2026年古籍修复公司业务管理系统操作与维护办法

2026年古籍修复公司业务管理系统操作与维护办法第一章总则第一条制定目的为规范本公司业务管理系统的日常操作、维护及安全管理，保障系统稳定运行、数据安全完整，提升古籍修复业务全流程管理效率，明确各岗位操作与维护职责，结合公司古籍修复业务实际运营情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司内部所有使用、管理、维护业务管理系统的部门及员工，涵盖系统账号管理、日常操作、数据录入与审核、系统维护、安全防护、故障处理等全流程工作；业务管理系统包括但不限于古籍修复订单管理模块、客户信息管理模块、修复工艺管理模块、物料库存管理模块、财务结算模块、员工绩效模块等核心功能模块。第三条基本原则（一）规范操作原则：所有员工需严格按照本办法规定的流程和标准操作系统，严禁违规操作、越权操作，确保系统操作行为可追溯、可核查。（二）安全优先原则：将系统数据安全和运行安全放在首位，建立多层级安全防护机制，防范数据泄露、篡改、丢失及系统被攻击等风险。（三）权责对等原则：明确各岗位在系统操作、维护中的职责与权限，做到“谁操作、谁负责，谁维护、谁负责”，确保责任落实到人。（四）高效运维原则：建立常态化系统维护机制，及时排查和解决系统故障，优化系统性能，保障系统满足公司古籍修复业务开展的实际需求。（五）合规性原则：系统操作与维护全过程需符合《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》等相关法律法规要求，保护客户信息、公司经营数据等敏感信息安全。第二章管理机构与职责第四条系统管理小组设置公司成立业务管理系统管理小组（以下简称“管理小组”），由公司技术负责人担任组长，成员包括技术部、业务部、财务部、人事部负责人及核心业务骨干。管理小组办公室设在技术部，负责系统日常操作与维护的统筹管理、监督检查工作。第五条各部门核心职责（一）技术部：负责系统的日常维护、技术升级、故障排查与修复，搭建系统安全防护体系，管理系统后台权限，定期备份系统数据，为各部门提供系统操作技术支持与培训，记录系统维护日志。（二）业务部：负责系统中古籍修复订单、客户信息、修复工艺、物料使用等业务数据的录入、审核、更新与查询，确保录入数据的真实性、准确性和及时性，反馈系统功能优化建议，规范本部门员工系统操作行为。（三）财务部：负责系统中财务结算、费用核算、发票管理等财务数据的录入与审核，对接业务模块数据完成财务对账，保障财务数据与业务数据的一致性，严格管控财务模块操作权限。（四）人事部：负责系统中员工账号开通、权限分配、离职账号注销等人员权限管理工作，记录员工系统操作培训情况，将系统规范操作纳入员工日常考核。（五）各使用部门：指定专人作为系统操作联络人，收集本部门员工系统操作问题并反馈至技术部，组织本部门员工学习本办法及系统操作规范，配合管理小组开展系统安全检查。第三章系统账号与权限管理第六条账号申请与开通员工入职需使用业务管理系统的，由所在部门填写《系统账号开通申请表》，注明申请岗位、所需操作权限、使用用途等信息，经部门负责人审核、人事部复核、管理小组组长审批后，由技术部在1个工作日内完成账号开通，并设置初始密码。初始密码需包含字母、数字及特殊字符，员工首次登录系统后，必须在24小时内修改初始密码，密码长度不少于8位，且每90天需更换一次密码，严禁使用简单密码或重复使用历史密码。第七条权限分配原则系统权限分配遵循“最小权限、按需分配”原则：仅为员工开通完成本职工作所需的最低权限，严禁超范围分配权限；涉及客户信息、财务数据等敏感模块的权限，需经管理小组组长专项审批。系统权限分为操作权限、查询权限、审核权限、管理权限四类：普通员工仅开通操作权限和必要的查询权限；部门负责人开通对应模块的审核权限；技术部、人事部相关人员开通管理权限，且管理权限需实行双人复核制。第八条账号使用与管理员工需对个人系统账号安全负责，严禁将账号转借、共享给他人使用，严禁泄露账号密码；离开工作岗位（包括临时离岗）时，需及时锁定系统或退出登录，防止账号被他人冒用。员工岗位调整的，所在部门需在1个工作日内提交《系统权限调整申请表》，人事部审核后通知技术部完成权限调整；员工离职的，人事部需在离职手续办理当日通知技术部注销其系统账号，技术部需在2小时内完成注销操作，并留存注销记录。