客户关系管理系统客户信息记录与跟进模板

一、适用场景二、客户信息与跟进全流程操作指南（一）客户信息初次录入：基础信息精准采集信息收集准备：通过客户初次沟通（如电话、面谈、线上咨询）、公开渠道（企业官网、行业报告）或推荐人处，收集客户核心信息，保证关键字段无缺失。填写《客户信息登记表》：客户主体信息：客户单位全称、所属行业（如制造业、零售业、IT服务等）、企业规模（员工人数、年营收预估）、成立时间、注册地址；联系人信息：对接人姓名（经理/总监）、职务、常用联系方式（电话、，需注明“客户填写”避免隐私泄露）、邮箱（可选）；初步需求与背景：客户当前痛点（如“降低采购成本”“提升生产效率”）、采购时间节点、决策流程（是否有决策小组、关键决策人）、合作历史（首次接触/老客户增购）。信息核对与归档：录入后由团队负责人（主管）核对信息准确性，确认无误后标记“客户状态”为“潜在客户”，并分配跟进责任人（销售A）。（二）跟进计划制定：明确目标与节奏分析客户优先级：根据客户需求紧急程度（如“1个月内需签约”）、合作潜力（如预算规模、行业影响力），设定跟进优先级（高/中/低）。制定跟进周期与方式：高优先级客户：每周1次跟进，方式以电话+面谈结合，重点沟通需求细节；中优先级客户：每两周1次跟进，以/邮件为主，发送行业案例或解决方案；低优先级客户：每月1次跟进，通过节日问候或行业资讯保持联系。记录计划内容：在《客户跟进记录表》中填写“下次跟进时间”“跟进目标”（如“确认预算范围”“演示产品原型”）、“准备材料”（如“竞品分析报告”“客户成功案例”）。（三）跟进过程记录：动态更新客户状态执行跟进动作：按计划通过约定方式与客户沟通，重点记录沟通核心内容：客户反馈：对方案/产品的意见、新增需求、顾虑点（如“价格超出预期”“需要试用验证”）；进展确认：是否进入下一阶段（如“提交合同审批”“安排技术对接”）；关键人动态：决策人是否变更、是否有新对接人加入。实时记录跟进详情：沟通后24小时内填写《客户跟进记录表》，字段包括：跟进日期、时间、方式（电话/面谈/）、跟进人（*销售A）；沟通摘要（简明扼要记录客户原话，如“*经理表示需对比三家报价，下周给反馈”）；客户状态变化（如“潜在客户→意向客户”“意向客户→合同待签”）；待办事项（如“准备竞品对比表”“预约产品演示时间”），并明确责任人与截止时间。（四）客户信息动态更新：保证数据鲜活触发更新场景：当客户联系方式变更、需求调整、企业发生重大事件（如融资、战略转型）或跟进责任人变动时，需及时更新信息。更新流程：信息收集人（*销售A）核实新信息准确性（如通过客户官网或二次沟通确认）；在《客户信息登记表》中修改对应字段，并注明“更新日期”及“更新原因”（如“2024-03-15：客户电话更换，原号码停用，新号码由*经理提供”）；通知团队负责人（*主管）审核，保证信息同步至共享系统（如CRM软件）。（五）客户分级与策略调整：精准匹配资源分级标准：根据客户合作价值（历史合作金额、当前订单规模）及潜力（行业增长性、战略匹配度），将客户分为三级：A类（高价值）：年合作金额≥50万元，或行业标杆客户；B类（中价值）：年合作金额10万-50万元，或潜力行业客户；C类（低价值）：年合作金额＜10万元，或小散客户。策略匹配：A类客户：由销售总监（*总监）直接跟进，提供定制化服务，每季度进行满意度调研；B类客户：由资深销售（*销售B）跟进，定期推送新品信息，半年内至少1次面谈；C类客户：由销售助理（*助理）维护，通过标准化邮件/社群保持互动，降低维护成本。三、客户信息与跟进记录模板（一）客户基本信息登记表字段名称填写示例说明客户单位全称科技有限公司企业营业执照名称所属行业软件和信息技术服务业按国家统计局行业分类填写企业规模100-500人，年营收5000万-1亿员工人数+营收预估成立时间2018-05-20企业注册日期注册地址市区路号企业注册所在地联系人姓名*经理主要对接人姓名联系人职务采购部总监对接人在企业内的职务联系方式（电话）[客户填写]客户提供的常用电话号[客户填写]客户号（可选）初步需求降低生产设备运维成本客户当前明确的需求或痛点采购时间节点2024年6月前客户预计达成合作的日期决策流程需技术部+采购部联合审批客户内部决策流程说明合作历史首次接触是否有合作记录（首次/老客户）责任人*销售A当前跟进客户的人员录入日期2024-03-10信息首次录入系统的时间（二）客户跟进记录表跟进日期跟进时间跟进方式跟进人沟通摘要客户状态待办事项下一步跟进计划2024-03-1514:00-14:30电话*销售A*经理表示现有设备故障率高，希望知晓我方设备的稳定性和售后响应速度，需提供3家竞品对比潜在客户→意向客户1.3月18日前完成竞品对比表；2.3月20日前预约产品演示3月20日上门演示设备，重点突出故障率数据2024-03-2010:00-11:30面谈*销售A演示后*经理认可设备功能，但提出预算比预期低10%，需确认是否有折扣空间意向客户→合同待签1.3月22日前申请折扣政策；2.3月25日前拟定合同初稿3月25日提交合同，同步报价明细四、操作要点与提醒信息准确性优先：客户信息录入后需双人核对（录入人+负责人），避免因错误信息（如联系方式、需求）导致跟进无效；联系方式变更时，务必通过客户本人确认后再更新，不可道听途说。跟进及时性原则：沟通后24小时内完成跟进记录填写，保证细节不遗漏；“待办事项”需明确截止时间，逾期未完成的需在团队晨会中说明原因并调整计划。隐私保护合规：禁止收集客户非必要隐私信息（如证件号码号、家庭住址），联系方式等敏感字段需标注“客户填写”，仅限团队内部工作使用，不得外泄。团队协作同步：当客户涉及多部门对接（如销售+技术+客服）时，需在CR