XX公司-进销存管理制度

第一章总则第一条目的与依据为规范公司进销存管理流程，确保物资流转高效、财务数据准确、资产安全完整，降低运营风险，提升整体运营效率，依据国家相关法律法规及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于XX公司（以下简称“公司”）所有与采购、入库、存储、销售、出库及相关库存管理活动。公司各部门、全体员工均须严格遵守本制度规定。第三条基本原则1.统一规划，分级负责：进销存管理工作在公司统一规划下进行，各相关部门明确职责，协同配合。2.流程规范，权责清晰：建立标准化的进销存业务流程，明确各环节的责任主体和操作要求。3.数据准确，信息共享：确保进销存数据的真实性、及时性和完整性，依托信息系统实现数据共享与高效流转。4.安全第一，预防为主：加强物资存储安全管理，防止丢失、损坏、变质，保障公司财产安全。5.效益优先，持续改进：在保证正常运营的前提下，优化库存结构，降低库存成本，提升资金周转率。第二章管理职责第四条采购部门1.负责制定采购计划，根据销售需求、库存状况及生产计划（如适用），合理确定采购物资的品种、数量和时机。2.负责供应商的开发、评估、管理及合作谈判，建立合格供应商名录。3.负责采购订单的下达、跟踪，确保物资按时、按质、按量到货。4.协同仓库部门进行采购物资的验收工作，对不合格品负责协调退换货事宜。5.负责采购合同的管理及采购付款的初步审核。第五条仓库部门1.负责公司所有物资的接收、入库、存储、保管和发放工作，确保账实相符、物资完好。2.负责仓库的日常管理，包括货位规划、物资标识、环境卫生、安全防护等。3.严格执行出入库手续，依据审批后的单据办理物资的收、发、存业务，并及时在信息系统中录入相关数据。4.定期进行库存盘点，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析并按规定上报处理。5.负责库存物资的养护工作，防止物资积压、变质、损坏，对呆滞料提出处理建议。第六条销售部门1.负责市场需求预测，下达销售订单，并对订单的真实性、准确性负责。2.协同仓库部门确认库存可发货量，参与发货计划的制定。3.负责销售订单的跟踪，及时与客户沟通发货、物流信息。4.负责客户退换货的受理、审核，并协同仓库、财务部门办理相关手续。5.及时反馈市场信息及客户需求，为采购和库存管理提供参考。第七条财务部门1.负责进销存业务相关的会计核算工作，包括采购成本、销售收入、库存价值的确认与计量。2.参与采购价格的审核，负责采购付款的审批与支付。3.监督进销存管理制度的执行情况，定期对库存管理进行财务分析。4.协同仓库部门进行库存盘点，对盘点差异进行账务处理。5.负责进销存相关票据的审核与管理。第八条信息管理部门（如适用）1.负责进销存管理信息系统的日常维护、技术支持与升级工作。2.确保系统数据的安全与备份，保障系统稳定运行。3.根据业务需求，协助各部门进行系统功能的优化与配置。第三章采购管理第九条采购计划与审批1.采购部门应根据销售预测、库存水平及生产计划（如适用），定期编制采购计划。2.采购计划需明确物资名称、规格型号、数量、预计单价、供应商、到货时间等信息。3.采购计划须按公司规定的审批权限逐级报批，紧急采购应履行相应的紧急审批程序。第十条供应商管理1.采购部门应建立供应商准入、评估和淘汰机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期及售后服务等进行综合评价。2.合格供应商名录应定期更新，并报相关部门备案。重要物资的采购应优先从合格供应商名录中选择。3.对于关键物资或大额采购，应采取询比价、招标等方式选择供应商，确保采购成本合理。第十一条采购订单管理1.采购计划审批通过后，采购部门应及时向选定的供应商下达采购订单。2.采购订单应明确订单编号、物资信息、数量、价格、交货地点、交货日期、付款方式、违约责任等条款。3.采购订单需经相关负责人审批后生效，并及时传递给仓库、财务等相关部门。第十二条采购收货与验收1.供应商交货时，仓库部门应根据采购订单核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确认无误后在送货单上签字确认。2.仓库部门会同质检部门（如适用）或使用部门对物资的质量进行检验，合格后方可办理入库手续。3.对于不合格品，仓库部门应拒绝入库，并及时通知采购部门与供应商协商处理（退换货、索赔等）。4.验收合格后，仓库部门应及时将验收结果录入信息系统，并生成入库单。第四章库存管理第十三条仓库日常管理1.仓库应划分明确的货位区域，实行定置管理，物资摆放应整齐有序，便于存取和盘点。2.