2026年古籍修复公司业务洽谈与合同签订管理办法

2026年古籍修复公司业务洽谈与合同签订管理办法第一章总则第一条制定目的与依据为规范本公司古籍修复业务洽谈与合同签订全流程管理，明确业务洽谈标准、合同条款规范、审批流程要求，保障公司与委托方的合法权益，防范商务合作风险，根据《民法典》《文物保护法》《合同违法行为监督处理办法》等相关法律法规及行业规范，结合本公司古籍修复业务的商务合作特点与实操经验，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司承接的所有古籍修复业务（含善本古籍修复、普通古籍修复、古籍养护咨询、古籍修复技术培训等）的前期接洽、需求沟通、方案报价、合同草拟、审核、签订、备案等环节。公司市场部、古籍修复部、法务部、财务部及所有参与业务洽谈与合同签订的人员均须严格遵守本办法规定，未经审批的业务洽谈结果不得作为合同签订依据，未经审核的合同文本严禁签订。第三条管理原则业务洽谈与合同签订遵循以下核心原则：（一）合法合规原则：洽谈内容、合同条款均符合国家法律法规及文物保护相关规定，严禁承接违法违规的古籍修复业务；（二）平等自愿原则：与委托方平等沟通合作事宜，尊重委托方合理需求，不得利用信息差误导委托方；（三）风险可控原则：全面评估业务合作中的资金、履约、文物安全等风险，通过合同条款明确双方责任，降低合作风险；（四）标准化原则：业务洽谈流程、报价体系、合同文本模板统一标准化，确保合作内容清晰、权责明确；（五）保密原则：对洽谈过程中知悉的委托方信息、古籍信息、公司报价体系等保密，严禁泄露给第三方；（六）全程留痕原则：业务洽谈的关键节点、沟通内容、报价调整等均书面记录，合同签订全流程留存审批痕迹，便于追溯核查。第四条职责分工公司市场部为业务洽谈与合同签订的归口管理部门，各相关部门职责如下：（一）市场部负责人：统筹业务洽谈体系建设，审批业务报价方案，监督合同签订流程，对商务合作风险管控负总责；（二）商务洽谈专员：负责业务前期接洽、需求调研、修复方案初步沟通、报价测算，整理洽谈记录并及时反馈至相关部门；（三）古籍修复顾问：配合商务洽谈专员提供专业技术支持，解答委托方关于修复工艺、周期、效果的专业问题，出具修复技术方案；（四）法务专员：审核合同文本的合法性、合规性，规避法律风险，修改完善合同条款，出具法务审核意见；（五）财务专员：审核报价方案的成本核算、收费标准，确认合同价款支付方式、发票开具等财务条款的合理性；（六）合同管理专员：负责合同文本的草拟、备案、归档，跟踪合同履行进度，提醒相关部门履行合同义务。第二章业务洽谈管理规范第五条业务接洽与需求调研（一）接洽启动：商务洽谈专员接到业务咨询（线上/线下）后，1个工作日内与咨询方取得联系，记录咨询方基本信息、古籍类型、修复需求、预期合作周期等基础信息，填写《业务接洽登记表》；（二）需求核实：对委托方提出的修复需求进行初步核实，明确待修复古籍的数量、等级（善本/普通）、破损程度、委托方核心诉求（如修复周期、预算、验收标准等），善本古籍需要求委托方提供古籍权属证明及相关备案文件；（三）现场勘察（如需）：对于批量古籍或善本古籍修复业务，商务洽谈专员需协同古籍修复顾问赴委托方指定地点进行现场勘察，核实古籍实际状态，拍摄古籍破损照片，形成《古籍现场勘察报告》，作为后续报价的依据；（四）需求确认：将核实后的需求整理成《业务需求确认单》，经委托方签字/盖章确认后，作为业务洽谈的正式依据，需求变更的需重新确认。