严守采购流程规范制度

PAGE严守采购流程规范制度一、总则（一）目的为了加强公司采购流程的规范化管理，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.透明原则：采购流程应公开透明，便于监督和管理，防止暗箱操作。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购申请表采购申请表应详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字部门负责人应对采购需求的合理性、必要性进行审核，确保采购申请符合部门业务发展需要。3.将审核通过的采购申请表提交至采购部门（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，进行汇总分析根据采购申请表的内容，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等采购时间应根据使用部门的需求和供应商的供货能力合理安排，确保物资或服务按时到货。采购方式应根据采购物资或服务的特点、市场情况等因素选择合适的方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判等。3.采购计划需经采购部门负责人审核签字采购部门负责人应对采购计划的合理性、可行性进行审核，确保采购计划能够满足公司业务需求。4.将审核通过的采购计划提交至分管领导审批（三）采购实施1.招标采购发布招标公告：采购部门根据采购计划，在公司内部网站、相关行业网站等平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的名称、规格型号、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。资格预审：对报名参与投标的供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确保供应商具备投标资格和能力。发放招标文件：向通过资格预审的供应商发放招标文件，招标文件应包含招标项目的详细技术要求、商务条款、评标标准等内容。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标会议，由评标委员会对投标文件进行评审，评选出中标候选人。评标委员会应由公司内部相关部门人员、技术专家等组成，评标过程应严格按照评标标准进行，确保评标结果公平公正。中标公示：将中标候选人名单在公司内部网站进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，可向采购部门提出，采购部门应及时进行调查处理。签订合同：公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。2.询价采购选择询价供应商：采购部门根据采购计划，选择多家符合要求的供应商进行询价。询价供应商应具有良好的信誉和供货能力，询价供应商数量一般不少于[X]家。发放询价单：向询价供应商发放询价单，询价单应包含采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等信息。供应商报价：询价供应商在规定时间内将报价单反馈至采购部门，报价单应明确报价金额、交货时间、付款方式等内容。比较分析：采购部门对各询价供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。签订合同：确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。3.竞争性谈判成立谈判小组：采购部门根据采购计划，成立谈判小组，谈判小组应由公司内部相关部门人员、技术专家等组成，谈判小组人数一般不少于[X]人。制定谈判文件：谈判小组制定谈判文件，谈判文件应包含采购项目的详细技术要求、商务条款、谈判程序、评分标准等内容。邀请供应商参与谈判：采购部门向符合要求的供应商发出谈判邀请，邀请供应商参与谈判。供应商应在规定时间内提交谈判响应文件，谈判响应文件应包含报价文件、技术方案、售后服务承诺等内容。谈判会议：按照谈判文件规定的时间和地点组织谈判会议，谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组应要求供应商对谈判响应文件进行澄清和说明，必要时可要求供应商进行二次报价。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，综合考虑价格、质量、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。签订合同：确定成交供应商后，采购部门与成交供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。（四）合同签订与执行1.采购合同签订采购部门与供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。采购合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款合法合规、公平合理。2.合同执行跟踪采购部门应建立合同执行跟踪机制，及时了解供应商的供货进度、质量情况等，确保合同按时、按质、按量履行。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。3.验收付款验收：物资或服务到货后，使用部门应按照采购合同的要求进行验收，验收内容包括物资的数量、质量、规格型号等。验收合格后，使用部门应填写验收报告，验收报告应包含验收项目、验收标准、验收结果等内容。付款：采购部门根据验收报告和采购合同的约定，办理付款手续。