财务共享中心管理办法修订版2019

第一章总则第一条目的与依据为适应公司战略发展需要，进一步规范财务共享中心（以下简称“共享中心”）的运营管理，提升财务管理效率与质量，强化风险控制，降低运营成本，依据国家相关法律法规及公司内部财务管理规定，结合共享中心实际运作情况及近年来发展需求，特对原《财务共享中心管理办法》进行修订。本办法旨在明确共享中心的定位、职责、业务流程及管理要求，确保共享中心健康、高效、可持续发展。第二条适用范围本办法适用于公司财务共享中心及其所服务的各成员单位（以下简称“服务单位”）。共享中心全体人员及各服务单位与共享业务相关的人员均须遵守本办法。第三条中心定位与目标共享中心是公司集中处理财务核算、资金结算、费用报销等标准化财务业务的专业平台，致力于通过标准化、流程化、信息化的运作模式，实现财务资源的优化配置，提升财务信息质量与决策支持能力，为公司整体战略发展提供坚实的财务服务支撑。其核心目标包括：提升效率、控制成本、强化管控、优化服务。第四条基本原则共享中心运作及管理遵循以下原则：（一）标准化原则：统一业务流程、核算标准、数据口径及报告模板。（二）专业化原则：培养专业团队，运用专业方法，提供专业服务。（三）效率性原则：优化流程，利用信息技术，提升处理效率与响应速度。（四）内控优先原则：健全内部控制体系，有效防范财务风险与操作风险。（五）客户导向原则：以服务单位需求为导向，持续提升服务满意度。（六）持续改进原则：定期评估运作效果，不断优化管理与服务。第二章组织架构与职责第五条组织架构共享中心在公司财务管理部门的直接领导下开展工作。中心内部可根据业务需要设置相应的职能模块或团队，如核算组、资金组、费用报销组、综合管理组等。具体架构设置及人员编制由公司根据实际情况核定。第六条中心职责共享中心主要承担以下职责：（一）负责公司范围内指定服务单位的会计核算业务，包括但不限于凭证处理、账务核对、报表编制等。（二）负责公司资金集中结算与管理相关业务，确保资金收付的安全、准确、及时。（三）负责公司费用报销单据的集中审核、支付及核算管理。（四）参与制定和完善公司统一的财务核算制度、流程及相关标准。（五）负责共享中心业务相关的财务数据管理、信息传递与反馈。（六）协助进行财务风险的识别、评估与控制，确保业务处理的合规性。（七）负责共享中心内部人员的日常管理、培训与发展。（八）持续优化共享中心业务流程与操作效率，提升服务质量。（九）完成上级领导交办的其他相关工作。第七条服务单位职责服务单位在共享业务模式下，应履行以下职责：（一）按照公司统一规定，及时、准确、完整地提供业务发生的原始凭证及相关信息资料。（二）对提交资料的真实性、合法性、合规性负责。（三）配合共享中心进行必要的业务沟通、解释与资料补充。（四）参与共享业务流程的优化与改进，及时反馈使用体验与需求。（五）遵守共享中心的各项管理规定及操作要求。第三章业务范围与操作规范第八条业务范围界定共享中心的业务范围由公司根据战略规划、业务特点及管理需求统一确定，并可根据实际运作情况进行动态调整。现阶段主要涵盖以下业务领域：（一）会计核算业务：包括总账核算、应收应付账款核算、固定资产核算、成本核算等。（二）资金结算业务：包括对外支付、收款处理、银行账户管理、资金调度等。（三）费用报销业务：包括员工日常费用、差旅费用、专项费用等的审核与支付。（四）财务报告业务：协助或负责编制服务单位的基础财务报表及相关管理报表。（五）其他：经公司批准纳入共享范围的其他标准化财务业务。第九条操作流程规范（一）各业务模块均应制定详细、可操作的标准作业流程（SOP），明确各环节的操作要求、责任主体、处理时限及输出成果。（二）原始凭证的传递、审核、录入、复核等各环节应严格按照SOP执行，确保账务处理的规范性和准确性。（三）对于业务处理过程中出现的异常情况或争议事项，应建立明确的沟通、上报与解决机制。（四）鼓励利用信息化手段，实现业务流程的线上化、自动化处理，减少人工干预，提高处理效率。第十条数据质量管理（一）共享中心应建立健全数据质量控制体系，确保财务数据的真实性、准确性、完整性和及时性。（二）加强对原始数据录入、处理、输出等各环节的校验与审核，对发现的数据质量问题应及时追溯原因并予以纠正。（三）定期进行数据质量分析与评估，持续改进数据管理水平。第四章风险控制与质量管理第十一条内部控制共享中心应建立健全覆盖各项业务的内部控制机制，明确各岗位职责分工，实施不相容岗位分离，确保授权审批、业务经办、会计记录、财产保管等环节相互制约、相互监督。第十二条合规性管理严格遵守国家财经法律法规、会计准则及公司内部财务管理制度。定期开展合规性检查，确保业务处理符合相关规定，有效防范法律风险与合规风险。第十三条风险管理（一）建立常态化的风险识别与评估机制，对业务处理过程中的潜在风险点进行梳理和监控。（二）针对关键风险点制定相应的控制措施和应急预案，降低风险发生的可能性及影响程度。（三）加强对资金安全、信息安全等重点领域的风险防控。第十四条质量管理（一）建立服务质量标准与考核指标体系，如处理及时率、准确率、客户满意度等。（二）定期开展服务质量检查与客户满意度调查，收集服务单位反馈，持续改进服务短板。（三）建立质量问题的追溯与改进机制，对发生的质量问题进行分析，制定纠正与预防措施。第五章信息系统管理第十五条系统支持共享中心的高效运作依赖于稳定、可靠的财务信息系统支持。公司应根据共享业务需求，配置或开发相应的财务共享平台、ERP系统、影像系统、报销系统等。第十六条系统运维（一）建立健全信息系统日常运维管理制度，确保系统的稳定运行和数据安全。（二）明确系统管理员职责，负责系统的日常监控、故障排除、权限管理等工作。（三）定期进行系统数据备份，防止数据丢失或损坏。第十七条数据安全与保密（一）严格遵守公司信息安全管理规定，加强对财务数据的安全保护，防止数据泄露、篡改或滥用。（二）共享中心人员对在工作中接触到的公司商业秘密及财务数据负有保密责任，严禁私自泄露或用于非工作目的。（三）建立数据访问权限控制机制，确保数据访问的合规性。第十八条系统优化与升级随着业务发展和技术进步，共享中心应积极参与或推动信息系统的优化与升级工作，持续提升系统对业务的支撑能力和用户体验。第六章人员管理、考核与发展第十九条人员聘用与配置共享中心应根据业务发展需要，按照公司人力资源管理规定，合理配置人员。人员聘用应注重专业素质、职业道德和学习能力。第二十条培训与发展（一）建立完善的培训体系，定期组织内部培训、外部交流等活动，提升员工的专业技能、业务水平和综合素养。（二）关注员工职业发展，为员工提供清晰的职业发展通道和晋升机会，鼓励员工岗位成才。第二十一条绩效考核（一）建立科学合理的绩效考核机制，将个人绩效与团队绩效、服务质量、工作效率、合规性等指标挂钩。（二）绩效考核结果应作为员工薪酬调整、评优评先、晋升任免的重要依据。考核过程应坚持公平、公正、公开原则。第二十二条行为规范共享中心人员应遵守公司各项规章制度及职业道德规范，廉洁自律，恪尽职守，保持良好的职业操守。第七章附则第二十三条办法解释权本办法由公司财务管理部门