医院文秘作息规范制度

PAGE医院文秘作息规范制度一、总则（一）制定目的为规范医院文秘人员的作息时间，确保工作的高效有序开展，提高服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室的文秘工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规，符合医院整体工作安排。2.保障文秘工作的正常运转，满足医院各部门的工作需求。3.注重劳逸结合，维护文秘人员的身心健康。二、工作时间（一）正常工作日1.医院文秘人员实行每周五天工作制，周一至周五为正常工作日。2.上午工作时间为[具体开始时间][具体结束时间]，下午工作时间为[具体开始时间][具体结束时间]。（二）特殊情况1.根据医院工作需要，如遇紧急会议、重要文件处理等特殊情况，文秘人员应按照医院要求及时调整工作时间，确保任务按时完成。2.因工作需要加班的，应提前填写加班申请单，经科室负责人批准后，报医院办公室备案。加班时间应合理安排，避免过度劳累。三、考勤管理（一）签到与签退1.文秘人员应在每天上午上班前和下午下班前，在医院指定的考勤机上进行签到和签退操作。2.如因特殊原因无法按时签到或签退，应提前向科室负责人说明情况，并在事后及时补办相关手续。（二）请假制度1.文秘人员请假应提前填写请假申请单，注明请假事由、请假时间等信息。2.请假一天以内的，由科室负责人批准；请假两天及以上的，需经科室负责人同意后，报医院办公室审批。3.请假期间应安排好工作交接，确保工作的连续性。（三）迟到与早退1.迟到或早退[具体时长]以内的，每月累计[具体次数]次及以下的，给予口头警告；超过[具体次数]次的，每次扣除相应的绩效分数。2.迟到或早退[具体时长]以上的，按旷工半天处理；旷工半天的，扣除当天工资的[具体比例]；旷工一天及以上的，按照医院相关规定严肃处理。（四）旷工1.未经请假或请假未批准而擅自离岗的，视为旷工。2.旷工一天的，扣除当天工资的[具体比例]，并给予警告处分；旷工两天及以上的，除扣除相应工资外，视情节轻重给予记过、降职等处分。四、工作安排与流程（一）上午工作流程1.上班准备提前[具体时长]到达医院，做好办公室的清洁卫生，整理办公桌面，开启办公设备。查看医院内部办公系统、电子邮箱等，及时了解医院的工作动态和待办事项。2.文件处理对收到的文件进行分类、登记，按照紧急程度和重要程度进行排序。及时将重要文件呈送相关领导批阅，并跟踪处理进度，确保文件得到及时有效的处理。对于一般性文件，按照医院文件管理规定进行存档或转发。3.会议安排根据医院会议计划，提前与相关部门和人员沟通会议时间、地点、参会人员等信息。准备会议所需的资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等，并确保资料的准确性和完整性。会议期间，做好会议记录，准确记录会议内容、讨论结果和决议事项，并及时整理会议纪要，经领导审核后发送给参会人员。4.日常事务处理接听医院内部和外部的电话，做好电话记录，及时传达相关信息。接待来访人员，热情礼貌地解答问题，协助办理相关事务。完成领导交办的其他临时性工作任务。（二）下午工作流程1.文件跟踪与反馈对上午呈送领导批阅的文件进行跟踪，及时了解领导的批示意见，并将批示意见传达给相关部门和人员。对于需要落实的文件批示，督促相关部门按时完成任务，并反馈执行情况。2.资料整理与归档对当天处理的文件、资料进行整理，分类归档，确保文件资料的整齐有序和便于查找。定期对归档的文件资料进行清查，核对文件的完整性和准确性，发现问题及时处理。3.工作总结与汇报对当天的工作进行总结，梳理工作完成情况、存在的问题及解决措施。将当天的工作情况向科室负责人进行简要汇报，重要事项及时向分管领导汇报。4.工作交接在下班前，与同事进行工作交接，将未完成的工作任务、待办事项等详细告知对方，并确保交接内容清晰明确。关闭办公设备，整理好个人物品，做好办公室的安全防范工作。五、休息与用餐时间（一）休息时间1.文秘人员在工作时间内享有适当的休息时间，上午休息时间为[具体时长]，下午休息时间为[具体时长]。2.休息时间应合理安排，避免影响正常工作秩序。（二）用餐时间1.医院提供统一的用餐时间，文秘人员应在规定的用餐时间内前往医院食堂就餐。2.用餐时间应尽量紧凑，避免过长时间占用工作时间。六、培训与发展（一）培训计划1.医院定期组织文秘人员参加各类培训，包括专业技能培训、沟通技巧培训、法律法规培训等，以提升文秘人员的综合素质和业务能力。2.培训计划应根据医院工作需求和文秘人员的实际情况制定，确保培训内容具有针对性和实用性。（二）自我提升1.文秘人员应积极主动地进行自我学习和提升，不断更新知识结构，提高工作效率和质量。2.鼓励文秘人员参加相关的职业资格考试和学术交流活动，拓宽视野，增强专业竞争力。七、监督与考核（一）监督机制1.医院办公室负责对文秘人员的作息规范执行情况进行监督检查，定期或不定期对考勤记录、工作任务完成情况等进行抽查。2.设立意见箱，接受医院内部其他部门和人员对文秘人员工作的监督和意见反馈。（二）考核标准1.考勤情况：根据签到、签退记录、请假情况等进行考核，确保文秘人员按时出勤。2.工作质量：对文件处理的准确性、会议安排的合理性、日常事务处理的效率和质量等进行考核。3.工作态度：考察文秘人员的责任心、敬业精神、团队协作能力等。（三）考核结果应用1.根据考核结果，对表现优秀的文秘人员给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予绩效加分等。2.对考核