第九条权限监督与核查人事部每月对系统账号及权限分配情况进行一次全面核查，重点核查是否存在闲置账号、超权限分配、离职未注销账号等情况，核查结果需书面上报管理小组；技术部需留存所有权限调整、账号注销的操作记录，保存期限不少于2年。第四章系统日常操作规范第十条登录与退出规范员工仅可在公司授权的办公设备上登录业务管理系统，严禁在公共网络、非授权设备（如私人手机、外接电脑）上登录系统；登录系统前需确认设备已安装杀毒软件且病毒库为最新版本，关闭不必要的弹窗和外接程序。完成系统操作后需及时退出登录，严禁长时间保持登录状态；若发现账号异常登录（如异地登录、非工作时间登录），需立即联系技术部冻结账号，并配合核查异常原因。第十一条数据录入规范（一）真实性要求：录入系统的所有数据（包括订单信息、客户信息、修复工艺参数、物料数据、财务数据等）需与实际业务一致，严禁录入虚假、错误数据，不得擅自修改已审核确认的数据。（二）及时性要求：业务发生后需在规定时限内完成数据录入，其中订单信息需在业务签订后2小时内录入，物料出入库数据需在操作完成后1小时内录入，财务结算数据需在业务完成后1个工作日内录入。（三）准确性要求：录入数据需核对相关原始凭证（如订单合同、物料出库单、发票等），确保字段填写完整、格式规范，数字、日期、名称等关键信息无错别字、无遗漏；录入完成后需自行核对一遍，再提交审核。（四）保密性要求：录入客户姓名、联系方式、地址、古籍修复需求等敏感信息时，需严格遵守客户信息保护规定，严禁在系统外传播或留存，系统内查询客户信息需有合理业务理由并记录查询日志。第十二条数据审核与修改规范数据录入后需由对应权限的审核人员在1个工作日内完成审核，审核人员需核对录入数据与原始凭证的一致性，审核通过的数据不得随意修改；确需修改的，需填写《系统数据修改申请表》，注明修改原因、原数据内容、修改后内容，经部门负责人审核、管理小组组长审批后，由指定人员完成修改，并留存修改记录。对于已完成财务结算、订单归档的历史数据，原则上不得修改；确因特殊原因需修改的，需经法务部复核、公司负责人审批后，由技术部配合完成修改，并在系统日志中详细记录修改全过程。第十三条数据查询与导出规范员工仅可查询与本职工作相关的数据，严禁查询、下载与工作无关的系统数据；查询敏感数据（如客户信息、财务数据）需在查询日志中注明查询原因、查询内容、使用用途。导出系统数据需填写《数据导出申请表》，经部门负责人审核、技术部复核后，由技术部指定人员协助导出；导出的数据需加密存储，仅限工作使用，使用完成后需及时删除，严禁通过邮件、社交软件等渠道传输导出的敏感数据。第五章系统维护管理第十四条日常维护要求技术部需建立系统日常维护台账，每日检查系统服务器运行状态、网络连接、数据库存储情况，每周对系统安全漏洞进行扫描，每月对系统性能进行优化，及时清理冗余数据、修复小故障，确保系统响应速度、稳定性符合业务需求。系统日常维护需在非工作时间（如夜间、周末）进行，确需在工作时间维护的，需提前1个工作日通知各使用部门，并明确维护时长及影响范围；维护完成后需及时通知各部门，确认系统恢复正常运行。第十五条数据备份与恢复技术部需建立“每日增量备份+每周全量备份”的数据备份机制：每日凌晨完成前一日新增数据的增量备份，每周日完成系统全量数据备份；备份数据需存储在本地服务器和异地云存储双节点，备份文件需加密处理，备份记录需详细注明备份时间、备份内容、存储位置。每月需对备份数据进行一次恢复测试，验证备份数据的完整性和可用性；若发生数据丢失、损坏等情况，技术部需在1小时内启动数据恢复流程，优先恢复核心业务数据，恢复完成后需核对数据完整性，并向管理小组提交数据恢复报告。第十六条系统升级与迭代技术部需根据公司业务发展需求和系统运行情况，定期评估系统功能优化和升级需求，形成《系统升级方案》，明确升级内容、升级时间、风险防控措施，经管理小组审核、公司负责人审批后实施。系统升级前需完成全量数据备份，制定回滚方案；升级过程中需安排专人全程监控，升级完成后需进行功能测试、性能测试、安全测试，测试通过后方可正式上线；上线后1周内，技术部需跟踪系统运行情况，及时解决升级后出现的问题。第十七条硬件与网络维护技术部需定期检查系统服务器、交换机、路由器等硬件设备的运行状态，每季度进行一次硬件除尘、性能检测，发现硬件故障需及时更换或维修，留存硬件维护记录；严禁非技术部人员擅自接触、操作系统硬件设备。保障系统运行的网络需采用专用办公网络，技术部需设置网络访问权限，封堵高危端口，监控网络流量异常情况；员工接入办公网络需进行身份认证，严禁私自接入外接网络设备（如路由器、随身WiFi），防止网络被入侵。