电子资料管理规范制度

PAGE电子资料管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司电子资料的管理，确保电子资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及电子资料的部门和人员，包括但不限于文件的创建、存储、传输、使用、共享和销毁等环节。（三）基本原则1.合法性原则：电子资料的管理应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.完整性原则：确保电子资料的内容完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：电子资料的信息应准确无误，避免错误或虚假信息。4.安全性原则：采取有效措施保护电子资料的安全，防止数据泄露、丢失或被篡改。5.可追溯性原则：对电子资料的操作过程进行记录，以便追溯和查询。二、电子资料的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.业务文件类：与公司业务相关的各类文件，如合同、协议、报告、报表等。3.技术文档类：涉及公司技术研发、产品设计、工艺流程等方面的文档。4.客户资料类：包括客户信息、往来邮件、项目资料等。5.财务资料类：财务报表、账目记录、审计报告等。6.其他资料类：不属于以上分类的其他电子资料。（二）编号为便于电子资料的识别和管理，对各类电子资料进行统一编号。编号规则如下：1.编号结构：采用“年份+类别代码+流水号”的形式。2.年份：用四位数字表示资料产生的年份。3.类别代码：根据资料的分类，用两位字母表示，如“XZ”表示行政文件类，“YW”表示业务文件类等。4.流水号：按照资料产生的顺序，用四位数字表示。例如，2023年产生的第一份行政文件编号为“2023XZ0001”。三、电子资料的创建与录入（一）创建要求1.创建电子资料应确保内容真实、准确、完整，符合公司的业务需求和相关规定。2.资料的格式应规范统一，便于阅读、存储和共享。一般应采用常见的办公软件格式，如.docx、.xlsx、.ppt等。3.对于重要的电子资料，应进行必要的审核和审批，确保其质量和合规性。（二）录入规范1.录入人员应认真核对资料内容，确保录入信息与原始资料一致。2.录入过程中应注意数据的准确性和完整性，避免出现错别字、数据错误等问题。3.对于包含图表、图片等复杂内容的电子资料，应确保其清晰、准确地录入系统。四、电子资料的存储与保管（一）存储方式1.公司应建立专门的电子资料存储服务器，用于集中存储各类电子资料。存储服务器应具备足够的存储空间和良好的性能，以满足公司业务发展的需求。2.根据电子资料的分类，在存储服务器上建立相应的文件夹结构，对资料进行分类存放。每个文件夹应明确标注其类别和内容。3.对于重要的电子资料，应进行备份存储。备份方式可采用磁带备份、磁盘阵列备份或云存储备份等，以防止数据丢失。备份存储应定期进行检查和维护，确保备份数据完好可用。（二）保管责任1.各部门应指定专人负责本部门电子资料的存储和保管工作，确保资料的安全和完整。2.保管人员应定期对存储的电子资料进行检查和清理，删除过期或无用的资料，确保存储空间的合理利用。3.对于涉及公司机密的电子资料，保管人员应严格遵守公司的保密制度，采取加密存储、限制访问权限等措施，防止机密信息泄露。五、电子资料的传输与共享（一）传输方式1.电子资料的传输应采用安全可靠的方式，如公司内部网络、加密邮件等。避免通过不可信的网络或未经授权的渠道传输资料，防止数据泄露或被篡改。2.在传输电子资料前，应确认接收方的身份和权限，确保资料传输到正确的人员手中。3.对于较大的电子资料文件，可采用分卷压缩、断点续传等方式进行传输，提高传输效率和成功率。（二）共享规定1.电子资料的共享应遵循公司的信息共享制度，明确共享的范围、权限和流程。2.如需共享电子资料，应填写《电子资料共享申请表》，注明共享资料的名称、类别、共享范围、共享期限等信息，并提交部门负责人审批。3.经审批同意后，由保管人员按照共享申请表的要求，设置相应的共享权限，并通知共享人员。共享人员应在规定的权限范围内使用共享资料，不得擅自扩大共享范围或泄露共享资料的内容。4.共享资料的使用情况应进行记录，包括共享时间、共享人员、使用目的等信息，以便进行追溯和管理。六、电子资料的使用与查阅（一）使用规范1.使用电子资料应遵守公司的相关规定和保密制度，不得擅自修改、删除或传播资料内容。2.对于涉及公司机密的电子资料，使用人员应严格按照保密要求进行操作，不得将机密信息泄露给无关人员。3.在使用电子资料过程中，如发现资料存在错误或疑问，应及时与保管人员或相关部门联系，进行核实和处理。（二）查阅流程1.公司内部人员如需查阅电子资料，应填写《电子资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、类别、查阅目的等信息，并提交部门负责人审批。2.经审批同意后，由保管人员根据申请表的要求，提供相应的电子资料供查阅人员使用。查阅人员应在指定的地点和时间内查阅资料，不得擅自复制或带出公司。3.对于外部人员查阅电子资料，应按照公司的对外信息披露制度进行审批和管理。一般情况下，外部人员查阅电子资料需经过公司高层领导批准，并签订保密协议后方可进行。七、电子资料的变更与修订（一）变更原因电子资料在使用过程中，可能因业务发展、政策调整、信息更新等原因需要进行变更或修订。（二）变更流程1.当电子资料需要变更时，资料的创建部门或相关责任人应填写《电子资料变更申请表》，详细说明变更的原因、内容和范围，并提交部门负责人审核。2.审核通过后，由保管人员对原电子资料进行备份，并根据变更申请表的要求进行修改。修改后的电子资料应进行审核和审批，确保变更后的资料符合相关规定和业务需求。3.变更后的电子资料应及时更新存储服务器上的文件，并通知相关人员。同时，应对变更过程进行记录，包括变更时间、变更内容、变更人员等信息，以便进行追溯和管理。八、电子资料的销毁（一）销毁条件1.电子资料已超过保存期限且无继续保存价值的。2.电子资料所涉及的业务已结束，且不再需要使用该资料的。3.电子资料因法律法规、政策调整等原因，需要进行销毁的。（二）销毁流程1.对于需要销毁的电子资料，由保管人员填写《电子资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、类别、数量、销毁原因等信息，并提交部门负责人审批。2.经审批同意后，应采用安全可靠的方式对电子资料进行销毁。销毁方式可采用物理销毁（如粉碎存储介质）或数据擦除等方式，确保电子资料无法恢复。3.在销毁电子资料过程中，应安排专人进行监督，并对销毁过程进行记录，包括销毁时间、销毁方式、监督人员等信息。记录应保存一定期限，以备查阅。九、监督与检查（一）监督机制公司应建立电子资料管理监督机制，定期对各部门电子资料的管理情况进行检查和评估。（二）检查内容1.电子资料的分类、编号是否规范。2.电子资料的创建、录入、存储、传输、共享、使用、查阅、变更、修订和销毁等环节是否符合本制度的要求。3.电子资料的保管责任是否落实，保管人员是否履行职责。4.电子资料的安全措施是否到位，是否存在数据泄露、丢失或被篡改的风险。（三）检查结果处理对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。对违反本制度的行为，应按照公司的相关规定进行严肃处理。十、培训与宣传（一）培训计划公司应定期组织电子资料管理相关的培训，提高员工对电子资料管理重要性的认识和操作技能。培训计划应根据公司业务发展和员工需求制定，包括培训内容、培训方式、培训时间等。（二）培训内容1.电子资料管理规范制度的解读和学习。2.电子资料的分类、编号、创建、录入、存储、传输、共享、使用、查阅、变更、修订和销毁等环节的操作流程和注意事项。3.电子资料管