第六条修复方案与报价管理（一）方案编制：古籍修复顾问根据《业务需求确认单》编制《古籍修复初步方案》，明确修复工艺、修复周期、材料选用、质量标准等核心内容，善本古籍修复方案需经技术专家组审核；（二）成本核算：财务专员根据修复方案核算修复成本，包括材料成本、人工成本、设备使用成本、管理成本等，结合公司收费标准制定初步报价；（三）报价审批：商务洽谈专员将《报价单》及成本核算依据提交市场部负责人审核，单笔业务金额超过5万元的需提交公司管理层审批，审核通过后方可向委托方报价；（四）报价沟通：向委托方清晰说明报价构成、收费依据，解答委托方关于报价的疑问，报价调整需填写《报价调整申请表》，经原审批人同意后执行，严禁商务洽谈专员擅自调整报价；（五）报价有效期：报价单需明确有效期（原则上不超过15个工作日），有效期内委托方未确认的，报价自动失效，重新报价需按流程审批。第七条洽谈沟通与合作意向确认（一）沟通方式：可采用面谈、电话、视频会议等方式与委托方沟通合作细节，关键沟通内容需形成《业务洽谈记录》，记录沟通时间、沟通内容、达成共识、未决事项等，由参与沟通人员签字确认；（二）争议解决：对洽谈过程中双方存在争议的事项（如修复标准、付款方式、违约责任等），商务洽谈专员需及时反馈至市场部负责人，协同法务专员、古籍修复顾问制定解决方案，严禁擅自承诺超出公司规定的条款；（三）意向确认：双方就合作核心条款（修复范围、报价、周期、付款方式、验收标准）达成一致后，签订《业务合作意向书》，明确合作意向、暂定条款、下一步工作安排，意向书不具备合同效力，但作为合同签订的前置依据；（四）洽谈终止：如双方无法就核心条款达成一致，或委托方放弃合作，商务洽谈专员需填写《业务洽谈终止记录表》，说明终止原因，整理洽谈资料归档，终止后1个月内可进行一次回访，了解委托方后续需求。第三章合同签订管理规范第八条合同文本编制（一）模板选用：优先使用公司统一制定的《古籍修复业务合同》标准模板，标准模板未覆盖的特殊条款，由法务专员补充拟定；（二）条款规范：合同文本需明确以下核心条款：1.委托方与受托方基本信息；2.修复古籍的具体信息（名称、数量、等级、破损程度等）；3.修复范围、工艺标准、质量要求；4.修复周期（含进场时间、完工时间）；5.合同价款及支付方式（预付款比例原则上不低于30%，善本古籍修复预付款比例不低于50%）；6.验收标准与验收流程；7.双方权利与义务（含文物安全保障责任、保密义务）；8.违约责任（明确双方违约情形及赔偿标准）；9.争议解决方式（优先协商，协商不成的提交合同签订地仲裁机构仲裁或向法院提起诉讼）；10.其他特殊约定（如古籍运输、保管责任等）；（三）文本核对：合同草拟完成后，合同管理专员核对文本内容与洽谈达成的共识是否一致，确保无条款遗漏、表述错误，善本古籍修复合同需额外经技术专家组审核文物安全相关条款。第九条合同审核与审批（一）内部审核：合同文本按以下流程审核：1.古籍修复部审核修复工艺、质量标准、周期等专业条款；2.财务部审核价款、支付方式、发票开具等财务条款；3.法务部审核合同合法性、合规性、风险点，出具《法务审核意见》；4.市场部负责人审核商务条款的完整性；（二）审核整改：对审核中提出的问题，合同管理专员需及时修改，修改后重新提交审核，直至所有审核部门确认无异议；（三）审批流程：审核通过的合同文本提交审批，单笔金额≤5万元的由市场部负责人审批，5万元＜金额≤20万元的由公司分管领导审批，金额＞20万元的由公司总经理审批；（四）委托方确认：将审核通过的合同文本提交委托方确认，委托方提出修改意见的，需重新走内部审核流程，严禁未经审核擅自修改合同条款。