第六章系统安全管理第十八条安全防护措施（一）技术防护：技术部需为系统部署防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护工具，开启日志审计功能，记录所有系统操作行为；对系统数据库进行加密处理，敏感字段（如客户身份证号、银行账户信息）需进行脱敏存储。（二）操作防护：严禁员工在登录系统的设备上访问恶意网站、下载不明软件、点击陌生链接；严禁将系统数据拷贝至私人存储设备，严禁在系统中安装与工作无关的软件。（三）应急防护：技术部需制定系统安全应急预案，明确数据泄露、系统瘫痪、网络攻击等突发事件的处置流程、责任人员、应急措施；每年至少组织一次应急演练，检验应急预案的有效性。第十九条异常行为监控与处置技术部需实时监控系统操作日志，重点关注高频次查询敏感数据、非工作时间批量导出数据、多次输入错误密码登录、异地登录等异常行为，发现异常后需立即锁定相关账号，联系账号所属人员核实情况，确认为违规或恶意操作的，需及时上报管理小组，并采取封禁账号、保留证据等措施。若发生系统数据泄露、被攻击、瘫痪等安全事件，技术部需在30分钟内上报管理小组和公司负责人，立即启动应急预案，采取切断网络、恢复备份、排查攻击源等措施，同时保护事件相关证据，必要时联系第三方安全机构协助处理。第二十条禁止行为严禁任何部门或员工实施以下行为：（一）未经授权破解、攻击业务管理系统，或协助外部人员入侵系统；（二）擅自修改、删除、篡改系统数据或系统配置；（三）泄露系统账号密码、后台权限、安全防护措施等敏感信息；（四）利用系统漏洞获取不正当利益，或泄露、倒卖系统中的客户信息、公司经营数据；（五）在系统中传播病毒、木马等恶意程序；（六）超权限操作系统，或冒用他人账号登录系统；（七）拒绝配合管理小组开展的系统安全检查、维护工作。第七章故障处理机制第二十一条故障分级与上报系统故障分为三级：一级故障（重大故障）指系统全面瘫痪、核心业务模块无法使用、数据大面积丢失或泄露；二级故障（较大故障）指部分模块功能异常、系统响应缓慢但不影响核心业务运行；三级故障（一般故障）指个别功能操作异常、数据录入报错等小问题。员工发现系统故障后，需立即记录故障现象、发生时间、涉及模块，向本部门系统联络人或技术部上报：一级故障需在10分钟内上报，二级故障需在30分钟内上报，三级故障需在1小时内上报；技术部接到上报后需立即登记故障信息，明确故障等级和处理责任人。第二十二条故障处理流程（一）一级故障：技术部负责人需立即组织人员处置，协调外部技术资源（如需），优先恢复核心业务功能，故障处理过程需每30分钟向管理小组汇报进度，故障排除后24小时内提交故障处理报告，分析故障原因、处置措施、整改方案。（二）二级故障：技术部需在2小时内制定处置方案，6小时内完成故障修复，修复后需测试模块功能是否恢复正常，留存故障处理记录。（三）三级故障：技术部需在4小时内响应并处理，处理完成后需告知上报人，确认故障解决。若故障无法在规定时限内修复，技术部需及时通知各使用部门，说明预计修复时间，并制定临时业务处理方案，确保古籍修复核心业务不受重大影响。第二十三条故障复盘与整改对于一级、二级故障，管理小组需在故障处理完成后3个工作日内组织复盘会议，分析故障产生的根本原因（如操作失误、硬件老化、安全漏洞、维护不到位等），明确责任人员，制定针对性整改措施；整改措施需在10个工作日内落实，技术部需跟踪整改效果，避免同类故障再次发生。第八章培训与监督考核第二十四条系统操作培训（一）新员工培训：新员工入职后，人事部需组织系统操作基础培训，技术部负责讲解系统功能、操作流程、安全规范，培训完成后需进行考核，考核合格后方可开通系统操作权限；考核不合格的，需重新培训直至合格。（二）定期培训：技术部每季度组织一次系统操作与安全培训，内容包括新功能讲解、常见操作问题解答、安全防护知识、违规操作案例警示等；每年组织一次系统维护专项培训，提升技术部人员的维护能力。（三）专项培训：系统升级、功能调整后，技术部需在上线前组织专项培训，确保相关员工掌握新的操作规范；针对操作失误较多的部门，需开展一对一专项指导。第二十五条监督检查管理小组每半年对系统操作与维护情况进行一次全面检查，重点核查：账号权限分配是否合规、数据录入是否准确及时、操作日志是否存在异常、数据备份是否到位、故障处理是否规范等；检查可采取现场核查、日志抽查、操作测试等方式，对发现的问题下达整改通知书，限