仓库生产订单管理制度

PAGE仓库生产订单管理制度一、总则（一）目的为了加强公司仓库生产订单管理，规范订单处理流程，提高订单执行效率，确保货物及时、准确交付，保障公司生产运营的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司仓库涉及的所有生产订单管理活动，包括订单接收、审核、下达、执行、跟踪及变更等环节。（三）基本原则1.准确性原则：确保订单信息准确无误，避免因信息错误导致生产延误或交付失误。2.及时性原则：及时处理订单，缩短订单处理周期，提高客户满意度。3.协调性原则：加强各部门之间的沟通与协调，确保订单执行过程中各环节紧密衔接。4.责任明确原则：明确各岗位在订单管理中的职责，做到责任到人。二、订单接收（一）接收渠道1.客户直接下达订单：客户通过电话、邮件、传真或公司指定的电子订单系统等方式直接向公司下达生产订单。2.销售部门传递订单：销售部门在与客户签订合同后，将订单信息传递至仓库管理部门。（二）订单信息内容1.客户基本信息：包括客户名称、联系人、联系电话、地址等。2.订单明细：产品名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点等。3.特殊要求：如产品包装要求、质量标准、运输方式等。（三）接收流程1.仓库管理部门设立专门的订单接收岗位，负责接收各类订单信息。2.接收人员在收到订单后，应及时记录订单内容，并对订单信息进行初步核对，确保信息完整、准确。3.对于通过电子订单系统接收的订单，系统应具备自动提醒功能，接收人员应及时查看并处理新订单。4.如发现订单信息不完整或存在疑问，接收人员应及时与客户或销售部门沟通，核实订单信息。三、订单审核（一）审核部门及职责1.仓库管理部门：负责审核订单的数量、交货日期、库存情况等，确保订单能够按时执行。2.生产部门：审核订单的生产工艺、产能需求等，评估订单的可行性。3.质量部门：审核订单的质量标准和特殊要求，确保产品质量符合客户要求。4.财务部门：审核订单的价格、付款方式等，确保公司利益不受损失。（二）审核内容1.数量审核：核对订单数量与库存数量是否匹配，如库存不足，需评估补货时间和数量。2.交货日期审核：检查订单交货日期是否合理，是否与公司生产计划和产能相冲突。3.生产工艺审核：确认订单产品的生产工艺是否可行，是否需要特殊设备或技术支持。4.质量标准审核：审查订单的质量标准和特殊要求，确保公司具备相应的质量控制能力。5.价格及付款方式审核：核实订单价格是否符合公司定价策略，付款方式是否合理。（三）审核流程1.仓库管理部门在收到订单后，应立即将订单信息分发给各审核部门。2.各审核部门在接到订单后，应在规定时间内完成审核工作，并将审核意见反馈给仓库管理部门。3.仓库管理部门汇总各审核部门的意见，如订单审核通过，将订单下达给相关部门执行；如订单存在问题，应及时与客户或销售部门沟通协商解决方案。四、订单下达（一）下达方式1.对于审核通过的订单，仓库管理部门通过公司内部管理系统将订单信息下达给生产部门、采购部门等相关执行部门。2.如订单涉及外部协作厂商，仓库管理部门应及时将订单相关信息传递给协作厂商，并与其签订合作协议。（二）下达内容订单下达时，应确保各执行部门准确获取订单的详细信息，包括产品名称、规格型号、数量、交货日期、质量标准、特殊要求等。（三）下达时间订单下达应在审核通过后的[X]个工作日内完成，确保各执行部门有足够的时间安排生产和采购等工作。五、订单执行（一）生产部门1.根据订单要求，制定详细的生产计划，明确生产任务、生产进度安排及责任人。2.按照生产计划组织生产，确保生产过程符合质量管理体系要求，严格控制产品质量。3.及时与仓库管理部门沟通生产进度和库存需求，以便仓库及时安排物料供应和成品存储。（二）采购部门1.根据订单需求，制定采购计划，明确采购物料的名称、规格型号、数量、交货日期等。2.选择合格的供应商进行采购，确保采购物料的质量和供应及时性。3.跟踪采购订单执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、物料质量不合格等。（三）仓库管理部门1.根据生产部门的库存需求，及时安排物料的出入库操作，确保生产所需物料按时供应。2.对入库物料进行严格检验，确保物料质量符合订单要求。3.做好成品的存储和保管工作，确保成品数量准确、质量完好，便于及时交付。