购业务。（三）基本原则1.公平公正原则在供应商选择、评价、合作等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，不受任何歧视性待遇。2.质量优先原则将供应商提供产品和服务的质量作为首要考量因素，优先选择能够稳定提供高质量产品和服务的供应商。3.成本效益原则在保证产品和服务质量的前提下，通过合理的供应商管理策略，降低采购成本，提高采购效益，实现公司经济效益最大化。4.合作共赢原则与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同应对市场变化和挑战，促进双方共同发展。5.合法合规原则供应商管理活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保各项操作合法合规。二、供应商选择与准入（一）供应商信息收集1.信息来源渠道市场调研：通过行业展会、研讨会、网络搜索等方式，了解潜在供应商的基本情况、产品特点、市场份额等信息。行业推荐：向同行业企业、行业协会、专业机构等咨询，获取有关优质供应商的推荐信息。供应商自荐：接受供应商主动提交的合作意向书、产品目录、公司简介等资料。内部推荐：鼓励公司内部员工推荐有合作潜力的供应商，并提供相关信息。2.信息收集内容基本信息：包括供应商名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围等。生产经营信息：如生产能力、设备状况、技术水平、质量控制体系、环保情况等。财务状况：资产负债情况、盈利能力、资金流动性等。信誉情况：商业信誉、银行信用记录、纳税记录、涉诉情况等。产品或服务信息：产品规格、型号、质量标准、价格水平、售后服务等。（二）供应商筛选1.初步筛选标准合法性：供应商必须具备合法经营资质，无违法违规经营记录。生产能力：能够满足公司对产品或服务的数量、交付期等要求。质量保证：具有有效的质量管理体系，能够提供符合公司质量标准的产品或服务。价格合理性：报价具有竞争力，在同等质量条件下价格相对合理。信誉良好：在行业内具有良好的口碑，无不良信用记录。2.筛选流程资料审查：对收集到的供应商信息进行初步审查，剔除明显不符合要求的供应商。实地考察：对于重要的潜在供应商，安排实地考察，深入了解其生产经营状况、质量控制水平等实际情况。样品测试：要求供应商提供样品进行测试，检验其产品质量是否符合公司标准。综合评估：根据资料审查、实地考察、样品测试等结果，对潜在供应商进行综合评估，确定进入供应商候选名单的供应商。（三）供应商准入审批1.审批流程申请：采购部门填写《供应商准入申请表》，详细说明供应商基本情况、合作意向、评估情况等，并提交相关证明材料。初审：采购部门负责人对申请表及相关材料进行初审，审核通过后提交至质量管理部门。质量审核：质量管理部门对供应商的质量保证能力进行审核，包括质量管理体系、质量控制措施、产品质量检测报告等，审核通过后提交至财务部门。财务审核：财务部门对供应商的财务状况进行审核，评估其资金实力、价格合理性等，审核通过后提交至公司管理层。终审：公司管理层对供应商准入申请进行终审，批准后确定为合格供应商，并录入公司供应商管理系统。2.审批权限一般供应商：采购金额较小、风险较低的供应商准入申请，由采购部门负责人审批。重要供应商：采购金额较大、对公司生产经营有重要影响的供应商准入申请，需经质量管理部门、财务部门审核后，报公司管理层审批。（四）供应商名录管理1.建立供应商名录将通过准入审批的供应商信息录入公司供应商管理系统，建立供应商名录。名录内容包括供应商名称、联系人、联系方式、经营范围、产品或服务信息、合作历史、评价等级等。2.名录更新定期对供应商名录进行更新，及时删除不再合作或不符合要求的供应商信息，添加新的合格供应商信息。同时，根据供应商的经营状况、合作表现等对名录中的供应商信息进行维护和调整。3.保密管理供应商名录属于公司重要信息资源，应严格保密。未经授权，任何人不得擅自对外泄露名录内容。三、供应商评价与考核（一）评价周期1.定期评价每年对供应商进行一次全面的定期评价，评价时间为每年[具体月份]。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、服务、合作态度等方面。2.不定期评价在采购过程中，如发现供应商出现重大质量问题、交货延迟、价格异常波动等情况，应及时进行不定期评价，以便及时采取措施，降低公司损失。（二）评价指标与权重1.产品质量（40%）批次合格率：统计供应商提供产品的合格批次数量与总批次数量的比例。质量稳定性：考察供应商产品质量在一定时期内的波动情况。质量改进能力：评估供应商对产品质量问题的响应速度和改进措施的有效性。2.交货期（20%）按时交货率：计算供应商按时交货的订单数量与总订单数量的比例。交货周期：统计供应商从接到订单到实际交货的平均时间。3.价格（15%）价格合理性：对比市场价格水平，评估供应商报价的合理性。价格调整灵活性：考察供应商在市场价格波动时的价格调整能力。4.服务（15%）售后服务响应时间：统计供应商接到客户售后服务需求后及时响应的平均时间。售后服务质量：通过客户反馈评价供应商售后服务的质量和效果。技术支持能力：评估供应商提供技术咨询、培训等技术支持服务的能力。5.合作态度（10%）沟通配合度：评价供应商与公司在采购业务中的沟通顺畅程度和配合积极性。问题解决能力：考察供应商对合作过程中出现问题的解决能力和态度。（三）评价方法1.数据统计采购部门、质量管理部门、使用部门等相关部门负责收集与供应商评价指标相关的数据，如采购订单执行情况、质量检验报告、客户反馈意见等，并进行整理和统计。2.