第十条合同签订与备案（一）签订要求：合同需由双方法定代表人或授权委托人签字并加盖公章/合同专用章，签字盖章需清晰完整，善本古籍修复合同需额外附《古籍修复方案》《报价单》作为附件；（二）签订形式：优先采用书面合同形式，电子合同需使用具备法律效力的电子签章平台，确保电子合同的有效性；（三）份数管理：合同签订完成后，公司留存不少于2份原件，委托方留存份数按合同约定执行，涉及文物管理部门备案的需按要求提交备案；（四）合同备案：合同管理专员在合同签订后3个工作日内，将合同原件归档，同时将合同扫描件录入公司合同管理系统，填写《合同备案表》，标注合同编号、签订日期、履行期限等关键信息；（五）合同交底：合同管理专员将签订后的合同副本分发至市场部、古籍修复部、财务部等相关部门，明确各部门合同履行责任，提醒履约节点。第四章合同履行跟踪与风险管理第十一条合同履行跟踪（一）履约提醒：合同管理专员建立《合同履行台账》，跟踪合同履行进度，在预付款收取、修复进场、中期验收、尾款收取等关键节点前3个工作日提醒相关部门；（二）进度反馈：古籍修复部每周向合同管理专员反馈修复进度，进度滞后的需说明原因并提出整改措施，合同管理专员及时将进度情况反馈给委托方；（三）变更管理：合同履行过程中需变更条款的（如修复范围、周期、价款等），需签订《合同补充协议》，补充协议的审核、审批流程与原合同一致；（四）履约完成：修复业务完成并经委托方验收合格后，合同管理专员核对合同义务履行情况，确认所有款项结清、资料移交完毕后，标注合同履行完毕。第十二条风险防范与处理（一）风险识别：商务洽谈阶段识别委托方资质风险、古籍权属风险，合同签订阶段识别条款漏洞风险，履行阶段识别履约风险、文物安全风险，建立《风险识别台账》；（二）风险防控：对高风险业务（如无权属证明的善本古籍修复、委托方信用等级低的业务），需要求委托方提供担保或提高预付款比例，降低履约风险；（三）争议处理：合同履行过程中发生争议的，商务洽谈专员需在1个工作日内启动协商程序，协商无果的，按合同约定提交仲裁或诉讼，法务专员全程参与争议处理，保存相关证据；（四）违约处理：发现委托方违约（如逾期付款、擅自变更修复要求）的，及时发送《违约告知函》，要求委托方承担违约责任；公司自身违约的，及时与委托方沟通，制定补救措施，降低损失。第五章监督考核与责任追究第十三条监督考核（一）日常监督：市场部负责人每月抽查业务洽谈记录、报价审批记录、合同审核记录的规范性，核查合同履行进度与台账记录是否一致；（二）月度考核：将业务洽谈成功率（≥60%）、合同审批及时率（≥100%）、合同履约率（≥98%）、风险事件发生率（≤2%）纳入商务洽谈专员、合同管理专员月度绩效考核，未达标者扣减对应绩效；（三）年度评估：每年年底对业务洽谈与合同签订管理体系进行全面评估，分析存在的问题，优化合同模板、洽谈流程，组织相关人员开展商务谈判、合同法律知识培训。第十四条责任追究凡有下列情形之一的，视情节轻重对相关责任人进行处理：（一）未按本办法要求进行业务洽谈，导致公司损失的，给予警告处分，扣减月度绩效，赔偿直接损失；（二）擅自调整报价、承诺超出公司规定条款的，给予记过处分，并处以500-1000元罚款，情节严重的调离岗位；（三）合同文本未经审核擅自签订，或签订存在重大条款漏洞的合同，给予记过处分，扣减季度绩效，造成经济损失的承担连带责任；（四）泄露业务洽谈信息、报价体系、委托方保密信息的，给予记过处分，并处以800-1500元罚款，情节严重的解除劳动合同；（五）未按要求