吉利出差制度

吉利出差制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合集团母公司关于全面风险管理、合规经营的管理要求，以及公司内部强化流程管控、防控专项风险的实践需求制定。旨在规范公司全体员工出差行为，明确差旅申请、审批、执行、报销等环节的管理标准，防范差旅过程中的财务风险、安全风险及合规风险，提升差旅管理效率与效益，保障公司资源合理使用与经营活动合规有序。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有因公出差活动，包括但不限于业务洽谈、市场调研、参加会议、培训学习、应急处理等，均须遵循本制度执行。涉及境外出差的，除执行本制度外，须同时符合《公司境外业务管理办法》及当地法律法规的相关规定。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）出差专项管理：指公司针对员工因公外出活动全过程实施的计划、控制、监督、改进等管理活动，涵盖差旅申请、审批、费用报销、安全管控等核心环节，旨在实现差旅行为的规范化、风险的可控化及资源的效益化。（二）出差风险：指员工出差过程中可能引发的经济损失、安全事件、合规处罚等潜在不确定性因素，包括但不限于虚报差旅费用、违反差旅标准、途中安全事故、信息泄露等。（三）出差合规：指员工出差行为严格遵循国家法律法规、公司内部制度及差旅管理要求，确保差旅活动合法、合理、合规，无利益冲突或不当关联。第四条公司出差专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有出差活动纳入制度化管理范畴，无死角、无例外；（二）责任到人：明确各层级、各部门及员工的职责分工，实现全程可追溯；（三）风险导向：重点识别与管控高风险差旅场景，优先防范重大风险事件；（四）持续改进：定期评估制度执行效果，动态优化管理流程与标准。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司出差专项管理负总责，统筹把握管理方向与重大风险防控；分管领导为直接责任人，负责分管领域出差活动的审批监督与考核落实。第六条公司设立出差专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，财务部、办公室、人力资源部、审计部等相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定与修订公司出差管理制度，协调跨部门协作事项；（二）审批年度出差预算与重大差旅活动方案；（三）监督考核各部门出差管理成效，研究解决重大问题。第七条公司各部门负责人为本部门出差专项管理第一责任人，负责本部门出差计划的编制审核、员工行为的教育监督及风险事件的处置报告；员工须严格遵守出差审批流程，确保出差活动符合制度要求。第八条财务部作为出差专项管理的牵头部门，负责以下职责：（一）制定与维护出差费用标准及报销流程，审核报销凭证合规性；（二）建立出差费用支出监控机制，定期分析异常数据并预警；（三）配合审计部开展专项审计，反馈管理漏洞并推动改进。第九条办公室作为出差专项管理的专责部门，负责以下职责：（一）制定出差安全管理制度，开展行前安全培训与提醒；（二）管理出差审批系统与台账，监督执行过程合规性；（三）协调处理出差途中突发事件，维护公司形象与利益。第十条人力资源部作为出差专项管理的支持部门，负责以下职责：（一）将出差合规要求纳入员工培训体系，提升全员风险意识；（二）参与出差绩效考核，对违规行为实施奖惩；（三）建立出差行为黑名单制度，防范长期异常差旅风险。第十一条基层执行岗员工作为出差专项管理的落脚点，须严格履行以下责任：（一）如实填报出差申请，承诺信息真实性；（二）遵守差旅标准，严禁超标准或非公务出差；（三）及时上报途中异常情况，配合风险处置。第三章专项管理重点内容与要求第十二条出差计划管理：各部门须于每月X日前提交下月出差计划，包括行程安排、目的、预算、人员等要素，经部门负责人审批后报财务部备案。紧急出差须同步说明事由与必要性。第十三条出差审批管理：（一）常规出差由部门负责人审批，单次费用超过X万元的须报分管领导审批；（二）跨区域出差需附当地协作单位确认函；（三）审批人员须核实出差事由与必要性，严禁默许无计划出差。第十四条出差费用标准：（一）交通费用：优先选择公司定点供应商，机票、火车票须符合经济舱标准；（二）住宿费用：按职级区分标准，严禁超标准住宿或自带设备折抵费用；（三）伙食补助：按实际天数发放，不得与实际消费重复计算。第十五条出差报销管理：（一）报销材料须附行程单、发票、审批单，经财务部审核无误后按流程支付；（二）虚报、多报差旅费用将按金额比例追缴，并列入违规记录；（三）电子发票须符合税务要求，纸质发票需加盖骑缝章。第十六条禁止性行为管理：（一）严禁以出差名义进行私人旅游或非公务活动；（二）严禁通过第三方代开发票或虚开发票套取资金；（三）严禁将出差费用转嫁至招待费或其他项目。第十七条出差安全管理：（一）员工须如实告知健康状况，患有重大疾病者不得单独出差；（二）前往高风险地区须提前报备，并购买商业保险；（三）遇突发事件须第一时间向部门负责人及办公室报告。第十八条异地协作管理：（一）员工异地工作须提交定点酒店与供应商协议，避免利益输送；（二）临时变更行程须重新履行审批程序；（三）异地采购或服务需比价，优先选择集团供应商目录内单位。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：财务部、办公室等牵头部门每年联合评估制度执行情况，根据法规变化、业务调整提出修订建议，经领导小组审议后发布新版制度。第二十条风险识别预警机制：（一）每月开展出差费用异常分析，对超预算、高频次出差部门进行约谈；（二）建立违规案例库，定期通报典型问题；（三）对长期异常差旅行为启动尽职调查，必要时暂停出差权限。第二十一条合规审查机制：（一）将出差合规审查嵌入审批流程，未通过审查的行程不予执行；（二）审计部每年抽取X%出差记录进行突击检查，重点核查发票真伪与行程匹配度；（三）发现违规行为须立即中止报销，情节严重的通报批评。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险（如发票问题）由财务部限期整改；（二）重大风险（如安全事故）须启动应急响应，同步调查责任与损失；（三）跨部门风险事件由领导小组牵头成立处置组，明确分工与时效。第二十三条责任追究机制：（一）员工违规按《公司奖惩管理办法》处理，包括但不限于扣减绩效、降级；（二）部门负责人未履行监管责任者，取消年度评优资格；（三）涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。第二十四条评估改进机制：（一）每季度统计出差合规率、费用节约率等指标，编制管理报告；（二）针对高频问题修订流程，如优化电子审批系统、调整费用标准；（三）将评估结果纳入部门年度考核，推动管理闭环。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人每年听取出差专项管理汇报，分管领导每季度带队检查执行情况，确保制度权威性。第二十六条考核激励机制：（一）将部门出差合规率纳入绩效考核指标，占权重X%；（二）对差旅成本控制成效突出的部门予以奖励，金额不超过年度节省额的X%；（三）员工违规记录将影响评优晋升，长期违规者调离差旅敏感岗位。第二十七条培训宣传机制：（一）新员工入职须接受出差制度培训，考核合格后方可出差；（二）每月发布《出差合规简报》，通报制度更新与典型案例；（三）组织“差旅管理优秀实践”分享会，推广标准化做法。第二十八条信息化支撑：（一）开发出差管理平台，实现行程电子审批、费用智能匹配；（二）通过GPS定位监控高风险地区出差动态；（三）建立供应商黑名单数据库，动态调整合作范围。第二十九条文化建设：（一）制作《出差合规手册》，明确红线与奖惩条款；（二）签订《出差承诺书》，员工须签字确认知晓责任；（三）设立合规建议渠道，鼓励员工举报违规行为。第三十条报告制度：（一）重大风险事件须在X小时内上报至领导小组，同时通报相关部门；（二）年度管理情况报告须包含数据统计、问