IATF16949组织环境及相关方管理程序

IATF16949组织环境及相关方管理程序1.目的本程序旨在确保组织能够系统地识别、分析和应对那些影响其实现质量管理体系预期结果能力的内外部环境因素，同时有效识别和管理与组织质量管理体系相关的各方需求与期望，从而为组织战略方向的制定和调整提供依据，保障质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，并最终提升顾客满意度和产品质量。2.范围本程序适用于组织内所有与质量管理体系相关的活动，涵盖了对组织所处内外部环境的分析、相关方及其需求期望的识别与管理过程。组织内各职能部门及所有层级的员工均需遵循本程序的要求。3.职责3.1最高管理层负责批准组织环境分析报告及相关方管理策略。确保为组织环境和相关方管理活动提供必要的资源支持。定期评审组织环境和相关方管理的有效性。3.2质量管理部门牵头组织内外部环境因素的识别、分析与评估工作。协调相关部门进行相关方的识别、需求与期望的收集及确认。负责组织环境分析报告和相关方管理计划的汇总、整理，并提交最高管理层评审。跟踪和监督环境因素应对措施及相关方管理计划的实施情况。3.3各职能部门配合质量管理部门，识别和提供与本部门相关的内外部环境信息。识别本部门在业务活动中涉及的相关方，并收集其具体的需求与期望。参与制定和实施针对相关环境因素的应对措施。负责与本部门相关的特定相关方的日常沟通与关系维护，并向质量管理部门反馈相关信息。4.管理内容与方法4.1组织环境管理4.1.1环境因素的识别与分析组织应定期（至少每年一次，或当内外部发生重大变化时）组织各部门通过会议研讨、文件查阅、数据分析、行业调研等多种方式，全面识别可能影响质量管理体系运行和目标实现的内外部环境因素。外部环境因素：包括但不限于法律法规、市场动态、技术发展趋势、竞争对手情况、供应链稳定性、经济形势、社会文化因素以及自然环境等。这些因素可能带来机遇，也可能构成威胁。内部环境因素：包括但不限于组织的价值观、文化、知识和绩效、资源（如人力、基础设施、过程运行环境、监视测量资源、组织的知识）、组织架构及职责划分、内部沟通机制等。质量管理部门负责对收集到的内外部环境因素进行汇总、分类和初步分析，评估这些因素的潜在影响程度和发生的可能性。分析过程应注重系统性和客观性，避免主观臆断。4.1.2风险与机遇的评估与应对基于对环境因素的分析，组织应识别出由此产生的风险和机遇。风险评估：考虑潜在事件发生的可能性及其对产品质量、顾客满意、合规性等方面的影响程度，确定风险等级。机遇识别：寻找能够提升质量管理水平、增强市场竞争力、改进过程效率等方面的有利机会。针对识别出的风险和机遇，组织应策划并实施相应的应对措施：风险应对：可采取规避、降低、转移或接受等策略，并制定具体的行动计划，明确责任部门和完成时限。机遇利用：制定利用机遇的计划，确保机遇能够被有效捕捉并转化为实际的效益。这些应对措施应融入到质量管理体系的相关过程中，并予以实施和监控。4.1.3环境因素的监视与评审组织应建立环境因素的动态监视机制，通过定期的内部审核、管理评审以及日常的信息收集，跟踪环境因素的变化及其应对措施的有效性。最高管理层应在管理评审中对组织环境的适宜性、充分性和有效性进行评审，并根据评审结果做出必要的调整和改进。4.2相关方管理4.2.1相关方的识别与分类组织需要系统地识别那些与质量管理体系有关，或可能影响组织实现质量管理体系预期结果能力的相关方，以及受质量管理体系影响的相关方。常见的相关方包括：顾客：组织产品或服务的接收者，是首要关注的相关方。供应商：包括原材料、零部件、服务的提供者。员工：组织内部的所有人员，其能力和积极性直接影响体系运行。股东/所有者：关注组织的绩效和可持续发展。监管机构：负责制定和执行相关法律法规和行业标准。社区：组织运营所在的社会环境。其他：如合作伙伴、竞争对手等。根据相关方对组织的影响程度、合作紧密性以及其需求与期望的重要性，可对相关方进行适当分类，以便于针对性管理。4.2.2相关方需求与期望的确定对于已识别的相关方，组织应通过市场调研、问卷调查、面谈、合同评审、会议沟通等方式，确定其对质量管理体系的具体需求和期望。特别要关注那些与产品质量、交付能力、服务水平、合规性、信息安全、社会责任等方面相关的需求和期望。质量管理部门应组织对收集到的需求和期望进行整理、分析和确认，确保理解的准确性和完整性。对于那些不明确或潜在的需求，应通过进一步沟通加以澄清。需要注意的是，相关方的需求和期望可能会随着时间和环境的变化而改变，因此这是一个持续的过程。4.2.3相关方需求与期望的转化与沟通组织应将相关方的需求和期望转化为具体的、可测量的质量管理体系要求，并融入到方针、目标、过程、程序和产品规范中。对于那些需要组织满足的强制性要求（如法律法规、顾客特定要求），必须予以明确并确保得到满足。建立与相关方的有效沟通机制，确保信息的及时传递和理解。沟通内容包括但不限于产品信息、合同条款、质量问题反馈、改进建议等。沟通方式应根据相关方的特点和需求选择，如会议、报告、邮件、电话等。4.2.4相关方关系的管理与监视组织应根据相关方的重要性及其需求与期望，制定相应的管理策略，以建立和维护良好的合作关系。例如，对关键供应商实施战略合作，对员工提供培训和发展机会，对顾客提供优质的售前售后服务等。定期评估相关方对组织满足其需求与期望的满意程度，以及相关方的行为对组织质量管理体系的影响。可通过顾客满意度调查、供应商绩效评价、员工满意度调查等方式获取反馈信息，并将其作为改进质量管理体系的输入。对于负面反馈或不满意项，应及时采取纠正和预防措施。5.相关文件《质量管理体系文件控制程序》《记录控制程序》《风险和机遇管理控制程序》《沟通与协商管理程序》《供应商管理程序》《顾客满意度管理程序》6.记录组织内外部环境因素识别与分析表风险与机