物业合同规范管理制度

PAGE物业合同规范管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司物业合同的管理流程，确保合同签订、履行、变更及终止等环节符合法律法规和行业标准，保障公司及相关方的合法权益，提高物业管理服务水平，促进公司业务的健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司与业主、业主大会、业主委员会签订的各类物业服务合同，以及与供应商、合作伙伴签订的涉及物业管理相关服务或产品的合同。（三）基本原则1.合法性原则：物业合同的签订、履行、变更及终止等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同内容合法有效。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同或附加不合理的条件。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，合理分配双方的权利和义务，避免一方过度受益或受损。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务，不得隐瞒或欺诈对方。二、合同签订管理（一）合同前期准备1.项目调研对于拟承接的物业项目，由市场拓展部门负责进行全面的项目调研。调研内容包括项目基本情况，如物业类型、规模、地理位置、配套设施等；业主需求及期望，通过问卷调查、访谈等方式了解业主对物业服务的具体要求；周边类似项目的物业服务情况及收费标准等。形成详细的项目调研报告，为合同谈判提供参考依据。2.合同文本起草根据项目调研结果，法务部门会同物业管理部门共同起草物业合同文本。合同文本应涵盖物业服务内容、服务标准、收费标准及方式、双方权利义务、合同期限、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同文本应符合法律法规和行业标准要求，语言表达清晰、准确、严谨，避免模糊不清或歧义条款。3.合同审核物业合同文本起草完成后，先由物业管理部门进行内部审核。审核内容包括合同条款是否符合公司业务要求，服务内容和标准是否明确、合理，收费标准是否与市场行情相符，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。物业管理部门审核通过后，提交法务部门进行法律审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性，确保合同不存在法律风险。根据审核意见，对合同文本进行修改完善，直至审核通过。（二）合同谈判1.谈判团队组建成立由物业管理部门负责人、法务人员、财务人员等组成的合同谈判团队。谈判团队成员应具备丰富的物业管理经验、法律知识和财务知识，熟悉谈判技巧和流程。2.谈判准备谈判团队成员应熟悉合同文本内容及公司谈判底线，了解对方的基本情况、需求和关注点。收集与谈判相关的资料，如法律法规、行业标准、类似项目合同等，为谈判提供有力支持。3.谈判过程谈判团队与对方就合同条款进行充分沟通和协商。在谈判过程中，应坚持公司原则，维护公司利益，同时注重沟通技巧，寻求双方都能接受的解决方案。对于对方提出的不合理要求，应及时予以回应和解释，争取达成共识。谈判过程中形成的重要意见和达成的共识，应及时记录下来，作为合同条款修改的依据。（三）合同签订1.合同签署权限根据合同金额及性质，明确不同层级人员的合同签署权限。一般情况下，小额合同（合同金额在[X]元以下）由物业管理部门负责人签署；中等金额合同（合同金额在[X]元至[X]元之间）由公司分管领导签署；重大合同（合同金额在[X]元以上）由公司总经理签署。涉及重大法律风险或特殊事项的合同，需经公司董事会或股东会审议通过后签署。2.合同签署流程合同文本经审核通过且谈判达成一致后，由合同承办部门负责将合同文本提交给有权签署人。有权签署人应仔细审查合同文本，确认无误后签署合同。合同签署完成后，合同承办部门应及时将合同原件一份交公司档案室存档，一份交财务部门作为付款依据，一份自留作为履行合同的参考。同时，将合同信息录入公司合同管理系统，便于查询和管理。三、合同履行管理（一）服务提供1.服务计划制定物业管理部门根据物业合同约定的服务内容和标准，制定详细的年度、季度和月度服务计划。服务计划应明确服务目标、工作任务、责任人、时间节点等内容，确保物业服务工作有序开展。服务计划应根据实际情况进行动态调整，如业主需求变化、政策法规调整等，及时修订服务计划，确保服务质量始终满足合同要求。2.服务执行各服务岗位人员应按照服务计划和操作规程开展物业服务工作。严格遵守公司各项规章制度，确保服务质量和效率。物业管理部门应建立健全服务质量监督检查机制，定期对服务工作进行检查和评估。对发现的问题及时整改，确保服务质量符合合同标准。（二）费用收取1.收费标准执行财务部门按照物业合同约定的收费标准和方式进行费用收取工作。确保收费标准明确、公示，不得擅自提高或降低收费标准。对于业主提出的收费疑问，财务人员应耐心解答，并提供相关收费依据和明细。2.收费方式与时间明确费用收取方式，如现金、银行转账、电子支付等。同时，规定费用收取时间，一般为每月[具体日期]前。对于逾期未缴费的业主，按照合同约定收取滞纳金。财务部门应及时与业主沟通缴费事宜，对于欠费金额较大或欠费时间较长的业主，应制定专门的催缴方案，必要时通过法律途径解决欠费问题。（三）合同变更管理1.变更情形在物业合同履行过程中，如出现以下情形，可协商变更合同：物业服务内容和标准发生变化，经双方协商一致；收费标准因政策法规调整或市场行情变化需要调整；合同履行期限需要延长或缩短；其他经双方协商一致需要变更的事项。2.变更程序由合同一方提出合同变更申请，说明变更原因、变更内容及对双方权利义务的影响。合同承办部门对变更申请进行审核，评估变更的必要性和可行性。审核通过后，提交法务部门进行法律审核。法务部门审核通过后，组织双方就变更事项进行协商谈判。达成一致后，签订合同变更协议。合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止管理1.终止情形物业合同期满，双方未续签合同；合同约定的终止条件成就；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行。2.终止程序合同终止前，合同承办部门应提前通知对方，并做好相关工作交接准备。物业管理部门应在合同终止后，对物业服务工作进行全面总结和评估，向业主或相关方提交服务报告。财务部门负责对合同期间的费用收支进行结算，清理债权债务。合同终止后，合同承办部门应将合同原件及相关资料交公司档案室存档，并在合同管理系统中进行终止操作。四、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门在合同签订、履行、变更及终止过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、谈判记录、审核意见、变更协议、终止通知、服务报告、费用结算清单等，均应及时收集整理。2.对于合同履行过程中的重要文件和资料，如业主投诉处理记录、维修记录、安全检查记录等，应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案资料的完整性。（二）档案整理与归档1.合同承办部门负责对收集到的档案资料进行初步整理，按照文件类型、时间顺序等进行分类编号。2.整理完成后，将档案资料移交公司档案室。档案室工作人员对档案资料进行进一步审核和整理，确保档案资料符合归档要求。3.按照档案管理规定，将档案资料进行归档存储。档案应分类存放，便于查询和管理。同时，建立档案索引和目录，方便快速查找所需档案。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、法务部门负责人和公司分管领导审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.查阅和借阅合同档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。查阅后应及时归还档案室，确保档案资料的安全。五、监督与考核（一）监督机制1.公司建立物业合同监督小组，成员包括物业管理部门负责人、法务人员、财务人员等。监督小组定期对物业合同的签订、履行、变更及终止等情况进行检查和监督。2.监督小组通过查阅合同档案、实地检查、听取汇报等方式，对合同执行情况进行全面评估。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核制度1.制定物业合同管理考核办法，明确考核指标、考核方式和考核周期。考核指标包括合同签订的规范性、履行的及时性和质量、费用收取情况、变更和终止管理的合规性等。2.根据考