（四）质量部门1.在生产过程中，按照订单质量标准进行质量检验和监督，确保产品质量合格。2.对检验合格的产品出具质量检验报告，作为产品交付的依据。3.如发现产品质量问题，应及时通知生产部门进行整改，确保产品质量符合要求。六、订单跟踪（一）跟踪责任部门订单跟踪工作由仓库管理部门负责牵头，生产部门、采购部门、质量部门等相关部门配合。（二）跟踪内容1.生产进度跟踪：了解生产部门的生产进度，是否按照生产计划按时完成生产任务。2.采购进度跟踪：掌握采购部门的采购订单执行情况，确保物料按时到货。3.质量控制跟踪：监控产品质量检验情况，及时发现和解决质量问题。4.交货期跟踪：密切关注订单交货日期，确保产品按时交付给客户。（三）跟踪方式1.定期召开订单跟踪会议：由仓库管理部门组织，各相关部门汇报订单执行情况，共同协调解决订单执行过程中出现的问题。2.使用订单跟踪管理系统：通过公司内部管理系统实时跟踪订单执行进度，各部门及时更新订单状态信息。3.实地检查：仓库管理部门定期对生产现场、仓库等进行实地检查，了解订单执行的实际情况。（四）异常情况处理1.如发现订单执行过程中出现异常情况，如生产延误、物料短缺、质量问题等，责任部门应及时填写《订单异常情况报告》，详细说明异常情况的原因、影响及处理措施。2.仓库管理部门收到异常情况报告后，应立即组织相关部门进行分析和协商，制定解决方案，并跟踪解决方案的执行情况。3.对于可能影响订单交货期的异常情况，应及时与客户沟通协商，争取客户的理解和支持，并采取必要的措施尽量减少对客户的影响。七、订单变更（一）变更申请1.客户提出订单变更需求时，应填写《订单变更申请表》，详细说明变更内容、变更原因及预计变更时间等。2.公司内部各部门因自身原因需要变更订单时，也应填写《订单变更申请表》，经部门负责人签字确认后提交给仓库管理部门。（二）变更审核1.仓库管理部门收到订单变更申请后，应及时分发给各审核部门进行审核。2.审核部门按照订单审核流程对变更申请进行审核，重点评估变更对生产计划、库存、成本、交货期等方面的影响。3.如变更申请审核通过，仓库管理部门应将变更信息及时传达给相关执行部门；如变更申请未通过，应及时与申请部门沟通说明原因。（三）变更执行1.相关执行部门根据变更后的订单要求，调整生产计划、采购计划等工作安排。2.仓库管理部门根据变更后的库存需求，及时调整物料出入库操作。3.质量部门按照变更后的质量标准对产品进行检验和监督。（四）变更记录1.仓库管理部门负责对订单变更情况进行详细记录，包括变更申请时间、变更内容、审核意见、执行情况等。2.订单变更记录应妥善保存，以备后续查询和追溯。八、订单交付（一）交付准备1.生产部门在产品生产完成并检验合格后，通知仓库管理部门安排成品发货。2.仓库管理部门根据订单交货日期和客户要求，安排合适的运输方式和运输工具，确保产品安全、及时送达客户手中。3.在发货前，仓库管理部门应对产品进行再次核对，确保产品数量、规格型号、质量等与订单要求一致，并做好产品的包装和标识工作。（二）交付流程1.仓库管理部门填写《发货通知单》，详细注明发货产品信息、客户信息、运输方式、预计发货时间等，提交给运输部门。2.运输部门根据《发货通知单》安排车辆或物流进行发货，并及时反馈发货信息给仓库管理部门。3.仓库管理部门在发货后，及时更新订单状态为“已交付”，并将发货凭证等相关资料存档。（三）交付确认1.客户收到产品后，应在规定时间内对产品的数量、质量等进行确认，并反馈给公司。2.仓库管理部门收到客户的交付确认信息后，应及时进行核对和记录。如客户提出产品存在问题，应按照公司相关规定及时处理。九、订单文档管理（一）文档分类1.订单原始文档：包括客户下达的订单、销售合同、订单变更申请表等。2.订单执行文档：如生产计划、采购订单、质量检验报告、发货通知单等。3.订单跟踪文档：订单跟踪会议记录、订单异常情况报告等。（二）文档保存1.各类订单文档应按照类别进行整理和编号，确保文档的系统性和完整性。2.订单文档应采用纸质和电子两种方式保存，纸质文档应存放在专门的档案柜中，电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份。3.订单文档的保存期限应符合相关法律法规和公司规定，一般情况下，订单文档应保存[X]年以上。（三）文档查阅1.公司内部人员因工作需要查阅订单文档时，应填写《订单文档查阅申请表》，经部门负责人批准后，到仓库管理部门查阅