所有入库物资均应具有清晰、规范的标识，标明物资名称、规格型号、批次、数量、入库日期等信息。3.仓库内应保持清洁、干燥、通风，做好防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。4.非仓库人员未经许可不得随意进入仓库，确需进入的应进行登记并由仓库人员陪同。第十四条入库管理1.物资验收合格后，仓库管理员应根据验收结果，在信息系统中录入入库信息，生成入库单。2.入库单应经仓库负责人审核后，传递给财务部门作为记账依据。3.对于直送车间或客户的物资，也应办理相应的虚拟入库和出库手续，确保账实一致。第十五条出库管理1.物资出库必须凭经审批的出库单（销售出库单、生产领料单、调拨单等）办理。2.仓库管理员应严格审核出库单的合法性、完整性和准确性，核对物资信息与出库单一致后方可发货。3.物资发出时，应与提货人共同核对物资数量、状态，确认无误后由提货人在出库单上签字。4.发货完成后，仓库管理员应及时在信息系统中更新库存数据，并将领料单或销售出库单等相关单据传递给财务部门。第十六条库存盘点1.公司实行定期盘点与不定期抽查相结合的盘点制度。月度、季度、年度末应进行全面盘点，日常可根据需要进行重点抽查。2.盘点工作由仓库部门组织，财务部门监盘，相关部门配合。盘点前应制定盘点计划，明确盘点范围、方法和人员分工。3.盘点过程中应认真核对物资的实际数量与系统账面数量，对差异情况进行记录，并查明原因。4.盘点结束后，仓库部门应编制《库存盘点报告》，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理建议，按审批权限报批后进行账务处理。第十七条呆滞料管理1.仓库部门应定期对长期未使用、积压的物资进行梳理，界定为呆滞料，并上报采购、财务及公司管理层。2.对于呆滞料，应由相关部门共同评估，提出处理方案（如折价销售、报废、再利用等），经审批后执行。3.呆滞料处理完毕后，仓库部门应及时更新库存信息，财务部门进行相应的账务处理。第五章销售与出库管理第十八条销售订单管理1.销售部门接收客户订单后，应核实客户信息、产品需求、交货期等，并对订单的可行性进行评估。2.对于常规产品，销售部门应查询库存情况，确认可发货量；对于定制产品或库存不足的产品，应协调生产或采购部门。3.销售订单经审批后，录入信息系统，并传递给仓库部门作为备货依据。第十九条发货管理1.仓库部门根据审批后的销售订单制定发货计划，合理安排拣货、打包、发货等工作。2.发货前，仓库管理员应再次核对出库物资与销售订单的一致性，确保准确无误。3.选择合适的物流方式，办理发货手续，跟踪物流信息，确保货物安全、及时送达客户。4.货物发出后，应及时将发货信息通知销售部门及客户，并在信息系统中完成出库操作。第二十条退换货管理1.客户提出退换货要求时，销售部门应首先核实原因，确认是否符合公司退换货政策。2.对于符合条件的退换货，销售部门应填制《退换货申请单》，经审批后传递给仓库部门。3.仓库部门收到退回物资后，应对物资的数量、外观、质量等进行检验，并在信息系统中办理入库手续（红字出库或退货入库）。4.财务部门根据审批后的退换货单据，进行相应的账务处理（如冲减销售收入、调整应收账款等）。第六章信息系统管理第二十一条系统操作规范1.公司进销存业务统一通过指定的信息系统进行管理，所有相关业务操作均需在系统中记录。2.各部门操作人员应严格遵守信息系统操作规范，正确、及时地录入和维护业务数据。3.操作人员应妥善保管自己的系统账号和密码，定期更换密码，严禁转借他人使用。4.对系统数据的修改、删除等操作应遵循严格的审批程序，并有记录可查。第二十二条数据管理与安全1.信息管理部门负责定期对系统数据进行备份，确保数据安全。2.各部门应确保录入系统数据的真实性、准确性和完整性，对数据质量负责。3.禁止未经授权访问、修改、复制系统数据，严禁泄露公司商业秘密。4.信息系统发生故障时，信息管理部门应及时组织抢修，各相关部门配合，确保业务数据不丢失、业务能尽快恢复。第七章监督与考核第二十三条监督检查1.公司管理层及相关职能部门（如财务、内审）有权对进销存管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查的内容包括：制度执行情况、业务流程合规性、数据准确性、资产安全性等。3.对检查中发现的问题，相关部门应及时整改，并将整改情况反馈给检查部门。第二十四条考核与奖惩1.公司将进销存管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核范围。2.对在进销存管理工作中表现突出、有效降低成本、避免损失的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。3.对