客户收尾款制度规范

PAGE客户收尾款制度规范一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范客户收尾款的回收工作，确保公司资金及时、足额回笼，降低经营风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类销售合同、服务协议等业务往来中涉及的收尾款回收管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保收尾款回收工作合法合规。2.风险控制原则：对收尾款回收过程中的风险进行全面评估和有效控制，保障公司资金安全。3.责任明确原则：明确各部门及相关人员在收尾款回收工作中的职责，确保工作落实到人。4.及时高效原则：采取有效措施，及时、高效地回收收尾款，提高资金使用效率。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户沟通协调收尾款回收事宜，了解客户付款意愿和困难，制定合理的收款计划。2.及时向财务部门反馈客户付款情况及异常信息，协助财务部门进行账款催收。3.对因客户原因导致的收尾款逾期未收回情况进行分析，提出改进销售策略和客户管理的建议。（二）财务部门1.负责建立客户应收账款台账，详细记录每笔业务的应收款项、收款情况等信息。2.定期定期跟踪销售合同签订后，及时将相关信息传递给财务部门，以便财务部门进行跟踪管理。3.定期对客户应收账款进行账龄分析，向销售部门提供逾期账款清单，并协助销售部门进行催收工作。4.根据公司规定和实际情况，对逾期账款采取相应的财务措施，如暂停供货、加收逾期利息等。5.负责与客户核对账款金额，开具发票等相关财务手续。（三）法务部门1.协助销售部门和财务部门处理收尾款回收过程中的法律问题，提供法律咨询和支持。2.对涉及重大法律纠纷的收尾款回收案件，负责制定法律解决方案，必要时代表公司提起诉讼或仲裁。（四）其他部门各相关部门应根据公司整体安排，积极配合销售部门和财务部门做好收尾款回收工作，提供必要的协助和支持。三、收尾款界定（一）定义收尾款是指公司与客户签订的销售合同或服务协议中约定的，在产品交付、服务完成后，客户应支付的剩余款项。（二）确认标准1.以销售合同或服务协议约定的付款节点和金额为依据，当客户按照合同约定支付了部分款项后，剩余未支付的款项即为收尾款。2.对于分期收款的业务，在每一期收款截止日，未收回的当期应收款项及后续未到期的应收款项均作为收尾款进行管理。（三）特殊情况说明1.因客户提出合理的质量异议、服务问题等导致公司需要进行整改或协商解决方案的，在问题未妥善解决之前，相应款项暂不作为收尾款处理，待问题解决后再根据实际情况确定收尾款金额。2.对于合同变更涉及款项调整的，按照变更后的合同约定重新确定收尾款金额。四、收款流程（一）到期提醒1.在收尾款到期前[X]个工作日，财务部门应通过邮件、短信或电话等方式向客户发送收款提醒，告知客户款项到期金额、付款方式及付款期限等信息。2.销售部门负责跟进客户的反馈情况，确保客户收到收款提醒，并了解客户的付款计划。（二）正常收款1.客户应在收款提醒规定的期限内，按照合同约定的付款方式支付收尾款。2.客户通过银行转账等方式付款的，财务部门应及时核对收款信息，确认款项到账后进行相应的账务处理。3.客户以支票、汇票等方式付款的，财务部门应按照公司规定的票据管理流程进行审核和处理，确保票据真实有效，款项及时入账。（三）逾期收款1.若客户在收尾款到期后仍未支付，财务部门应在逾期[X]个工作日内再次向客户发送催款通知，明确告知逾期后果及公司将采取的措施。2.销售部门应立即与客户进行沟通，了解逾期原因，协商解决方案，争取尽快收回款项。对于一时无法全额支付的客户，可协商制定分期还款计划，并要求客户签订还款协议。3.根据逾期情况，财务部门可按照公司规定对客户采取暂停供货、加收逾期利息等措施。逾期利息按照未付款项金额的[X%]/日计算，直至款项全部收回。4.对于逾期时间较长、多次催款无果的客户，法务部门应介入，评估法律风险，必要时采取法律手段追讨款项，如发送律师函、提起诉讼或仲裁等。五、风险评估与监控（一）风险评估1.销售部门在与客户签订合同前，应对客户的信用状况进行调查评估，包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等，评估客户的付款能力和信用风险。2.财务部门定期对客户应收账款进行账龄分析，根据账龄长短、逾期情况等对客户风险进行分类评估，为制定收款策略提供依据。3.对于高风险客户，销售部门和财务部门应加强跟踪监控，及时调整销售政策和收款措施。（二）风险监控1.建立客户应收账款动态监控机制，销售部门和财务部门应密切关注客户的经营状况、付款情况等变化，及时发现潜在风险。2.当客户出现经营困难、财务状况恶化、涉及重大法律纠纷等可能影响付款能力的情况时，销售部门和财务部门应立即启动应急措施，加强与客户的沟通协调，制定针对性的收款方案，降低公司损失。3.定期召开应收账款分析会议，销售部门、财务部门和法务部门共同对客户应收账款风险状况进行分析评估，总结经验教训，提出改进措施和建议。六、考核与奖惩（一）考核指标1.销售部门以收尾款回收率作为主要考核指标，计算公式为：收尾款回收率=实际收回收尾款金额/应收回收尾款金额×100%。2.财务部门以应收账款账龄分析准确率、逾期账款监控及时率等作为考核指标。（二）奖励措施1.对于在收尾款回收工作中表现突出的部门和个人，公司给予相应的奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.销售部门在规定时间内完成收尾款回收任务，且回收率达到[X%]以上的，给予部门负责人及相关销售人员一定金额的奖金，并在公司内部进行通报表扬。3.财务部门对应收账款管理规范，账龄分析准确，能够及时发现并协助解决逾期账款问题的，给予部门相关人员奖励。（三）惩罚措施1.对于收尾款回收工作不力，导致公司资金损失的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚方式包括但不限于扣减绩效奖金、降职、辞退等。2.销售部门收尾款回收率未达到公司规定标准的，对部门负责人及相关销售人员进行绩效扣分，并根据未收回款项金额的一定比例扣减绩效奖金。3.因财务部门工作失误导致应收账款管理混乱，逾期账款未能及时发现和处理的，对相关人员进行批评教育，并扣减绩效奖金。七、档案管理（一）档案内容1.客户与公司签订的销售合同、服务协议等相关业务文件。2.客户付款记录，包括银行回单、发票、收款凭证等。3.与客户沟通收尾款回收事宜的邮件、短信、电话记录等。4.客户还款协议、催款通知、律师函等相关文件。5.涉及收尾款回收的法律诉讼或仲裁文件。（二）档案整理与保管1.财务部门负责对收尾款相关档案进行整理和归档，确保档案资料完整、准确。2.档案应按照时间顺序、客户名称等进行分类存放，便于查询和管理。3.收尾款档案保存期限为自业务结束之日起