规范组织政府采购制度

PAGE规范组织政府采购制度一、总则（一）目的为了加强本组织政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本组织内使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，让所有符合条件的供应商能够平等参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.公正原则：采购评审过程应客观、公正，按照事先公布的评审标准和方法进行评审，维护供应商的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立政府采购领导小组，作为本组织政府采购的决策机构。其职责包括：1.审议政府采购政策、制度和年度采购计划。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算和采购结果。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立政府采购办公室，作为本组织政府采购的执行机构。其职责包括：1.贯彻执行政府采购法律法规和本组织的采购制度。2.负责编制年度采购计划，组织实施具体采购项目。3.建立和管理政府采购供应商库和评审专家库。4.负责采购文件的编制、发布、答疑和评审组织工作。5.签订和履行采购合同，组织验收采购项目。6.整理和归档采购文件，统计和上报采购信息。（三）采购监督机构由本组织内部审计部门和纪检监察部门组成政府采购监督小组，负责对政府采购活动进行全程监督。其职责包括：1.监督采购政策、制度和程序的执行情况。2.检查采购文件的编制和评审过程的公正性。3.受理供应商的投诉和举报，查处采购活动中的违法违规行为。4.对采购项目的资金使用情况进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本组织的发展规划和工作需要，在每年规定时间内编制下一年度的政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算编制应遵循科学合理原则，充分考虑项目的实际需求和市场价格变化因素，确保预算的准确性和完整性。（二）预算审核与调整1.政府采购办公室对各部门报送的采购预算进行汇总审核，提出审核意见。2.采购预算经政府采购领导小组审议通过后，报上级主管部门和财政部门备案。3.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购预算应重新报上级主管部门和财政部门备案。四、采购方式（一）公开招标公开招标是政府采购的主要方式。适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。1.政府采购办公室应按照规定的程序编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。2.通过指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.组织开标、评标和定标活动，按照评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。1.政府采购办公室根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。2.组织开标、评标和定标活动，按照评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。1.在谈判前，政府采购办公室应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评价标准等。2.从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。3.组织谈判活动，谈判小组与供应商进行一轮或多轮谈判，根据谈判结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。1.采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购理由和拟采购的货物、工程或服务的名称、规格、数量、金额等。2.经政府采购领导小组批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。1.政府采购办公室应根据采购项目的需求编制询价通知书，明确采购货物的规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写政府采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、预计采购时间等内容，并提交给政府采购办公室。（二）采购审批1.政府采购办公室对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性。2.将初审通过的采购申请提交政府采购领导小组进行审批。领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，政府采购办公室组织编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，应进行内部审核，确保文件内容准确、完整、合法合规。（四）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，政府采购办公室应在指定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公布采购项目的基本信息、采购文件获取方式、投标截止时间和开标时间等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，应在本组织内部发布采购信息，通知相关供应商参加采购活动。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应按照采购文件的要求，在规定时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。2.政府采购办公室对供应商的资格进行审查，核实其是否符合采购文件规定的资格条件。对于资格审查合格的供应商，允许其参加采购活动；对于资格审查不合格的供应商，应通知其不得参加。（六）采购评审1.按照采购方式的要求，组建评审小组。评审小组由本组织的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.评审小组按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审过程应客观、公正、保密，记录评审情况和结果。3.根据评审结果确定中标供应商或成交供应商，并出具评审报告。（七）采购合同签订1.政府采购办公室根据评审报告，向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。2.中标供应商或成交供应商应在规定时间内与政府采购办公室签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.在验收过程中，应填写验收报告，记录验收情况和结果。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由政府采购办公室与中标供应商或成交供应商签订。合同内容应符合采购文件的要求，明确双方的权利和义务。2.签订合同前，应审核合同条款的合法性、完整性和准确性，确保合同的有效性和可操作性。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。政府采购办公室应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并提交相关证明文件。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，双方应按照法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的责任。（四）合同付款1.政府采购办公室应按照采购合同约定及本组织的财务管理制度，办理合同付款手续。付款前，应审核供应商提交的付款申请及相关证明文件，确保付款依据充分、合规。2.对于符合付款条件的，应及时支付款项；对于不符合付款条件的，应拒绝付款，并说明理由。七、采购档案管理（一）档案内容政府采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的相关文件资料，主要包括：1.采购申请表、采购预算批复文件。2.采购文件，如招标公告、投标邀请书、招标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购申请表等。3.供应商报名资料、资格审查文件。4.投标文件、响应文件、报价文件。5.评审报告、中标通知书、成交通知书。6.采购合同及相关补充协议。7.验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.政府采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购文件资料进行分类、编号、装订。2.采购档案应及时归档，确保档案资料齐全、完整、规范。归档后的档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般项目的档案保管期限为十五年，重要项目的档案保管期限为三十年。（四）档案查阅与借阅1.本组织内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。2.外单位人员因特殊原因需要查阅采购档案的，应经本组织主管领导批准，并办理相关查阅手续。查阅时应安排专人陪同，查阅范围和方式应严格按照规定执行。3.档案一般不得外借，确因工作需要借阅的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅登记手续，限期归还。归还时应检查档案资料的完整性和保密性。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.政府采购监督小组应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购政策执行情况、采购程序合规性、采购文件编制与评审公正性、采购合同履行情况等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）投诉处理1.供应商认为采购活动侵犯其合法权益的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向政府采购监督小组提出投诉。2.政府采购监督小组应在收到投诉后三