公司费用审批及报销申请表单

适用情境与发起时机在日常工作中，员工因公开展业务活动（如办公用品采购、差旅出行、客户接待、会议组织等）需产生相关费用时，需通过本表单发起审批及报销申请。适用于公司所有部门及正式员工，保证费用支出的规范性、合理性和可追溯性，同时明确各环节责任，提高流程效率。操作流程详解第一步：填写申请信息申请人需登录公司OA系统或使用指定表单模板，逐项填写以下内容：基础信息：申请日期、申请人姓名（某某）、所属部门、联系方式（办公电话或内部通讯账号）。费用明细：按费用类别（如办公费、差旅费、业务招待费等）分别填写，每类费用需注明发生日期、具体事由（如“XX项目会议文具采购”“赴XX地客户洽谈差旅”）、金额（大写+小写）、支付方式（如垫付、公卡支付）。关联事项：如涉及项目编号、合同编号或客户名称，需一并填写，便于财务核算。附件说明：列出需的支撑材料（如采购清单、行程单、费用清单等），保证材料与费用明细一一对应。填写完毕后检查信息完整性与准确性，确认无误后提交。第二步：部门负责人初审申请人提交表单后，系统将自动流转至申请人所在部门负责人（某某）处。部门负责人需重点审核：费用发生的必要性：是否符合部门工作计划及预算范围，是否存在非工作相关支出。金额合理性：参考历史同类费用标准及市场行情，判断金额是否合理。附件完整性：支撑材料是否齐全、清晰，能否真实反映业务实质。审核通过后，部门负责人在系统中签署意见并提交；若需补充或修改，需注明原因并退回申请人，待调整后重新提交。第三步：财务部门合规性审核部门负责人审核通过后，表单流转至财务部门（某某）进行合规性审核。财务人员重点检查：表单填写规范性：信息是否完整、金额是否准确、大小写是否一致。费用类别归属：是否符合公司会计准则及费用管理制度（如差旅费是否包含超标交通、住宿费用）。支撑材料合规性：采购清单是否含供应商信息、行程单是否注明往返时间及事由等，保证材料符合财务归档要求。审核通过后，财务部门在系统中确认；若存在不合规项，需一次性列明问题（如“住宿费超标XX元”“缺少供应商盖章”），并退回申请人或部门负责人处理。第四步：分管领导审批（如需）根据公司权限设置，单笔费用超过指定金额（如5000元）或特定费用类别（如大额业务招待费），需由分管领导（某某）进行最终审批。分管领导结合业务重要性及预算情况，签署“同意”或“不同意”意见，并备注说明。第五步：报销发放与归档审批流程全部完成后，财务部门根据表单信息及附件办理报销：若为员工垫付，需在5个工作日内通过银行转账将款项支付至申请人指定账户，并在系统中更新报销状态。若为公卡支付，财务人员直接对接供应商完成付款，同步记录支付凭证。所有表单及支撑材料由财务部门统一归档保存，保存期限不少于5年，以备后续查证。表单结构与填写指引模块字段名称填写要求基础信息申请日期格式：YYYY-MM-DD，填写实际提交表单日期申请人姓名填写本人姓名，系统自动关联工号及部门联系方式填写办公电话或内部钉钉/企业账号费用明细费用类型下拉选择：办公费、差旅费、业务招待费、会议费、通讯费、其他（需注明具体类型）发生日期费用实际产生的日期，不得晚于申请日期30天事由说明简明扼要描述费用产生的原因，如“XX部门周例会打印材料采购”金额（小写）精确到元，角分位为0金额（大写）需与小写金额一致，如“壹仟元整”审批流程部门负责人签字系统电子签名，需签署审核意见（如“属实，同意”）财务负责人审核系统电子签名，签署合规性意见（如“凭证齐全，符合规定”）分管领导审批（如需）系统电子签名，签署最终意见（如“同意报销”）附件清单支撑材料名称如“XX供应商采购清单”“XX地往返高铁票”“客户接待签到表”材料数量填写附件份数，如“2份”使用规范与常见问题提示填写正确性：申请人需对表单内容及附件材料的真实性、准确性负责，不得虚构业务事由或篡改费用金额，违者将按公司相关规定处理。时限要求：费用需在业务发生后15个工作日内提交申请，逾期未提交需部门负责人书面说明原因，财务部门根据实际情况审核受理。附件规范：所有支撑材料需清晰、完整，复印件需注明“与原件一致”并签字，电子材料需为PDF或JPG格式，单个文件大小不超过5MB。审批流程：严禁跳过审批环节直接提交至下一节点，若遇审批人外出，可由其指定授权人代签（需提前在OA系统备案）。修改与撤销：表单提交后若需修改，需在审批完成前发起撤销申请，经原审批人同意后重新填写；审批完成后发觉错误，需提交书面更正申请并附说明。特殊情况处理：如紧急业务需先垫付费用，需