泵站档案管理制度牌

PAGE泵站档案管理制度牌一、总则（一）目的为加强泵站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在泵站运行、维护、管理及技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有泵站相关档案的管理，包括但不限于泵站建设、运行、维护、检修等过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：泵站档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映泵站实际工作情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理泵站各方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及泵站机密、技术秘密等重要档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善泵站档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作。2.集中收集、整理、保管泵站各类档案，建立档案目录和数据库，实现档案的信息化管理。3.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。4.为公司/组织内部各部门提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。5.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门在泵站工作中形成档案的收集、整理和初步分类，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。3.在档案形成过程中，严格按照档案管理要求进行记录和整理，保证档案的质量。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，遵守档案管理规定。三、档案分类与编号（一）档案分类1.工程建设档案：包括泵站规划设计文件、项目立项批复、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、工程招投标文件、施工合同、工程监理文件、工程竣工验收文件等。2.设备档案：涵盖泵站各类设备的选型、采购合同、技术资料、安装调试记录、运行维护手册、设备检修记录、设备报废文件等。3.运行管理档案：包含泵站运行操作规程、运行记录、水质监测报告、能耗统计报表、安全检查记录、事故处理报告等。4.维护检修档案：涉及泵站设备维护计划、维护记录、检修方案、检修报告、更换零部件记录等。5.技术资料档案：如泵站技术总结、科研成果、技术革新资料、技术交流文件等。6.行政管理档案：包括泵站行政文件、会议纪要、工作计划与总结、人员档案、财务档案等。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案类别进行编码。编码格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如：GCJS[2023]001，表示工程建设档案类别中2023年的第1份档案。具体类别代码如下：1.工程建设档案：GCJS2.设备档案：SBDA3.运行管理档案：YXGL4.维护检修档案：WHJX5.技术资料档案：JSZL6.行政管理档案：XZGL四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料。2.档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案的完整性。对于重要文件和资料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件并注明原件保存处。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案保存要求。（二）整理要求1.档案管理部门或各部门档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应按照文件形成的时间顺序进行排列，编写页码，并填写档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、页数等信息。3.对于同一事由的档案材料，应集中整理，按照重要程度和时间顺序排列，保持材料之间的有机联系。4.整理后的档案应装订整齐，采用耐久性好的装订材料，确保档案的牢固和美观。五、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案内容完整、整理规范后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，对移交的档案进行再次审核，审核无误后办理签收手续，并将档案归入相应类别和年度的档案卷宗中。（二）保管期限1.泵站档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及泵站重大决策、重要历史资料以及对公司/组织有长远利用价值的档案，如泵站建设项目的核心文件、重要设备的原始技术资料等。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括泵站运行管理中的重要记录、设备的主要维护检修资料等。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性的行政管理文件、短期的运行记录等。2.档案保管期限的确定，由档案管理部门会同相关业务部门根据档案的重要性、历史价值和现实利用需求进行综合评估，并报公司/组织领导批准。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相关档案。查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应提前办理续借手续。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、现实利用价值、历史意义等因素，对档案进行全面评估，确定档案是否仍有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应进行销毁处理。销毁的档案应主要包括已过保管期限且无利用价值的行政管理文件、一般性的运行记录等。3.对于涉及公司/组织机密、技术秘密等重要档案，即使已过保管期限，也应按照保密规定进行妥善处理，不得随意销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清单，明确档案编号、题名、日期、责任者等信息。2.档案销毁清单经公司/组织领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。3.档案销毁后，应在档案目录和数据库中进行相应标注，确保档案信息的准确性和完整性。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的泵站档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除已销毁或不再具有保存价值的档案记录。（三）系统安全管理1.加强档