代建项目档案管理制度

PAGE代建项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强代建项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，保障代建项目顺利实施，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司承担的所有代建项目档案管理工作，包括项目前期准备、建设实施、竣工验收等全过程形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则代建项目档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映代建项目建设全过程，不得虚假或篡改。3.完整性原则全面收集代建项目各阶段形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.规范性原则档案管理工作应遵循国家和行业有关标准规范，确保档案整理、保管、利用等工作的规范化。5.时效性原则及时收集、整理和归档代建项目文件材料，保证档案信息的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司代建项目档案管理制度。2.负责代建项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理代建项目档案，接收、整理、保管和提供利用项目档案。4.组织开展代建项目档案的鉴定、销毁工作。5.对项目建设过程中各参建单位的档案管理工作进行检查和考核。（二）项目负责人职责1.负责组织、协调代建项目各参建单位做好档案管理工作，确保项目档案的形成、积累与项目建设同步进行。2.审核项目档案的整理质量，对不符合要求的档案提出整改意见。3.配合档案管理部门做好项目档案的验收工作。（三）项目各参建单位职责1.建立健全本单位的档案管理制度，明确档案管理责任人，负责本单位代建项目文件材料的收集、整理、归档工作。2.按照合同要求和档案管理部门的规定，及时向档案管理部门移交项目档案。3.接受档案管理部门的监督检查，对存在的问题及时整改。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件材料包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.设计文件材料包括初步设计、施工图设计、设计变更等。3.项目建设管理文件材料包括项目建设计划、工程招投标文件、合同协议、工程监理文件、工程质量验收文件等。4.施工文件材料包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。5.竣工图包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图。6.竣工验收文件材料包括竣工验收报告、工程质量评估报告、工程竣工结算报告、工程竣工财务决算报告等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关软件，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.按照代建项目档案分类大纲进行分类，一般分为工程前期文件、工程设计文件、工程建设管理文件、工程施工文件、竣工图、竣工验收文件等类别。2.对每一类文件进行组卷，卷内文件应按照文件形成时间顺序排列，编页号，填写卷内目录和备考表。3.编制档案案卷封面，注明项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。4.对竣工图应加盖竣工图章，并在图签栏内注明“竣工图”字样。四、档案的归档与移交（一）归档要求1.各参建单位应在项目建设过程中及时将整理好的档案移交档案管理部门归档。2.归档的档案应符合整理要求，做到分类清楚、组卷合理、编目规范。3.档案管理部门应对归档的档案进行核对，对不符合要求的档案退回原单位重新整理。（二）移交程序1.项目各参建单位在项目竣工后，应向档案管理部门提交档案移交清单，清单应注明档案的类别、数量、移交日期等内容。2.档案管理部门对移交的档案进行清点、核对，确认无误后办理交接手续，双方在档案移交清单上签字盖章。3.档案管理部门对接收的档案进行统一编号、登记，纳入公司档案管理系统。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管期限1.代建项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目竣工结算报告、工程竣工财务决算报告等。3.长期保管的档案主要包括工程设计文件、工程建设管理文件、工程施工文件、竣工图等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括项目建设过程中的一般性文件材料，保管期限为5年以下。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色严重的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗工作，确保档案安全。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅代建项目档案。2.项目建设单位、相关部门及其他单位因工作需要查阅代建项目档案。（二）利用程序1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.项目建设单位、相关部门及其他单位查阅档案，应出具单位介绍信，填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。4.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。（三）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业人员组成，负责代建项目档案的鉴定工作。（二）鉴定依据1.国家有关档案保管期限的规定。2.代建项目档案的实际价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定小组对档案鉴定审批表进行审核，提出审核意见。3.档案管理部门根据档案鉴定小组的审核意见，对确无保存价值的档案进行销毁。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案的类别、题名、保管期限、销毁日期等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人和公司分管领导