学校档案管理规范制度

PAGE学校档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效保护和利用档案，提高学校管理水平和办学效益，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实可靠原则档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的管理和查找利用。4.方便利用原则建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高档案利用效率，为学校教学、科研、管理等工作提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立和完善档案管理信息系统，对档案进行数字化处理，实现档案信息的快速检索和共享利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁过期、无用档案，确保档案的质量和安全。5.开展档案利用服务工作，为学校各部门、各单位及师生提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，为学校决策提供参考依据。6.组织档案业务培训和学术交流活动，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。（二）各部门、各单位档案管理职责1.各部门、各单位应指定一名负责人分管档案工作，并配备兼职档案管理人员，负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作。2.建立健全本部门、本单位的档案管理制度，明确档案管理流程和要求，确保档案工作的规范化、常态化。3.负责将本部门、本单位在工作中形成的各类文件材料及时收集、整理，按照学校档案管理部门的要求进行分类、编目，并定期移交学校档案管理部门。4.积极配合学校档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助，确保档案工作的顺利进行。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案的收集范围包括以下几类：1.党群工作类：学校党组织在工作中形成的文件材料，如党委会议记录、工作计划、工作总结、党员名册、入党材料等。2.行政管理类：学校行政机构在行政管理活动中形成的文件材料，如行政会议记录、学校规划、规章制度、人事任免文件、招生就业文件等。3.教学管理类：学校教学管理部门在教学工作中形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩册、教学质量评估材料等。4.学生管理类：学校学生管理部门在学生教育、管理、服务工作中形成的文件材料，如学生学籍档案、奖惩材料、助学金申请材料、毕业生档案等。5.科研管理类：学校科研管理部门在科研工作中形成的文件材料，如科研项目申报书、立项通知书、研究成果报告、科研奖励材料等。6.财务管理类：学校财务部门在财务管理活动中形成的文件材料，如财务预算、决算报表、会计凭证、财务审计报告等。7.后勤管理类：学校后勤管理部门在后勤保障工作中形成的文件材料，如校园建设规划、房产管理文件、物资采购合同、维修记录等。8.外事工作类：学校外事部门在对外交流与合作工作中形成的文件材料，如外事协议、邀请函、出访报告、留学生管理文件等。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等因素，将收集到的文件材料分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、科研管理类、财务管理类、后勤管理类、外事工作类等八大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找利用。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保档案信息的准确记录。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所建设学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。2.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防数据丢失。3.按照档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，便于档案的管理和查找利用。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。（三）档案保密制度1.建立档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，确保档案信息的安全。3.档案管理人员在工作中应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得擅自将档案带出档案库房。五、档案的利用（一）利用范围学校档案的利用范围包括学校各部门、各单位及师生在教学、科研、管理等工作中需要查阅、借阅档案的情况。（二）利用手续1.校内各部门、各单位因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门、本单位负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理查阅手续。2.师生因教学、科研等工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在学院（部门）负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理查阅手续。3.查阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并对查阅情况进行登记，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经学校档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容，不得在档案上圈划、批注，确保档案的安全完整。（三）利用服务1.学校档案管理部门应积极开展档案利用服务工作，为学校各部门、各单位及师生提供优质、高效的服务。2.根据利用需求，档案管理人员应及时提供档案查阅、借阅等服务，并对利用情况进行跟踪反馈，不断改进服务质量。3.积极开发档案信息资源，编写档案参考资料，为学校教学、科研、管理等工作提供决策依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人及相关业务部门的专家组成，负责对学校档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实价值和科研价值等。3.档案的保管期限，根据档案的保存价值确定保管期限，保管期限分为永久、长期和短期三种。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确定无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经学校档案管理部门负责人审核、学校分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁工作应由两名以上档案管理人员负责监销，监销人员应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、智能化检索和共享利用，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化加工对学校各类档案进行数字化扫描，建立档案数字化副本，确保档案信息的长期保存和有效利用。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合学校档案管理工作的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理工作的规范化、科学化水平。3.档案数据库建设建立学校档案数据库，包括档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的集中存储和共享利用。4.网络基础设施建设加强学校网络基础设施建设，确保档案管理信息系统的稳定运行，实现档案信息的快速传输和远程访问。（三）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护，防止档案