医院统计档案管理制度

PAGE医院统计档案管理制度一、总则（一）目的医院统计档案是医院管理工作的重要组成部分，它记录了医院医疗活动的各项数据和信息，对于医院的科学决策、医疗质量控制、科研教学以及医院的可持续发展具有重要意义。为加强医院统计档案的管理，确保统计档案的真实、完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门以及与医院统计档案管理相关的所有人员。（三）管理原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和统计行业标准，确保统计档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：统计档案的数据和信息必须真实反映医院医疗活动的实际情况，保证准确性。3.完整规范原则：涵盖医院统计工作的各个方面，档案资料齐全、分类科学、整理规范。4.安全保密原则：采取有效措施确保统计档案的安全，防止信息泄露，维护医院和患者的合法权益。5.便捷利用原则：便于医院内部各部门查询、使用统计档案，为医院管理和决策提供及时有效的支持。二、统计档案的分类与编号（一）分类1.医疗业务统计档案：包括门诊、住院、手术、医技检查、治疗等方面的统计资料，反映医院医疗服务的数量、质量、效率等情况。2.医疗质量统计档案：涵盖医疗质量指标、医疗安全事件、医疗纠纷等相关数据，用于评估医院医疗质量水平。3.人力资源统计档案：涉及医院工作人员的基本信息、职称晋升、人员流动、绩效考核等统计内容。4.财务统计档案：包含医院收入、支出、成本核算、资产负债等财务数据统计资料。5.科研教学统计档案：记录医院科研项目、教学成果、学术交流等方面的统计信息。6.医院运营统计档案：如医院床位使用情况、设备利用情况、物资消耗等统计资料，反映医院运营管理状况。（二）编号1.采用统一的编号规则，以确保统计档案编号的唯一性和系统性。编号由年份、类别代码、顺序号组成。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据上述分类，分别用一位大写字母表示，如“Y”表示医疗业务统计档案，“Z”表示医疗质量统计档案等。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序，用三位数字编号，如“001”。5.例如，一份2023年的医疗业务统计档案，编号为“2023Y001”。三、统计档案的收集与整理（一）收集1.各科室、部门应指定专人负责统计数据的收集工作，并按照规定的时间和要求及时报送统计资料。2.统计数据的收集应遵循原始记录和统计台账相结合的原则，确保数据来源的可靠性。原始记录应真实、准确、完整地记录医疗活动的每一个环节，统计台账应根据原始记录进行分类汇总。3.对于电子数据，应采用安全可靠的方式进行传输和存储，并确保数据的完整性和准确性。同时，应定期备份电子数据，防止数据丢失。（二）整理1.收集到的统计资料应及时进行整理，按照分类要求进行分类、排序、编目等工作。2.整理过程中，应检查数据的准确性和完整性，对不符合要求的数据应及时核实和更正。3.统计档案应采用纸质和电子两种形式保存，纸质档案应按照档案管理的要求进行装订、编页、装盒等整理工作，电子档案应按照统一的格式和命名规则进行存储。四、统计档案的归档与保管（一）归档1.整理好的统计档案应定期进行归档，归档时间为每年的[具体时间]。2.归档时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、编号、数量、移交时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.统计档案应按照类别和年份进行分类存放，便于查找和管理。（二）保管1.医院应设立专门的统计档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保统计档案的安全保管。2.统计档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.档案管理人员应定期对统计档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.统计档案的保管期限应根据国家有关规定执行，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。对于重要的统计档案，应适当延长保管期限。五、统计档案的查阅与借阅（一）查阅1.医院内部各部门因工作需要查阅统计档案时，应填写《统计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的统计档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换统计档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将统计档案归还档案管理人员，并在《统计档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.外单位因工作需要借阅医院统计档案时，应持单位介绍信，填写《统计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经医院主管领导签字批准。2.档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的统计档案，并与借阅人员签订《统计档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。借阅人员应妥善保管统计档案，不得转借、复印、传播统计档案内容。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅期满后，借阅人员应及时将统计档案归还档案管理人员，并在《统计档案借阅登记表》上签字确认。六、统计档案的保密与安全（一）保密1.统计档案涉及医院的医疗数据、患者信息、财务状况等敏感信息，档案管理人员和查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露统计档案内容。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的统计档案，应按照国家有关法律法规的规定进行管理和保护。3.在统计档案的整理、归档、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限、签订保密协议等。（二）安全1.加强统计档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，确保库房安全。2.定期对统计档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.对于电子统计档案，应采取数据备份、数据加密、网络安全防护等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。4.档案管理人员应严格遵守档案管理的操作规程，确保统计档案的安全。如发生统计档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应及时报告医院主管领导，并采取相应的措施进行处理。七、统计档案的销毁（一）销毁条件1.统计档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的统计档案，即使保管期满，也不得擅自销毁，应按照国家有关法律法规的规定进行处理。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对保管期满的统计档案进行清查，提出销毁意见，并填写《统计档案销毁申请表》。2.《统计档案销毁申请表》应经医院主管领导审核批准，并报上级主管部门备案。3.经批准销毁的统计档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。4.销毁完毕后，监销人员应在《统计档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告医院主管领导。八、统计档案管理的监督与考核（一）监督1.医院应建立统计档案管理监督机制，定期对统计档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.医院内部审计部门应定期对统计档案管理工作进行审计，检查统计档案的真实性、完整性、准确性和安全性，确保统计档案管理工作符合法律法规和医院制度的要求。（二）考核1.将统计档案管理工作纳入医院绩效考核体系，对各科室、部门的统计档案管理工作进行考核评价。2.考核内容包括统计档案的收集、整理、