中国公证档案管理制度

PAGE中国公证档案管理制度一、总则（一）目的为加强中国公证档案管理，确保公证档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥公证档案在公证业务及社会活动中的作用，依据国家有关法律法规及公证行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中华人民共和国境内各级公证机构的公证档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：公证档案应如实反映公证业务活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与公证业务相关的各类文件、材料，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照公证业务的流程和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公证机构内部及外部相关单位和个人对档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公证档案管理制度、工作流程和操作规范，并组织实施。2.负责公证档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。3.建立和维护公证档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息共享。4.对公证档案管理工作进行监督、检查和指导，定期开展档案管理工作评估。5.组织开展公证档案管理人员的业务培训，提高其专业素质和业务能力。（二）公证人员职责1.在公证业务办理过程中，及时、准确地收集与公证事项相关的各类文件、材料，并按照档案管理要求进行整理和移交。2.对所承办公证事项的档案质量负责，确保档案内容真实、完整、规范。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的业务解释和说明。（三）机构负责人职责1.全面负责本机构公证档案管理工作，将档案管理工作纳入机构整体工作计划，保障档案管理工作所需的人员、经费和设施设备。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作中存在的问题及时研究解决。3.对涉及重大事项或重要公证业务的档案管理工作进行指导和决策。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公证申请表、受理通知单、谈话笔录、当事人提供的证明材料、公证书原本及译文（如有）等与公证事项直接相关的文件材料。2.公证机构内部审批文件、讨论记录、质量检查记录等与公证业务办理过程相关的文件材料。3.与公证事项有关的往来信函、电文、视听资料、实物证据等其他相关材料。（二）收集要求1.公证人员应在公证业务办结后[X]个工作日内，将整理好的档案材料移交档案管理部门。2.移交的档案材料应齐全、完整、真实，签字、盖章等手续完备。3.对于同一公证事项涉及多卷档案的，应按照一定顺序进行整理和编号，确保档案之间的关联性和系统性。（三）整理方法1.分类：按照公证业务类型、时间顺序等进行分类。一般可分为民事类公证档案、经济类公证档案、涉外及涉港澳台公证档案等。2.组卷：将同一公证事项的相关材料按照一定逻辑顺序组合成卷，每卷厚度适中，便于保管和查阅。3.编页号：对每卷档案内的材料逐页编写页号，页号应连续、清晰，不得遗漏或重复。4.编目：编制卷内文件目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容，目录应与卷内材料顺序一致。同时，填写备考表，记录卷内材料的缺损、补充、移出、销毁等情况。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理部门对移交的档案材料进行审核，审核合格后办理归档手续。2.按照档案分类方案，将整理好的档案归入相应的档案类别和年度。3.编制档案目录索引，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。（二）保管期限1.公证档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。2.具体保管期限根据公证事项的性质、重要程度、影响范围等因素确定（可参考附录中的保管期限分类表）。（三）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的利用与查阅（一）利用范围及方式1.公证机构内部人员因工作需要查阅公证档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.司法机关、行政机关、仲裁机构等因办理案件、处理纠纷等需要查阅公证档案的，应出具单位介绍信及相关证明文件，经档案管理部门负责人批准后，按照规定查阅。3.当事人及其代理人因自身权益需要查阅公证档案的，应提交有效身份证件和相关证明材料，经公证机构负责人批准后，在档案管理部门指定地点查阅。4.查阅档案一般应在档案管理部门进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，并按时归还。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏或撕毁。2.查阅涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.档案管理部门应做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。六、档案的统计与鉴定（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对公证档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、利用人次、利用目的等。3.统计报表应及时、准确、完整，上报上级主管部门和相关统计部门。（二）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的公证档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织公证机构内部相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保存价值、历史意义、现实利用需求等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。七、档案的销毁（一）销毁条件1.经鉴定确无保存价值的公证档案。2.超过保管期限且已办理完毕销毁手续的档案。（二）销毁程序1.编制拟销毁档案清单，清单应包括档案题名、年度、保管期限、卷号等详细信息。2.将拟销毁档案清单报公证机构负责人审核批准。3.由档案管理部门会同公证机构内部相关人员，在指定地点对拟销毁档案进行监销。监销人员应在销毁清册上签