付款方式应按照采购合同的规定执行，如银行转账、支票等。付款前，采购部门应审核相关凭证，确保付款手续齐全、合规。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库采购部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉状况等进行登记管理。供应商库应定期进行更新，确保供应商信息的准确性和完整性。2.供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式进行。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等。3.选择供应商采购部门应根据采购计划和供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购。选择供应商时，应优先选择优秀供应商，确保采购物资或服务的质量和供应稳定性。（二）供应商考核1.建立供应商考核机制采购部门应建立供应商考核机制，定期对供应商的表现进行考核。考核指标应包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核周期一般为[X]个月或[X]个季度。2.考核方式考核方式可采用评分制，根据供应商的各项考核指标进行评分，得分在[X]分以上为优秀供应商，得分在[X]分至[X]分之间为合格供应商，得分在[X]分以下为不合格供应商。3.考核结果应用根据供应商考核结果，采购部门应采取相应的措施。对于优秀供应商，可给予更多的采购机会、价格优惠等；对于合格供应商，应要求其改进不足，提高服务质量；对于不合格供应商，应及时淘汰，不再与其合作。（三）供应商关系维护1.定期沟通采购部门应定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营情况、市场动态等，及时解决合作过程中出现的问题。沟通方式可采用电话、邮件、会议等多种方式进行。2.合作培训采购部门可根据需要，组织供应商进行合作培训，提高供应商的产品质量、服务水平等。培训内容可包括产品技术要求、质量管理体系、售后服务等方面。3.应急协调在遇到紧急情况时，采购部门应及时与供应商进行协调，确保物资或服务的供应不受影响。如遇到自然灾害、市场供应短缺等情况，采购部门应与供应商共同协商解决方案，保障公司生产经营的正常进行。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险市场价格波动、市场供应短缺等因素可能导致采购成本增加、物资供应中断等风险。2.供应商风险供应商破产、违约、产品质量问题等因素可能导致采购合同无法履行、物资质量不合格等风险。3.合同风险采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等因素可能导致公司利益受损。4.内部管理风险采购流程不规范、采购人员违规操作等因素可能导致采购活动出现漏洞，给公司带来损失。（二）风险评估1.建立风险评估体系采购部门应建立风险评估体系，对采购过程中可能出现的风险进行评估。评估指标应包括风险发生的可能性、风险影响程度等方面。2.风险等级划分根据风险评估结果，将风险等级划分为高风险、中风险、低风险。高风险是指风险发生的可能性较大，且风险影响程度严重；中风险是指风险发生的可能性中等，且风险影响程度一般；低风险是指风险发生的可能性较小，且风险影响程度轻微。3.风险应对策略针对不同等级的风险，应采取相应的应对策略。对于高风险，应制定详细的风险应对方案，采取多种措施进行防范和控制；对于中风险，应加强监控和管理，及时采取措施降低风险影响；对于低风险，可采取适当的措施进行关注，确保风险不扩大。（三）风险控制1.市场风险控制采购部门应加强市场调研，及时了解市场价格波动、市场供应情况等信息，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.供应商风险控制采购部门应加强对供应商的管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商进行合作，签订详细的采购合同，明确双方的权利义务，加强对供应商的监督和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。3.合同风险控制采购部门应加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款明确、合法合规，加强对合同执行过程的监督和跟踪，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。4.内部管理风险控制采购部门应加强采购流程的规范化管理，明确各环节的职责和权限，加强对采购人员的培训和监督，提高采购人员的业务水平和职业道德素质，防止采购人员违规操作。五、监督与检查（一）内部审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计审计部门应定期对采购活动进行审计，审查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购成本是否合理等。审计方式可采用查阅资料、实地走访、数据分析等多种方式进行。2.审计结果反馈与整改审计部门应及时将审计结果反馈给采购部门和相关领导，并提出整改建议。采购部门应根据审计结果，及时进行整改，完善采购流程，规范采购行为。（二）纪检监察监督1.纪检监察部门对采购活动进行监督纪检监察部门应加强对采购活动的监督，检查采购人员是否存在违规违纪行为，如收受供应商贿赂、谋取私利等。监督方式可采用举报投诉、专项检查等多种方式进行。2.违规违纪处理对于发现的违规违纪行为，纪检监察部门应及时进行调查处理，严肃追究相关人员的责任，维护公司的利