问卷调查向公司内部与供应商有合作关系的部门和人员发放《供应商评价调查问卷》，了解他们对供应商产品质量、交货期、服务等方面的评价和意见。3.现场考察定期或不定期对供应商进行现场考察，观察其生产经营状况是否正常，质量管理体系是否有效运行，了解其实际情况与评价数据是否相符。（四）评价结果处理1.评价等级划分根据评价得分，将供应商评价结果分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。2.等级应用优秀供应商：在同等条件下，优先选择优秀供应商进行合作，并给予一定的奖励，如增加采购份额、延长付款期限等。良好供应商：继续保持合作关系，鼓励其不断改进，争取提升至优秀等级。合格供应商：发出书面通知，要求其限期整改存在的问题，如整改后仍无明显改善，考虑减少采购份额或暂停合作。不合格供应商：立即停止合作，从供应商名录中删除，并对已采购的产品或服务进行追溯和处理。同时，对造成不合格的原因进行分析，采取相应措施防止类似情况再次发生。3.评价结果反馈评价结束后，及时将评价结果反馈给供应商，与供应商进行沟通，共同分析存在的问题，提出改进建议，促进供应商持续改进。（五）供应商考核1.考核内容合同执行情况：考核供应商是否按照合同约定履行义务，如产品质量、交货期、价格、服务等方面。合作表现：评价供应商在合作过程中的配合程度、问题解决能力、诚信守约等方面的表现。2.考核方式日常考核：由采购部门、质量管理部门等相关部门在日常工作中对供应商的表现进行记录和考核。年度考核：结合年度供应商评价结果，对供应商进行全面的年度考核。年度考核结果作为供应商下一年度合作的重要依据。3.考核结果应用根据考核结果，对供应商采取相应的激励或约束措施。对于考核优秀的供应商，给予表彰和奖励；对于考核不合格的供应商，按照规定进行处理，如警告、罚款、暂停合作等。四、供应商关系管理（一）沟通与协调机制1.建立沟通渠道定期会议：每月或每季度召开供应商沟通会议，由采购部门主持，质量管理部门、使用部门等相关人员参加。会议主要内容包括总结上一阶段合作情况、讨论解决存在的问题、沟通下一阶段采购计划等。日常联络：采购部门与供应商指定的联系人保持日常联络，及时沟通采购需求、订单执行情况、质量反馈等信息。信息系统平台：利用公司内部的采购管理信息系统，实现与供应商之间的信息共享，方便双方及时查询订单状态、库存信息、质量数据等。2.协调解决问题在合作过程中，如出现问题或纠纷，采购部门应及时与供应商进行沟通协调，共同分析问题原因，寻求解决方案。对于重大问题，组织相关部门召开专题会议，制定解决方案，并跟踪落实情况。（二）合作激励机制1.奖励措施采购份额奖励：对于表现优秀的供应商，在同等条件下增加其采购份额，给予更多的合作机会。价格优惠：根据供应商的合作表现和市场情况，给予一定的价格优惠，降低采购成本。表彰与荣誉：对年度优秀供应商进行表彰，颁发荣誉证书，提高其在行业内的知名度和美誉度。2.合作激励的实施采购部门负责制定合作激励计划，并组织实施。根据供应商的评价和考核结果，确定符合奖励条件的供应商名单，按照规定的奖励措施进行奖励。同时，及时向供应商通报奖励情况，增强供应商的合作积极性。（三）合作风险防范1.风险识别与评估采购部门会同风险管理部门等相关部门，定期对供应商合作过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、质量风险、交货风险、信用风险等。分析风险发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险应对：关注市场动态，及时了解原材料价格波动、市场供需变化等信息，与供应商协商采取灵活的价格调整机制或签订长期合作协议，降低市场风险对采购成本和供应稳定性的影响。质量风险应对：加强对供应商产品质量的监控，增加检验频次和检验项目，要求供应商提供质量担保或购买质量保险。同时，建立质量问题追溯和处理机制，一旦发现质量问题，及时采取措施进行整改和索赔。交货风险应对：与供应商明确交货期要求，并签订详细的交货合同。加强对订单执行情况的跟踪和监控，提前与供应商沟通可能影响交货的因素，制定应急预案。如出现交货延迟情况，及时采取措施减少对公司生产经营的影响。信用风险应对：建立供应商信用档案，定期评估供应商的信用状况。对于信用等级较低的供应商，采取适当的风险防范措施，如增加预付款比例、要求提供担保等。同时，加强对供应商付款情况的跟踪，确保公司资金安全。五、供应商培训与发展（一）培训需求分析1.基于合作需求根据公司与供应商的合作项目要求，分析供应商在产品质量、技术水平、服务能力等方面存在的差距，确定培训需求。例如，对于新产品采购项目，要求供应商提供相关产品的技术培训。2.基于供应商评价结果结合供应商评价和考核结果，找出供应商存在的问题和不足，针对性地提出培训需求。如供应商产品质量稳定性较差，可安排质量管理培训课程。（二）培训计划制定与实施1.培训计划制定采购部门根据培训需求分析结果，制定年度供应商培训计划。培训计划内容包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等。培训内容可涵盖质量管理、生产管理、技术创新、服务意识等方面。2.培训实施内部培训：邀请公司内部专业人员或外部专家为供应商提供培训课程。培训方式可采用集中授课、现场指导、在线学习等多种形式。外部培训：组织供应商参加外部专业培训机构举办的相关培训课程或研讨会，拓宽供应商的视野和思路。实地考察学习：安排供应商到行业内优秀企业进行实地考察学习，借鉴先进的管理经验和生产技术。（三）供应商发展支持1.技术支持对于有技术改进需求的供应商，公司可提供技术咨询、技术研发合作等支持，帮助供应商提升产品质量和技术水平。2.管理提升